Output Management:
Briefe aus dem Homeoffice


[9.2.2021] Behördenpost verschicken, ohne sie selbst drucken, frankieren und versenden zu müssen: Das ermöglicht das Angebot Print as a Service der ITEBO-Unternehmensgruppe.

Mit Print as a Service wird der Briefversand digital. Eigentlich säßen Tausende von Verwaltungsmitarbeitern gerade an ihren Büroschreibtischen – wäre da nicht die Corona-Pandemie. Nun müssen sich die meisten im Homeoffice zurechtfinden. Dabei wirft beispielsweise der Briefversand Fragen auf. Denn was im Büro leicht erledigt ist, wird nun aufwendig: Die Briefe ausdrucken, frankieren und bei der Post aufgeben. Deshalb bietet die ITEBO-Unternehmensgruppe eine Alternative: Print as a Service (Print aaS), also das Drucken als Dienstleistung. Angestellte können Anschreiben, Anhänge und Beilagen dazu mit einem Mausklick an ITEBO übermitteln. Dort kümmern sich Mitarbeiter um die Weiterverarbeitung und Produktion bis hin zur Einlieferung beim gewünschten Verteildienstleister.
Die Behördenmitarbeiter können wie gewohnt mit ihrem Text­verarbeitungsprogramm oder Fachverfahren arbeiten. Ist das Dokument erstellt, wählen sie im Druckermenü einfach den Drucker Print as a Service aus. Jetzt wird ihnen angezeigt, ob das Dokument automatisiert zu verarbeiten ist und sie können noch Anlagen als PDF-Dokumente aus der E-Akte des Kunden anfügen. Abschließend übertragen sie das Dokument mit einem Klick ins Produktionsverzeichnis. Zu einem definierten Zeitpunkt werden die gesammelten Dokumente über eine verschlüsselte Verbindung ins Druckzentrum von ITEBO übertragen. Über den Auftragsstatus informiert eine Web-Oberfläche. Darüber können die Nutzer auch noch bis zum vereinbarten Abholtermin Dokumente verändern oder stornieren.

Frei von Medienbrüchen

Es sind Tools wie Print aaS, die darüber entscheiden, wie effektiv das Homeoffice funktioniert. Das bestätigt der IT-Branchenverband Bitkom. Produktives und standortunabhängiges Arbeiten sei nur denkbar, wenn Büro- und Verwaltungsprozesse frei von Medienbrüchen laufen. „Corona ist auch eine Aufforderung, die Wirtschaft, die Verwaltung und das Gesundheitswesen noch entschiedener zu digitalisieren“, unterstreicht Bitkom-Präsident Achim Berg. Print aaS ermöglicht genau das: Ein Arbeiten im Homeoffice ohne Medienbruch. „Zu den Anwendern unseres zentralen Druck-Managements zählen mittlerweile Mitarbeiter aus Jobcentern, Sozialämtern und dem Bürgerservice“, berichtet Gerald Leitke, Mitarbeiter im Geschäftsbereich Vertrieb von ITEBO. „Sie gehen damit einen wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung.“ Zeitersparnis ist dabei nur ein Vorteil von Print aaS. „Verwaltungen reduzieren mit einem zentralen Druck-Management Kosten für Drucker-Hardware und IT-Support“, so Leitke. „Zudem profitieren sie von Portorabatten und der Möglichkeit, Sendungen bei Adressgleichheit automatisch bündeln zu lassen. Auch das spart Geld.“
Für maximale Transparenz lassen sich am Monatsende Reports auf Abteilungs- und Fachbereichsebene erstellen und Kosten einzelnen Bereichen zuordnen. Auch die Datensicherheit ist gewährleistet: Die Datenübertragung ist verschlüsselt, das Datenzentrum der ITEBO-Unternehmensgruppe befindet sich in einem zutrittsgesicherten Bereich und Mitarbeiter sind dem Datenschutz verpflichtet.

Jeanett Conquest arbeitet im Bereich Marketing/Unternehmenskommunikation bei der ITEBO-Unternehmensgruppe.

https://www.itebo.de
Dieser Beitrag ist in der Ausgabe Februar 2021 von Kommune21 erschienen. Hier können Sie ein Exemplar bestellen oder die Zeitschrift abonnieren. (Deep Link)

Stichwörter: Dokumenten-Management, ITEBO, Print as a Service, Homeoffice

Bildquelle: 123rf.com/Gennady Kireev

Druckversion    PDF     Link mailen


Weitere Meldungen und Beiträge aus dem Bereich Dokumenten-Management
Dokumenten-Management: Investition in die Zukunft Interview
[26.2.2024] Im Interview erläutert Tobias Bisgwa, Bereichsleiter Professional Services bei Optimal ­Systems Hannover, warum die Digitalisierung ein Muss ist und welche Vorteile die Inte­gration von Künstlicher Intelligenz in die Dokumenten-Management-Lösung enaio bietet. mehr...
Tobias Bisgwa, Bereichsleiter Professional Services bei Optimal ­Systems Hannover
S-Management Services: Formulare KI-gestützt ausfüllen
[15.1.2024] Das auf Formular-Management spezialisierte Unternehmen S-Management Services präsentiert mit Business KI einen neuen Technologiebaustein, der die bestehenden Formulare für Online-Anträge ergänzt. KI soll das Ausfüllen vereinfachen und zur Steigerung der Datenqualität beitragen. mehr...
Dokumenten-Management: Scheitern abwenden Bericht
[29.9.2023] Bei der E-Akte handelt es sich zunächst einmal nur um ein Stück Software. Damit sie als Gesamtlösung für Kommunen funktioniert, fehlen heute oft zwei Komponenten: eine organisatorische Beratung und die Digitalisierung bestehender Papierakten. mehr...
Kommunen benötigen bei der Einführung der E-Akte Unterstützung.
Wuppertal: Kein Platz für Aktenordner Bericht
[8.9.2023] Mit ersten Fallakten im Steueramt und Jobcenter ging es vor vielen Jahren los – inzwischen arbeitet die Stadt Wuppertal durchgängig mit dem digitalen Aktenplan. Wenn 2025 das neue Bürgerhaus eingeweiht wird, soll kein Aktenordner mit umziehen müssen. mehr...
Im Wuppertaler Rathaus soll künftig komplett papierlos gearbeitet werden.
Märkischer Kreis: Zeitgemäße BuT-Anträge
[25.8.2023] Über das Serviceportal des Märkischen Kreis können auch Leistungen des Bildungs- und Teilhabepakets online beantragt werden. Da der zuständige Fachbereich bereits mit DMS und intelligenten Antragsformularen arbeitet, war er auf den Antragsanstieg seit Januar gut vorbereitet. mehr...
Die passende IT-Infrastrukter erleichtert das Abarbeiten der BuT-Anträge seitens der Verwaltung.