[23.3.2021] Mit Reva stehen Sozialarbeitern wichtige Dokumente und Klientendaten aus dem Sozial­hilfe­verfahren Care4 offline und mobil zur Verfügung. Die Lösung entstand in enger Zusammenarbeit zwischen INFOsys Kommunal und einer kommunalen Testgruppe.

Mit der schrittweisen Einführung des Bundesteilhabegesetzes (BTHG) in den vergangenen Jahren wurden in verschiedenen Bereichen Grundsteine für systemische Änderungen zur Inklusion von Menschen mit Behinderungen geschaffen. Das Hauptaugenmerk liegt dabei aus Sicht der Betroffenen sicher auf einer größeren Mitbestimmung und transparenteren Auswahl der Maßnahmen.
Aus Sicht der Kommunen steht vor allem die klare Zuständigkeit der Sozialarbeiter für eine ganzheitliche Bedarfsermittlung und Teilhabeplanung im persönlichen Gespräch mit den Klienten im Vordergrund. Während zuvor die Einrichtungen beziehungsweise der Leistungsanbieter die Bedarfs­ermittlung und Hilfeplanung bestimmten oder zumindest maßgeblich beeinflussten, sind diese nun im Planungsprozess nicht mehr aktiv involviert und die Sozialarbeiter selbst planen detailliert das Vorgehen mit den Klienten.

Aufwendige Vor-Ort-Gespräche

Organisatorisch bedeutet diese Erweiterung der Zuständigkeiten vor allem neue Aufgaben und Prozesse für die Verwaltungen. „Generell sind die Termine zur Bedarfsermittlung im häuslichen Umfeld der Klienten sehr zeitintensiv“, berichtet Matthias Heß, Team-Leiter Eingliederungshilfe bei der Kreisverwaltung Kusel in Rheinland-Pfalz. „Die Informationen aus dem Gespräch werden derzeit noch handschriftlich notiert und im Anschluss am Computer in das Bedarfsermittlungsinstrument eingegeben.“
Für die Sozialarbeiter bedeutet das einige Termine bei den Klienten vor Ort, um gemeinsam den konkreten Maßnahmenbedarf zu ermitteln und die Abstimmungen dann mit dem konkreten Hilfeplan zu finalisieren und anzustoßen. „Es bestehen teilweise sehr komplexe und umfangreiche Bedarfsbilder, deren Ermittlung viel Zeit und Planung in Anspruch nimmt“, erklärt Anke Singer vom Fachbereich Hilfe in besonderen Lebenslagen der Kreisverwaltung Bad Dürkheim in Rheinland-Pfalz. „Bei Antragstellern, die sich nicht selbst beziehungsweise nur eingeschränkt artikulieren können, werden Angehörige oder Dritte in den Prozess einbezogen. Zudem ist die Konzentrationsfähigkeit der Antragsteller häufig herabgesetzt, was die Gesprächsdauer verkürzt und damit die Anzahl der notwendigen Kontakte zusätzlich erhöht.“

Dokumente und Informationen offline nutzen

Für dieses hohe Maß an mobilem Arbeiten müssen die Sozialarbeiter einige Dokumente bei sich tragen. Dazu gehören persönliche Daten des Klienten, Gesprächsbögen, frühere Pläne, aber auch allgemeine Dokumente wie Gesprächsleitfäden oder die Praxisleitfäden zur Internationalen Klassifikation der Funktionsfähigkeit, Behinderung und Gesundheit (ICF).
Um diese Herausforderungen so effizient wie möglich bewältigen zu können und die Arbeit der Sozialarbeiter bestmöglich zu unterstützen, entwickelt das Unternehmen INFOsys Kommunal in engem Austausch mit seinen Kunden das Produkt Reva. Die als Web-Lösung konzipierte mobile Anwendung ermöglicht es den Anwendern, Klientendaten aus dem Sozialhilfeverfahren Care4 sowie weitere hilfreiche Dokumente und Informationen offline auf einem Laptop oder Tablet zu den Terminen mitzunehmen und das Bedarfsermittlungsinstrument vor Ort zu bearbeiten.

Markt-Feedback als essenzieller Bestandteil

Erstmals konnte INFOsys Kommunal bei Reva den lang gehegten Wunsch realisieren, die seit einigen Jahren agile Produktentwicklung tatsächlich im engen Austausch mit den Kunden durchzuführen. Im vergangenen Jahr fanden mit einigen Care4-Anwendern Kick-off-Termine statt, woraus sich feste Testgruppen etablierten, die im Rahmen der Entwicklung das unfertige Produkt stetig testen und bewerten konnten. Der gesamte Input der Kunden wurde gewichtet in die weiteren Entwicklungszyklen eingeplant. Auch nach der offiziellen Produkteinführung soll dieses Vorgehen weitergeführt werden. Das Markt-Feedback, wie es im Rahmen der agilen Entwicklung genannt wird, ist ein essenzieller Bestandteil dieser Art der Produktentwicklung.
Das sich selbst organisierende Team entwickelt hierbei iterativ, also in kurzen Entwicklungszyklen, so genannten Sprints, kleine Produktverbesserungen, die auch Increments genannt werden. Diese formen eine potenziell nach jedem Sprint auslieferbare Version von Reva, die mit jedem weiteren Entwicklungszyklus und den dadurch entstehenden Increments sukzessive erweitert wird.

Umfangreicher ICF-Katalog immer dabei

Die Kunden nehmen diese Arbeitsweise sehr positiv auf: „Es ist interessant, bereits vor der offiziellen Veröffentlichung das Produkt testen und direkt aus der Praxis Rückmeldungen zur Nutzung geben zu können“, meint Matthias Heß vom Kreis Kusel.
Für die initiale Bedarfsermittlung, die finale Abstimmung des Plans, aber auch für Fortschreibungen oder die Überprüfung der Zielerreichung können viele Inhalte direkt in Reva eingegeben werden und müssen daher nicht mehr handschriftlich notiert und im Anschluss im Büro in das Fachverfahren übertragen werden. Heß: „Im Rahmen der täglichen Arbeit erwarten wir durch die Nutzung des mobilen Instruments deutliche Zeiteinsparungen.“
Den Kunden lagen aber auch weitere Inhalte für die Programm­entwicklung von Reva am Herzen, die nun bereits in der ersten Version enthalten sein werden. Eine wichtige Funktion ist der umfangreiche ICF-Katalog, der im Rahmen der Teilhabeplanung für die Klassifikation von Krankheitsbildern und Gesundheitszuständen herangezogen wird. Aktuell muss dieser entweder als schwerer Papierkatalog mitgeführt oder online abgerufen werden. Er wurde daher auf Kundenwunsch in Reva hinterlegt, sodass der Katalog offline im Programm einsehbar ist.

Arbeitserleichterung und Zeitersparnis

„Die Stichwortsuche zu den ICF-Codes ist äußerst hilfreich und eine clevere Idee“, berichtet Singer. „Die Funktion ermöglicht eine schnelle Orientierung im gesamten Katalog der relevanten ICF-Items, sowie eine schnelle Zuordnung. Sie bietet eine erhebliche Arbeitserleichterung und Zeitersparnis. Besonders im Rahmen der Einarbeitung in das neue Bedarfsermittlungsinstrument, wenn die Mitarbeiter noch nicht ausreichend mit dem Katalog der ICF-Items vertraut sind, bietet diese Funktion eine sichere und schnelle Orientierung. Darüber hin­aus können selten vorkommende Bedarfsinhalte gut über die Funktion zugeordnet werden. Eine umständliche Suche entfällt. Durch die vielen integrierten Dropdown-Felder muss zudem nicht jedes Textfeld mühsam ausgefüllt werden. Das erspart viel Zeit in der Bearbeitung.“
Mit dem Produkt-Launch im ers­ten Quartal 2021 steht für die Kunden von INFOsys Kommunal eine erste offizielle Version von Reva zur Nutzung bereit. Die meisten Testkunden haben bereits die nötigen Endgeräte besorgt und werden nach der Veröffentlichung zügig mit der produktiven Nutzung des Produkts in der Hilfeplanung beginnen. Die Weiterentwicklung der mobilen Anwendung geht im Rahmen der Zusammenarbeit mit den Kunden und dem damit einhergehenden Feedback nahtlos weiter.

Eveline Kronenberger ist bei der ­INFOsys Kommunal GmbH, Kirkel, im Bereich Marketing tätig.

https://www.infosys-kommunal.de
https://www.bad-duerkheim.de
Dieser Beitrag ist in der Ausgabe März 2021 von Kommune21 erschienen. Hier können Sie ein Exemplar bestellen oder die Zeitschrift abonnieren. (Deep Link)

Stichwörter: Personalwesen, INFOsys Kommunal, Care4, Reva, Bad Dürkheim

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