Zeiterfassung:
Mehrwert statt Zeitfresser


[21.4.2021] Eine moderne Zeitwirtschaft geht weit über das reine Erfassen von Arbeitszeiten hinaus und bietet Unternehmen und Behörden einige Mehrwerte. Entsprechende Lösungen rund um das digitale Workforce Management hat das Unternehmen ISGUS.

Arbeitszeiten bequem mobil erfassen. In Deutschland gibt es aktuell noch kein Gesetz, das die lückenlose Aufzeichnung von Arbeitszeiten vorschreibt. Allerdings wird seitens des Bundesarbeitsministeriums bereits an einem passenden Gesetzentwurf gearbeitet. Es ist zwar noch nicht abzusehen, wann dieses Gesetz dann in Kraft tritt, gemäß einem Urteil des Arbeitsgerichts Emden vom 20. Februar 2020 (Rechtssache 2 CA 94/19) existiert jedoch schon jetzt die Pflicht, in deutschen Unternehmen ein Arbeitszeiterfassungssystem einzuführen. Momentan findet die Erfassung in vielen Fällen mittels handgeschriebener Zettel oder einer Excel-Tabelle statt. Ergebnis ist oft eine unproduktive Zettelwirtschaft statt einer leistungsfähigen Zeitwirtschaft. Moderne, digitale Zeiterfassungssysteme können aus dem „Zeitfresser“ hingegen einen echten Mehrwert für Unternehmen und Behörden machen.

Für alle Vorgänge eine Lösung

Die ISGUS Unternehmensgruppe ist weltweit einer der führenden Anbieter für digitale Workforce-Management-Systeme. Die Soft- und Hardware-Komponenten des Anbieters ergänzen sich zu einem umfassenden modularen System, mit dem alle Vorgänge der Personalplanung, Zeitwirtschaft und Betriebsdatenerfassung bis hin zur Unternehmenssicherheit und des Besucher-Managements digital abgebildet und automatisiert werden können. So bietet etwa die Software ZEUS Zeiterfassung von ISGUS verschiedene Lösungsansätze für die verursachergerechte Verteilung von Arbeitszeiten im öffentlichen Dienst. Die Kostenstelle, der Kostenträger, das Projekt oder die Tätigkeit, auf welche die Arbeitszeit gebucht werden soll, kann entweder über das ISGUS-Terminal oder mobil mit der ISGUS App ZEUS X mobile ausgewählt werden. Alternativ lassen sich Arbeitszeiten automatisch prozentual auf unterschiedliche Kostenstellen verteilen. Die dritte Variante schließlich erlaubt die manuelle Verteilung der durch das System vorgeschlagenen Arbeitszeiten. In der behördlichen Praxis ergänzen sich die drei genannten Optionen häufig. Somit erhält das Rechnungswesen im öffentlichen Dienst mit minimalem Aufwand jederzeit aktuelle und verlässliche Daten. Die im Rahmen der Leistungserfassung ermittelten Informationen stehen in der Folge für Auswertungen und zur Weiterverarbeitung in den Bereichen Rechnungswesen und Controlling zur Verfügung.

Zeiterfassung und Sicherheitskonzept

Eine moderne Arbeitsweise ist geprägt von hoher Flexibilität, ortsunabhängigem Arbeiten und Team-Arbeit – häufig über Ländergrenzen hinweg. Entsprechend flexibel müssen Zeiterfassungssysteme heutzutage gestaltet sein. Individuelle Arbeitszeiten von unterschiedlichen Beschäftigungsgruppen müssen konform zu tariflichen und gesetzlichen Regelungen und unter Berücksichtigung der unternehmensinternen Betriebs- und Dienstvereinbarungen erfasst werden. Die fortschreitende Digitalisierung ermöglicht eine neue Form der Zeiterfassung, die sowohl den Ansprüchen der Gesetzgebung entspricht, als auch den Forderungen der Arbeitgeber hinsichtlich Kostenreduktion, Effizienz und Flexibilität. Dabei geht eine moderne digitale Zeiterfassung weit über eine automatisierte Übernahme von Arbeitszeiten hinaus und schließt die gesamten Personalprozesse rund um die Arbeitszeit ein. Neben seiner Lösung ZEUS Zeiterfassung bietet das Unternehmen ISGUS mit ZEUS Zutrittskontrolle außerdem Sicherheitskonzepte für Gebäude, Besucher und Mitarbeiter an. Das Thema Sicherheit stellt in jeder Kommune und Behörde eine kontinuierliche Herausforderung dar. Mitarbeiter, Lieferanten und Besucher benötigen Zutritt zum Gelände und den Gebäuden. Die zentrale Frage dabei lautet: Welche Person darf zu welchem Zeitpunkt wohin? Eine Lösung für die Zutrittskontrolle muss daher unterschiedliche Standorte, Fluktuationen in der Belegschaft und unterschiedliche Sicherheitszonen abdecken, passgenau auf den jeweiligen Standort und die dortigen Anforderungen abgestimmt sowie unternehmensweit administrierbar sein.

Intelligentes Besucher-Management

Bei der Planung der Zutrittskontrolle sind der individuelle Sicherheitsbedarf, die örtlichen Gegebenheiten und natürlich die gesetzlichen Vorschriften für Brandschutz und Fluchtwege zu berücksichtigen. Eine Kombination aus Ausweis- und Transpondertechnologie sowie biometrischer Identifikation, rollenbasierte Zutrittsrechte und die Möglichkeit, das Zutrittskontrollsystem in das unternehmensinterne Workforce Management zu integrieren, erlauben höchste Sicherheit bei gleichzeitiger Wahrung berechtigter Datenschutzinteressen.
Eine weitere Lösung von ISGUS ist das intelligente Besucher-Management VISIT.net. Mit dem System können Besuche und Besuchervoranmeldungen komfortabel erfasst und angelegt werden. Mit dem VISIT.net Self Service können sich Besucher sogar pförtnerlos selbst an- und abmelden. Die Sicherheitsunterweisung für unterschiedliche Besuchergruppen wie Handwerker oder Lieferanten wird mithilfe von Workflows zuverlässig durchgeführt und dokumentiert. Personenbezogene Daten löscht VISIT.net konform zur Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) automatisch nach frei einstellbaren Zeiträumen.
Die Lösungsmodule von ISGUS sind als On-premise-Lösung sowie als Software as a Service in der ISGUS Cloud verfügbar.

Klaus Wössner ist Vertriebsleiter bei der ISGUS GmbH, Villingen-Schwenningen.

Seine Lösungen stellt das Unternehmen ISGUS in einer digitalen Veranstaltungsreihe vor. Hier können Sie sich anmelden. (Deep Link)
Dieser Beitrag ist in der Ausgabe April 2021 von Kommune21 erschienen. Hier können Sie ein Exemplar bestellen oder die Zeitschrift abonnieren. (Deep Link)

Stichwörter: Fachverfahren, ISGUS, Zeiterfassung, Zutrittskontrolle

Bildquelle: ISGUS

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