[11.11.2020] Der Rhein-Lahn-Kreis hat sich für die Einführung eines Sitzungsmanagement-Systems entschieden. Wichtig war der Kreisverwaltung, dass die Ratsinfo-App auch unter Berücksichtigung datenschutzrechtlicher Vorgaben auf privaten Endgeräten genutzt werden kann.

Die Kreisverwaltung des rheinland-pfälzischen Rhein-Lahn-Kreises wurde nach der Kommunalwahl 2019 vom Ältestenrat beauftragt, für die Gremien ein Ratsinformationssystem (RIS) zu beschaffen. Da die Mandatsträger häufig in Gremien unterschiedlicher Körperschaften tätig sind, sollte darauf geachtet werden, dass die Ratsinfo-App auch unter Berücksichtigung datenschutzrechtlicher Vorgaben auf einem privaten Endgerät genutzt werden kann und kein zusätzliches Gerät erforderlich ist. Als Zielvorgabe wurde Ende 2020 festgelegt.

Arbeitsgruppe gebildet

Innerhalb der Verwaltung wurde eine Arbeitsgruppe bestehend aus Sitzungsdienst, Büroleitung, EDV und Organisation gebildet. Im ersten Schritt wurde der Markt sondiert. Das Sitzungsmanagement-System sollte die Bereiche Sitzungsverwaltung, Gremien-, Rats- und Bürgerinformation abdecken. Nach einer ersten Sichtung und Bewertung der Produktinformationen wurden Hersteller eingeladen, ihre Lösung der Arbeitsgruppe vor Ort zu präsentieren. Zudem wurden sie gebeten, ein unverbindliches Angebot zu unterbreiten, um einen Orientierungspunkt für das spätere Vergabeverfahren zu haben. Im Nachgang der Präsentation besuchte die Arbeitsgruppe jeweils einen Referenzkunden in der Umgebung, um sich die Verfahren im Echtbetrieb anzuschauen.

Intuitive Bedienbarkeit gewünscht

Aus den Erkenntnissen der Produktsichtung wurde ein Leistungsverzeichnis/Pflichtenheft entwickelt. Da man sich aufgrund des zu erwartenden Auftragsvolumens nach rheinland-pfälzischem Recht im Bereich einer freihändigen Vergabe befand, wurden die Anbieter aufgefordert, auf Basis des Pflichtenhefts ein Angebot abzugeben. Neben einer reinen Preisabfrage waren für die Zuschlagserteilung auch Faktoren wie die intuitive Bedienbarkeit, Software-Lösung aus einer Hand, Verfügbarkeit von Apps für alle gängigen Tablet-Betriebssysteme und weitere Kriterien maßgeblich, die in einem Fragenkatalog aufgelistet worden waren. Ende November 2019 lagen die Angebote vor. Im Januar 2020 erhielt die Firma more! software den Zuschlag für das Produkt more! rubin. Gleichzeitig erfolgte die Beteiligung des Personalrats. Nachdem die Lösung Mitte Februar dem Kreisausschuss in einer öffentlichen Sitzung vorgestellt worden war, startete die Installation des Systems. More! rubin wird innerhalb der Verwaltung auf einem Linux-Server betrieben. Eine Client-Installation für die Benutzer ist nicht notwendig.

Filigran einstellbar

Neben der Desktop-Anwendung für den Sitzungsdienst bietet more! auch ein Verwaltungsinformationssystem. Über diese Webbrowser-Anwendung haben alle Mitarbeiter die Möglichkeit der Recherche und können auf alle relevanten Sitzungsinformationen zugreifen.
Für Bürger und Politiker werden die Inhalte im browserbasierten Bürgerinformationssystem beziehungsweise RIS bereitgestellt. Die Veröffentlichung der Informationen erfolgt ganz einfach über die integrierte Sitzungsdienst Upload-Funktion auf den Webserver von more!. Da sehr filigran einstellbar ist, welche persönlichen Informationen im Verwaltungs-, Bürger- beziehungsweise Ratsinformationssystem erscheinen sollen, wurde ein Fragebogen für die Gremienmitglieder entwickelt, um sich die datenschutzrechtliche Zustimmung für die Veröffentlichung von Daten einzuholen.

Schulungen für Räte und Verwaltung

An drei Schulungsterminen im Mai dieses Jahres wurde der Arbeitsgruppe die Handhabung der Stammdatenverwaltung, Vorlagenerstellung, Sitzungsplanung und Niederschrifterstellung vermittelt. Viele Stammdaten konnten von einer bis dato genutzten Gremiendatenbank übernommen werden. Darüber hinaus wurden die bisherigen Sitzungsvorlagen des Rhein-Lahn-Kreises von more! software für die Verwendung im neuen System angepasst.
Die weiteren internen Schulungen erfolgten durch Mitglieder der Arbeitsgruppe, die in mehreren Workshops die Erstellung von Sitzungsvorlagen erläuterten. Eine von der Sachbearbeitung erstellte Vorlage wird nach Freigabe durch die jeweilige Abteilungsleitung dem Sitzungsdienst zugeleitet. Nach Freigabe durch den Landrat wird die Vorlage vom Sitzungsdienst in die entsprechende Tagesordnung eingefügt. Parallel zu den Mitarbeiterschulungen erhielten die Gremienmitglieder Anleitungen für die Installation der App. Im Juli folgte eine Schulung zur Sitzungsgeldauszahlung für den Sitzungsdienst.

Ratssaal mit WLAN ausgestattet

Die Einladung zur Kreisausschusssitzung Anfang September wurde dann schon weitgehend digital verschickt. Nur ein Teil wurde noch im herkömmlichen Postversand abgewickelt. Bereits die danach folgende Kreistagssitzung Ende September konnte vollständig digital durchgeführt werden. Dazu wurde der Ratssaal im Vorfeld mit WLAN ausgestattet. Da die Sitzungsunterlagen allerdings in der Regel schon vorher von den Mandatsträgern in der Ratsinfo-App DiPolis gesichtet werden und somit auch für den Offline-Zugriff gespeichert sind, greifen die Endgeräte auf die bereits heruntergeladenen Dokumente zurück, sodass der WLAN-Traffic im überschaubaren Rahmen bleibt. Die bisherige Resonanz der Kreistagsmitglieder ist positiv.

Thorsten Butzke ist Büroleiter des Landrats in der Kreisverwaltung des Rhein-Lahn-Kreises.

https://www.rhein-lahn-kreis.de
https://www.more-rubin.de
Dieser Beitrag ist in der Ausgabe November 2020 von Kommune21 erschienen. Hier können Sie ein Exemplar bestellen oder die Zeitschrift abonnieren. (Deep Link)

Stichwörter: Sitzungsmanagement, RIS, more! software, Rhein-Lahn-Kreis, DiPolis-App

Bildquelle: Rhein-Lahn-Kreis