Intelligentes Vertragswesen:
Helfer in der Krise


[8.3.2021] Die Corona-Pandemie hat das Beschaffungswesen von Krankenhäusern, Pflegeeinrichtungen und Kommunen auf eine harte Probe gestellt. Ein intelligentes Vertragsmanagement hilft dabei, diese Prozesse effizienter zu gestalten und Zeit und Ressourcen zu sparen.

Viele Medizinprodukte und Schutzausrüstungen waren zu Beginn der Corona-Pandemie Mangelware. COVID-19 hat das Gesundheitswesen hart getroffen. Nicht nur die Zahl der intensivmedizinisch zu behandelnden Patienten hat Höchststände erreicht. Auch das Beschaffungswesen vieler Krankenhäuser und Pflegeeinrichtungen sowie so manche Stelle der öffentlichen Verwaltung hatten mit großen Schwierigkeiten zu kämpfen. Zu Beginn der Pandemie waren zudem zahlreiche Medizinprodukte und Schutzausrüstung Mangelware. Zwar verfügt das Beschaffungswesen im Medizinbereich über viele, jahrelang gepflegte Geschäftsbeziehungen zu Anbietern und Zwischenhändlern, jedoch nahmen die Verwerfungen am Markt mit Einsetzen der Pandemie noch nie dagewesene Ausmaße an. Einweghandschuhe, Kittel und Masken mussten schnellstens in riesigen Stückzahlen geordert werden. Die üblichen Lieferanten waren nicht in der Lage, die Mengen zeitnah bereitzustellen. Die Folge: Innerhalb weniger Wochen musste das Beschaffungswesen neue Lieferquellen ausfindig machen und entsprechende Lieferverträge abschließen, was oft nur unzureichend gelang.
Da oft noch immer traditionelle Vertragspraktiken zum Einsatz kommen, also Angebote manuell geprüft, Verhandlungen zeitaufwendig geführt und Verträge jeweils individuell aufgesetzt werden müssen, binden diese Prozesse Unmengen an Ressourcen. Die Allokation von Ressourcen ist im Beschaffungswesen ein kritischer Aspekt, um die Folgen des sich ausbreitenden Virus zu begrenzen.

Neue Wege beschreiten

Vor allem den Einkauf sowie die Rechts- und Finanzabteilung der Organisationen kosten ineffiziente Prozesse viel Zeit, die an anderer Stelle sinnvoller genutzt werden könnte. Auch weitere Abteilungen – beispielsweise die Qualitätssicherung –, die in den Wareneinkauf mit eingebunden werden müssen, haben hierunter zu leiden. Es empfiehlt sich deshalb, die bisherigen Praktiken einer Prüfung zu unterziehen und auch im Bereich der Verträge neue Wege zu beschreiten. Eine sinnvolle Lösung ist das intelligente Vertragsmanagement. Mancher denkt dabei an Dokumenten-Management, doch ist das intelligente Vertragsmanagement ungleich umfassender. Hier geht es nicht allein darum, Dokumente zu verwalten. Viel wichtiger ist es, dass sich die Vertragsinhalte in den Geschäftsprozessen, also beispielsweise dem Einkauf, wiederfinden und ihr Potenzial über die gesamte Vertragslaufzeit ausgeschöpft werden kann. Sind diese Inhalte in den Systemen des Einkaufs integriert, lässt sich die Einhaltung der Vertragskonditionen viel schneller und einfacher überprüfen. Beispielsweise lassen sich durch die Einbindung in die Geschäftsprozesse die Rabattstaffelungen besser verwalten. Zudem können mit dem intelligenten Vertragsmanagement unterschiedliche Verträge miteinander verglichen werden.

Effizienter gestalten

Die Rechtsabteilung ist darüber hinaus in der Lage, Vorlagen für Verträge bereitzustellen. Der Einkauf kann damit auf Knopfdruck einen Compliance-gerechten Vertrag an die jeweiligen Lieferanten übermitteln. Somit können die mit den Verträgen der Organisation in Verbindung stehende Prozesse digitalisiert und auf diese Weise bedeutend effizienter gestaltet werden.
Alle, die in einer Organisation von den jeweiligen Verträgen betroffen sind, also nicht nur der Einkauf selbst, haben Einblick in diese, die Betriebsabläufe bestimmenden Dokumente und profitieren davon, sich frühzeitig in die Vertragsgestaltung einbringen zu können. Der bedeutendste Vorteil jedoch ist die erhebliche Zeitersparnis, bis es zu einem Vertragsabschluss kommt. Und in einer Pandemie ist Zeit das wohl kostbarste Gut.

Martin Mohr ist Vice President Business Development & Alliances EMEA bei Icertis.

https://www.icertis.com

Stichwörter: E-Procurement, Gesundheitswesen, Vertragsmanagement, Icertis

Bildquelle: 9dreamstudio/123rf.com

Druckversion    PDF     Link mailen



Weitere Meldungen und Beiträge aus dem Bereich E-Procurement
Erfurt: Nachhaltigkeit durch E-Einkauf
[25.8.2021] Dass sich Nachhaltigkeit und Wirtschaftlichkeit nicht ausschließen, beweist Thüringens Landeshauptstadt Erfurt. Vor zehn Jahren hat sie ihren Einkauf digitalisiert und konnte damit sowohl eine höhere Wirtschaftlichkeit erzielen als auch die Grundlage für mehr Nachhaltigkeit schaffen. mehr...
Thüringen: E-Vergabe-Plattform immer beliebter
[24.8.2021] Die E-Vergabe-Plattform des Freistaats Thüringen verzeichnet weiterhin steigende Nutzerzahlen. 1.427 Ausschreibungen wurden dort im ersten Halbjahr 2021 veröffentlicht. Insbesondere Handwerksbetriebe schätzen die Kostenersparnis und Transparenz bei der Vergabe. mehr...
Beschaffung und Vergabe: Bremen mit Digitalisierung betraut
[9.8.2021] Einen neuen Projektauftrag zur Digitalisierung des Beschaffungs- und Vergabeprozesses hat die Freie Hansestadt Bremen erhalten. In drei Teilprojekten soll das Vorgehen insbesondere für die Unternehmen verbessert werden. mehr...
Für Unternehmen soll die Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen einfacher werden.
Ludwigsburg: Nachhaltigkeit im Einkauf
[3.8.2021] Die Stadt Ludwigsburg wickelt ihre digitalen Einkaufsprozesse über das Einkaufsportal von TEK-Service ab. Beschaffungsprozesse lassen sich damit bündeln und das Potenzial von Rahmenverträgen voll ausschöpfen. mehr...
Plattformen: Auf Details kommt es an Bericht
[28.7.2021] Vergabeplattformen sind kein homogenes Gut, sie unterscheiden sich sowohl hinsichtlich der technischen Umsetzung rechtlicher Vorgaben als auch bei Anwenderfreundlichkeit und Funktionsumfang. Worauf öffentliche Auftraggeber bei der Auswahl achten sollten. mehr...
Suchen...

 Anzeige



 Anzeige

usu2110kommune

Aktuelle Information des Verlags


In Zeiten der Corona-Pandemie werden wir aktuelle Ausgaben von Kommune21 allen Interessierten bis auf weiteres kostenfrei digital zur Verfügung stellen. Weisen Sie bitte auch Ihre Kolleginnen und Kollegen im Homeoffice auf diese Möglichkeit hin.

Wir haben an dieser Stelle eine Bitte an Sie:
Die gegenwärtige Situation macht einmal mehr deutlich, wie wichtig das Thema Digitalisierung auch in Ihrer Verwaltung, Behörde oder Schule ist. Kommune21 berichtet seit 20 Jahren über alle wichtigen Themen der IT-gestützten Verwaltungsmodernisierung und hilft, die Digitalisierung im Public Sector transparent und besser zu gestalten. Bitte prüfen Sie über Ihre Buchhaltung, ob Sie bereits ein reguläres Abonnement von Kommune21 haben. Wenn nicht, dann freuen wir uns, wenn Sie gerade in diesen Zeiten ein Abonnement in Betracht ziehen. Danke!

Kommune21, Ausgabe 10/2021
Kommune21, Ausgabe 9/2021
Kommune21, Ausgabe 8/2021
Kommune21, Ausgabe 7/2021

Ausgewählte Anbieter aus dem Bereich E-Procurement:
KID Magdeburg GmbH
39104 Magdeburg
KID Magdeburg GmbH
TEK-Service AG
79541 Lörrach-Haagen
TEK-Service AG
Aktuelle Meldungen