[27.10.2020] Die baden-württembergische Stadt Renningen nutzt die Zeiterfassungs- und Zutrittslösungen von AIDA ORGA. Mit der Einführung sind Prozesse schlanker geworden und Abläufe einfacher.

Renningen liegt im nördlichen Teil des baden-württembergischen Landkreises Böblingen. Die Verwaltung der 18.500 Einwohner zählenden Stadt beschäftigt rund 470 Mitarbeiter. Da das von der Kommune eingesetzte Zeiterfassungssystem in die Jahre gekommen war, galt es eine neue Lösung zu finden. Bislang war es beispielsweise nicht möglich, mittels VPN die elf Kindergärten und das Freibad anzubinden, um dort erfasste sensible Daten gemäß der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) im Rathaus speichern zu können. Auch sollten die von der Stadt beauftragten Integrationsmanager und der Gemeindevollzugsdienst mittels mobiler Erfassung buchen können. Zudem wurden bis dato die Arbeitszeiten der Reinigungskräfte über Handaufschriebe erfasst, wodurch hier ein Mehraufwand bei der Auswertung entstand.

Zertifiziertes Sicherheitsniveau

In einem ersten Schritt führte das Unternehmen EDV-Partner die Anbindung an das Rechennetz durch: Aktuell sind sechs Firewalls bei der Stadt Renningen installiert. Davon kommt eine im Rathaus zum Einsatz, welche die VPN-Verbindungen der Kindergärten entgegennimmt. Die anderen fünf Firewalls bauen von den Kindergärten aus die Verbindung auf. Damit wurde eine Lösung geschaffen, die ein zertifiziertes Sicherheitsniveau gewährleistet. Da bereits alle Außenstellen mit Internet versorgt waren, sind an dieser Stelle keine weiteren monatlichen Kosten entstanden. Nach Abschluss der Installation ist Renningen nun in der Lage, die Kindergärten sowohl mit der Zeiterfassung auszustatten, als auch die Daten der Kinder DSGVO-konform im Rathaus zu speichern. Auf Anfrage empfahl EDV-Partner das Unternehmen AIDA ORGA als einen geeigneten Anbieter von Zeitwirtschaftslösungen.

Buchungen im Vorbeigehen

Seit der Einführung der AIDA-ORGA-Lösungen im Rathaus Renningen und den Kindergärten buchen die Mitarbeitenden an stationären Terminals, welche an strategisch geeigneten Punkten montiert sind. Die unterschiedlichen Buchungen wie Kommen, Gehen oder Pausen erfolgen berührungslos im Vorbeigehen. Der Ausweis wird einfach an den Terminal-Leser gehalten. Über die AIDA App buchen Mitarbeiter, die viel unterwegs sind, auf ihrem Android oder IOS Smartphone. Die Informationen werden direkt über Mobilfunk oder per WLAN an den Server und die AIDA-Software gesendet. Das spart nachträgliche Buchungsanträge.
AIDA Orga bietet verschiedene Module und Tools an. Das AIDA-Informationstableau bietet jederzeit den Überblick über den Status der Mitarbeiter. Zum Beispiel zeigt es an, ob eine Person an- oder abwesend und wann sie wieder im Haus ist. Es ist somit auch geeignet für die Telefonzentrale und den Empfang zur schnellen Auskunftsfähigkeit.

Web-Portal sorgt für Übersicht

Im AIDA-Modul Virtuelles Personalbüro können die Mitarbeiter papierlos ihre Anträge für Urlaub oder Dienstreisen von ihrem PC aus oder per App über das Smartphone beantragen. Diese landen sofort beim Vorgesetzten und können direkt bearbeitet werden. Alle Daten sind immer aktuell und die genehmigten Anträge werden automatisch in AIDA übernommen und verarbeitet. Sowohl der Antragsteller als auch der Vorgesetzte erhalten über den Status entsprechende Benachrichtigungen per E-Mail.
Anomalien können einfach identifiziert und korrigiert werden. Die Urlaubs- und Fehlzeitenplanung und deren Verrechnung erfolgt komplett automatisch. Das Virtuelle Personalbüro sorgt über das Web-Portal mit der Mitarbeiterselbst- und Abteilungsleitungsauskunft für gute Übersicht.
Darüber hinaus erleichtert AIDA Workflow, das papierlose Antrags- und Genehmigungswesen, die Arbeit in der Personalverwaltung. Der Gemeindevollzugsdienst und die Integrationsbeauftragten buchen ihre Arbeitszeiten mobil vor Ort über handliche Mini-Datensammler AIDA mT240.

Elektronisches Schließsystem

Die Stadt Renningen nutzt aber nicht nur die Zeiterfassungslösung, sondern auch die elektronische Zutrittslösung SALTO, welche AIDA ORGA anbietet. Sämtliche Server-Räume im Renninger Rathaus wurden auf das elektronische Schließsystem umgerüstet.
Die Freiwillige Feuerwehr regelt bereits seit Längerem ihre Zugänge über SALTO. Hierbei kommen Schließzylinder und ein RFID-Leser zum Einsatz. Damit sind mit geringem Verkabelungsaufwand und ohne mechanische Schlüssel hochflexible Lösungen möglich. Durch das virtuelle Netzwerk der Zutrittskomponenten von SALTO ist es möglich, auch nach Ausgabe der Transponder ohne großen Aufwand die Berechtigungen zu ändern, oder diese komplett für den Zutritt zu sperren. Die Vorteile überzeugten. Alle zukünftigen städtischen Bauvorhaben sollen mit elektronischen Schließsystemen ausgerüstet werden.

Weitere Anbindungen geplant

„Einige Kollegen kannten AIDA bereits aus früheren Tätigkeiten und sprachen ihre Empfehlung aus“, berichtet Thomas Ellinger, Fachbereich 4, Finanzen und zentrale Dienste, Abteilung Organisation/zentrale Dienste, IT-Leitung bei der Stadt Renningen. „Die Entscheidung für AIDA war die richtige – unsere Anforderungen wurden mehr als erfüllt. Zu jeder Phase der Systemeinführung standen uns qualifizierte Mitarbeiter zur Seite. Sehr gut gefallen hat mir auch die feste Projektierungszeit und die damit verbundene gute Planbarkeit. Dank AIDA können wir unsere interne Verwaltungsarbeit sehr gut digitalisieren; Prozesse verschlanken und Abläufe vereinfachen. AIDA ist schlichtweg die Basis mit Potenzial für spätere Prozesse. Mit der Einführung war der langfristige Einsatz bereits im Fokus. So planen wir, die Rankbachhalle mit einem Terminal T40 auszustatten. Später soll auch die Anbindung der Spielplatzkontrolle innerhalb der Bauhoflösung mit AIDA realisiert werden.“

Sonia Welter ist bei der AIDA ORGA GmbH verantwortlich für Vertrieb und Marketing.

https://www.renningen.de
https://www.aida-orga.de/de
Dieser Beitrag ist in der Ausgabe Oktober 2020 von Kommune21 erschienen. Hier können Sie ein Exemplar bestellen oder die Zeitschrift abonnieren. (Deep Link)

Stichwörter: Fachverfahren, Aida Orga, Zeiterfassung, Zutrittskontrolle, Renningen

Bildquelle: AIDA ORGA