Ratsinformationssysteme:
App erleichtert Gremienarbeit


[11.11.2020] Der Rhein-Lahn-Kreis hat sich für die Einführung eines Sitzungsmanagement-Systems entschieden. Wichtig war der Kreisverwaltung, dass die Ratsinfo-App auch unter Berücksichtigung datenschutzrechtlicher Vorgaben auf privaten Endgeräten genutzt werden kann.

Der Rhein-Lahn-Kreis arbeitet mit der DiPolis-App. Die Kreisverwaltung des rheinland-pfälzischen Rhein-Lahn-Kreises wurde nach der Kommunalwahl 2019 vom Ältestenrat beauftragt, für die Gremien ein Ratsinformationssystem (RIS) zu beschaffen. Da die Mandatsträger häufig in Gremien unterschiedlicher Körperschaften tätig sind, sollte darauf geachtet werden, dass die Ratsinfo-App auch unter Berücksichtigung datenschutzrechtlicher Vorgaben auf einem privaten Endgerät genutzt werden kann und kein zusätzliches Gerät erforderlich ist. Als Zielvorgabe wurde Ende 2020 festgelegt.

Arbeitsgruppe gebildet

Innerhalb der Verwaltung wurde eine Arbeitsgruppe bestehend aus Sitzungsdienst, Büroleitung, EDV und Organisation gebildet. Im ersten Schritt wurde der Markt sondiert. Das Sitzungsmanagement-System sollte die Bereiche Sitzungsverwaltung, Gremien-, Rats- und Bürgerinformation abdecken. Nach einer ersten Sichtung und Bewertung der Produktinformationen wurden Hersteller eingeladen, ihre Lösung der Arbeitsgruppe vor Ort zu präsentieren. Zudem wurden sie gebeten, ein unverbindliches Angebot zu unterbreiten, um einen Orientierungspunkt für das spätere Vergabeverfahren zu haben. Im Nachgang der Präsentation besuchte die Arbeitsgruppe jeweils einen Referenzkunden in der Umgebung, um sich die Verfahren im Echtbetrieb anzuschauen.

Intuitive Bedienbarkeit gewünscht

Aus den Erkenntnissen der Produktsichtung wurde ein Leistungsverzeichnis/Pflichtenheft entwickelt. Da man sich aufgrund des zu erwartenden Auftragsvolumens nach rheinland-pfälzischem Recht im Bereich einer freihändigen Vergabe befand, wurden die Anbieter aufgefordert, auf Basis des Pflichtenhefts ein Angebot abzugeben. Neben einer reinen Preisabfrage waren für die Zuschlagserteilung auch Faktoren wie die intuitive Bedienbarkeit, Software-Lösung aus einer Hand, Verfügbarkeit von Apps für alle gängigen Tablet-Betriebssysteme und weitere Kriterien maßgeblich, die in einem Fragenkatalog aufgelistet worden waren. Ende November 2019 lagen die Angebote vor. Im Januar 2020 erhielt die Firma more! software den Zuschlag für das Produkt more! rubin. Gleichzeitig erfolgte die Beteiligung des Personalrats. Nachdem die Lösung Mitte Februar dem Kreisausschuss in einer öffentlichen Sitzung vorgestellt worden war, startete die Installation des Systems. More! rubin wird innerhalb der Verwaltung auf einem Linux-Server betrieben. Eine Client-Installation für die Benutzer ist nicht notwendig.

Filigran einstellbar

Neben der Desktop-Anwendung für den Sitzungsdienst bietet more! auch ein Verwaltungsinformationssystem. Über diese Webbrowser-Anwendung haben alle Mitarbeiter die Möglichkeit der Recherche und können auf alle relevanten Sitzungsinformationen zugreifen.
Für Bürger und Politiker werden die Inhalte im browserbasierten Bürgerinformationssystem beziehungsweise RIS bereitgestellt. Die Veröffentlichung der Informationen erfolgt ganz einfach über die integrierte Sitzungsdienst Upload-Funktion auf den Webserver von more!. Da sehr filigran einstellbar ist, welche persönlichen Informationen im Verwaltungs-, Bürger- beziehungsweise Ratsinformationssystem erscheinen sollen, wurde ein Fragebogen für die Gremienmitglieder entwickelt, um sich die datenschutzrechtliche Zustimmung für die Veröffentlichung von Daten einzuholen.

Schulungen für Räte und Verwaltung

An drei Schulungsterminen im Mai dieses Jahres wurde der Arbeitsgruppe die Handhabung der Stammdatenverwaltung, Vorlagenerstellung, Sitzungsplanung und Niederschrifterstellung vermittelt. Viele Stammdaten konnten von einer bis dato genutzten Gremiendatenbank übernommen werden. Darüber hinaus wurden die bisherigen Sitzungsvorlagen des Rhein-Lahn-Kreises von more! software für die Verwendung im neuen System angepasst.
Die weiteren internen Schulungen erfolgten durch Mitglieder der Arbeitsgruppe, die in mehreren Workshops die Erstellung von Sitzungsvorlagen erläuterten. Eine von der Sachbearbeitung erstellte Vorlage wird nach Freigabe durch die jeweilige Abteilungsleitung dem Sitzungsdienst zugeleitet. Nach Freigabe durch den Landrat wird die Vorlage vom Sitzungsdienst in die entsprechende Tagesordnung eingefügt. Parallel zu den Mitarbeiterschulungen erhielten die Gremienmitglieder Anleitungen für die Installation der App. Im Juli folgte eine Schulung zur Sitzungsgeldauszahlung für den Sitzungsdienst.

Ratssaal mit WLAN ausgestattet

Die Einladung zur Kreisausschusssitzung Anfang September wurde dann schon weitgehend digital verschickt. Nur ein Teil wurde noch im herkömmlichen Postversand abgewickelt. Bereits die danach folgende Kreistagssitzung Ende September konnte vollständig digital durchgeführt werden. Dazu wurde der Ratssaal im Vorfeld mit WLAN ausgestattet. Da die Sitzungsunterlagen allerdings in der Regel schon vorher von den Mandatsträgern in der Ratsinfo-App DiPolis gesichtet werden und somit auch für den Offline-Zugriff gespeichert sind, greifen die Endgeräte auf die bereits heruntergeladenen Dokumente zurück, sodass der WLAN-Traffic im überschaubaren Rahmen bleibt. Die bisherige Resonanz der Kreistagsmitglieder ist positiv.

Thorsten Butzke ist Büroleiter des Landrats in der Kreisverwaltung des Rhein-Lahn-Kreises.

https://www.rhein-lahn-kreis.de
https://www.more-rubin.de
Dieser Beitrag ist in der Ausgabe November 2020 von Kommune21 erschienen. Hier können Sie ein Exemplar bestellen oder die Zeitschrift abonnieren. (Deep Link)

Stichwörter: Sitzungsmanagement, RIS, more! software, Rhein-Lahn-Kreis, DiPolis-App

Bildquelle: Rhein-Lahn-Kreis

Druckversion    PDF     Link mailen




 Anzeige

Weitere Meldungen und Beiträge aus dem Bereich RIS | Sitzungsmanagement
Ratsinformationssysteme: Der Kopierer hat Pause Bericht
[25.11.2020] Das Amt Penzliner Land startet mit der Lösung SD.NET in eine papierlose Zukunft. Der Sitzungsdienst bringt neben Einsparungen auch Flexibilität. mehr...
Penzlin setzt auf digitales Sitzungsmanagement.
Amt Südtondern: Digital gewappnet Bericht
[23.11.2020] Das Amt Südtondern setzt mit seinen 30 Gemeinden, sieben Zweckverbänden und rund 170 Gremien auf digitale Ratsarbeit. Die Stadt Niebüll, der Verwaltungssitz des Amtes, war eine der ersten, die Papier aus den Sitzungsmappen verbannte. mehr...
Amt Südtondern sieht Digitalisierung als echte Chance.
Fresach: Zeitgemäßes Sitzungsmanagement
[20.11.2020] In Fresach sorgen Sitzungsmanagement und Gremieninformationssystem von Anbieter Somacos für Erleichterungen. Dank einer Lösung von PSC Public Software & Consulting lassen sich zudem alle Prozesse des Sitzungsmanagements über ein System abwickeln. mehr...
Ratsinformationssysteme: Sitzungsdienst interkommunal Bericht
[17.11.2020] Elf Verwaltungen arbeiten aktuell mit der Kreisstadt Neunkirchen interkommunal im Bereich Sitzungsdienst zusammen. Möglich macht dies die Rechenzentrumslösung des Unternehmens Somacos. mehr...
Neunkirchener Rat arbeitet mit Mandatos-App.
Ratsinformationssysteme: Wandelbare Lösung Bericht
[29.7.2020] Die Verbandsgemeinde Kaisersesch in Rheinland-Pfalz nutzt seit Mitte der 1990er-Jahre die Lösung more! rubin. Mittlerweile ist auch die DiPolis-App fester Bestandteil der digitalen Gremienarbeit. mehr...
Kaisersesch: Räte bekommen Einladungen per Mail.
Suchen...

 Anzeige



Aktuelle Information des Verlags


In Zeiten der Corona-Pandemie werden wir aktuelle Ausgaben von Kommune21 allen Interessierten bis auf weiteres kostenfrei digital zur Verfügung stellen. Weisen Sie bitte auch Ihre Kolleginnen und Kollegen im Homeoffice auf diese Möglichkeit hin.

Wir haben an dieser Stelle eine Bitte an Sie:
Die gegenwärtige Situation macht einmal mehr deutlich, wie wichtig das Thema Digitalisierung auch in Ihrer Verwaltung, Behörde oder Schule ist. Kommune21 berichtet seit 20 Jahren über alle wichtigen Themen der IT-gestützten Verwaltungsmodernisierung und hilft, die Digitalisierung im Public Sector transparent und besser zu gestalten. Bitte prüfen Sie über Ihre Buchhaltung, ob Sie bereits ein reguläres Abonnement von Kommune21 haben. Wenn nicht, dann freuen wir uns, wenn Sie gerade in diesen Zeiten ein Abonnement in Betracht ziehen. Danke!

Kommune21, Ausgabe 11/2020
Kommune21, Ausgabe 10/2020
Kommune21, Ausgabe 9/2020
Kommune21, Ausgabe 8/2020

Aktuelle Meldungen