Output Management:
Briefe aus dem Homeoffice


[9.2.2021] Behördenpost verschicken, ohne sie selbst drucken, frankieren und versenden zu müssen: Das ermöglicht das Angebot Print as a Service der ITEBO-Unternehmensgruppe.

Mit Print as a Service wird der Briefversand digital. Eigentlich säßen Tausende von Verwaltungsmitarbeitern gerade an ihren Büroschreibtischen – wäre da nicht die Corona-Pandemie. Nun müssen sich die meisten im Homeoffice zurechtfinden. Dabei wirft beispielsweise der Briefversand Fragen auf. Denn was im Büro leicht erledigt ist, wird nun aufwendig: Die Briefe ausdrucken, frankieren und bei der Post aufgeben. Deshalb bietet die ITEBO-Unternehmensgruppe eine Alternative: Print as a Service (Print aaS), also das Drucken als Dienstleistung. Angestellte können Anschreiben, Anhänge und Beilagen dazu mit einem Mausklick an ITEBO übermitteln. Dort kümmern sich Mitarbeiter um die Weiterverarbeitung und Produktion bis hin zur Einlieferung beim gewünschten Verteildienstleister.
Die Behördenmitarbeiter können wie gewohnt mit ihrem Text­verarbeitungsprogramm oder Fachverfahren arbeiten. Ist das Dokument erstellt, wählen sie im Druckermenü einfach den Drucker Print as a Service aus. Jetzt wird ihnen angezeigt, ob das Dokument automatisiert zu verarbeiten ist und sie können noch Anlagen als PDF-Dokumente aus der E-Akte des Kunden anfügen. Abschließend übertragen sie das Dokument mit einem Klick ins Produktionsverzeichnis. Zu einem definierten Zeitpunkt werden die gesammelten Dokumente über eine verschlüsselte Verbindung ins Druckzentrum von ITEBO übertragen. Über den Auftragsstatus informiert eine Web-Oberfläche. Darüber können die Nutzer auch noch bis zum vereinbarten Abholtermin Dokumente verändern oder stornieren.

Frei von Medienbrüchen

Es sind Tools wie Print aaS, die darüber entscheiden, wie effektiv das Homeoffice funktioniert. Das bestätigt der IT-Branchenverband Bitkom. Produktives und standortunabhängiges Arbeiten sei nur denkbar, wenn Büro- und Verwaltungsprozesse frei von Medienbrüchen laufen. „Corona ist auch eine Aufforderung, die Wirtschaft, die Verwaltung und das Gesundheitswesen noch entschiedener zu digitalisieren“, unterstreicht Bitkom-Präsident Achim Berg. Print aaS ermöglicht genau das: Ein Arbeiten im Homeoffice ohne Medienbruch. „Zu den Anwendern unseres zentralen Druck-Managements zählen mittlerweile Mitarbeiter aus Jobcentern, Sozialämtern und dem Bürgerservice“, berichtet Gerald Leitke, Mitarbeiter im Geschäftsbereich Vertrieb von ITEBO. „Sie gehen damit einen wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung.“ Zeitersparnis ist dabei nur ein Vorteil von Print aaS. „Verwaltungen reduzieren mit einem zentralen Druck-Management Kosten für Drucker-Hardware und IT-Support“, so Leitke. „Zudem profitieren sie von Portorabatten und der Möglichkeit, Sendungen bei Adressgleichheit automatisch bündeln zu lassen. Auch das spart Geld.“
Für maximale Transparenz lassen sich am Monatsende Reports auf Abteilungs- und Fachbereichsebene erstellen und Kosten einzelnen Bereichen zuordnen. Auch die Datensicherheit ist gewährleistet: Die Datenübertragung ist verschlüsselt, das Datenzentrum der ITEBO-Unternehmensgruppe befindet sich in einem zutrittsgesicherten Bereich und Mitarbeiter sind dem Datenschutz verpflichtet.

Jeanett Conquest arbeitet im Bereich Marketing/Unternehmenskommunikation bei der ITEBO-Unternehmensgruppe.

https://www.itebo.de
Dieser Beitrag ist in der Ausgabe Februar 2021 von Kommune21 erschienen. Hier können Sie ein Exemplar bestellen oder die Zeitschrift abonnieren. (Deep Link)

Stichwörter: Dokumenten-Management, ITEBO, Print as a Service, Homeoffice

Bildquelle: 123rf.com/Gennady Kireev

Druckversion    PDF     Link mailen


Weitere Meldungen und Beiträge aus dem Bereich Dokumenten-Management
Marburg: Handlungsfähig im Homeoffice Bericht
[20.1.2022] Die E-Akte von Anbieter d.velop hilft der Universitätsstadt Marburg in der Corona-Zeit. Aber auch über die Pandemie hinaus soll die elektronische Vorgangsbearbeitung sicherstellen, dass Beschäftigte in den Fachdiensten medienbruchfrei digital arbeiten können. mehr...
Marburg: Dank E-Akte ein guter Standort auch für Telearbeit.
Kaarst: Vorlagen-Management eingeführt
[14.1.2022] Die nordrhein-westfälische Stadt Kaarst hat bereits im Jahr 2018 ihr eigenes Enterprise-Conten-Management (ECM)-System durch eine entsprechende Lösung von d.velop documents ersetzt. Das darin integrierte Vorlagen-Management hat die Arbeit der Sachbearbeitenden deutlich vereinfacht. mehr...
Dokumenten-Management: Ganz Berlin stellt um Bericht
[13.1.2022] Akten sind ein wichtiger Teil der DNA einer Verwaltung. In Berlin wurde nun mit der Einführung einer digitalen Akte gestartet, die am Ende von allen Behörden landesweit genutzt werden soll. Ein Mammutprojekt, das eine umfassende Vorbereitung erforderte. mehr...
Berliner Behörden arbeiten künftig mit digitalen Akten.
Niedersachsen: Schiffsregister werden digital
[12.1.2022] Das Land Niedersachsen ist dem 2020 gegründeten Entwicklungs- und Pflegeverbund Schiffsregister beigetreten. Die in diesem Zuge entwickelte Fachanwendung soll die Digitalisierung der Schiffsregistergerichte vorantreiben und zudem im Luftfahrpfandrechtregister zum Einsatz kommen. mehr...
Fulda: Förderung zur Einführung der E-Akte
[12.1.2022] Das Land Hessen hat der Stadt Fulda jetzt eine Förderung von 65.075 Euro zugesprochen. Die Gelder stammen aus dem landeseigenen Programm Starke Heimat Hessen und unterstützen die Einführung der E-Akte. mehr...
Suchen...

Aktuelle Information des Verlags


In Zeiten der Corona-Pandemie werden wir aktuelle Ausgaben von Kommune21 allen Interessierten bis auf weiteres kostenfrei digital zur Verfügung stellen. Weisen Sie bitte auch Ihre Kolleginnen und Kollegen im Homeoffice auf diese Möglichkeit hin.

Wir haben an dieser Stelle eine Bitte an Sie:
Die gegenwärtige Situation macht einmal mehr deutlich, wie wichtig das Thema Digitalisierung auch in Ihrer Verwaltung, Behörde oder Schule ist. Kommune21 berichtet seit 20 Jahren über alle wichtigen Themen der IT-gestützten Verwaltungsmodernisierung und hilft, die Digitalisierung im Public Sector transparent und besser zu gestalten. Bitte prüfen Sie über Ihre Buchhaltung, ob Sie bereits ein reguläres Abonnement von Kommune21 haben. Wenn nicht, dann freuen wir uns, wenn Sie gerade in diesen Zeiten ein Abonnement in Betracht ziehen. Danke!

Kommune21, Ausgabe 1/2022
Kommune21, Ausgabe 12/2021
Kommune21, Ausgabe 11/2021
Kommune21, Ausgabe 10/2021

ITEBO GmbH
49074 Osnabrück
ITEBO GmbH
Aktuelle Meldungen