[29.6.2021] Als eine Art Dolmetscher und elektronische Postboten im Formatdschungel vereinfachen zentrale Portallösungen Kommunen die Arbeit mit E-Rechnungen. Sie dienen als Eingangspostfach und übermitteln die Dokumente im richtigen Format.

Behörden, Verwaltungen und nahezu alle öffentlichen Unternehmen sind inzwischen verpflichtet, auf Basis der EU-Richtlinie 2014/55 Eingangsrechnungen in elektronischer Form entgegenzunehmen. Viele von ihnen suchen einen möglichst einfachen Weg, dieser Pflicht einerseits nachzukommen und andererseits ohne großen Aufwand von den Vorteilen zu profitieren.
Nun greift zwar die Verpflichtung, E-Rechnungen zu akzeptieren, flächendeckend. Ein bundesweit einheitliches Verfahren dafür ist aber nach wie vor nicht in Sicht. Allein auf Bundesebene existieren mit dem Zentralen Rechnungseingang (ZRE) und dem OZG-konformen Rechnungseingang (OZG-RE) bereits zwei Plattformen für die Übermittlung der Rechnungen an die öffentliche Verwaltung. Inwieweit Länder und Kommunen sich diese Infrastruktur zunutze machen oder eigene Lösungen entwickeln werden, ist obendrein nicht einheitlich geregelt.
Gewiss ist lediglich: Länder und Kommunen müssen elektronische Rechnungen in einem der EU-Richtlinie entsprechenden Format – wie etwa der XRechnung – empfangen und verarbeiten können. Dabei gelten je nach Bundesland unterschiedliche Vorgaben bezüglich rechtlicher sowie technischer Ausgestaltung.

Auf zentrale Portallösungen setzen

Für das von der EU vorgeschriebene Format gibt es in der Praxis zwei wesentliche Alternativen. Neben dem neuen Standard der öffentlichen Verwaltung XRechnung ist dies das schon etwas länger in der Wirtschaft im Einsatz befindliche Format ZUGFeRD, das in der neuesten Version 2.1.1 auch die Vorgaben der Verwaltung erfüllt.
Auf Staatsebene gibt es auch für das E-Rechnungsformat noch kein einheitliches Vorgehen. Zwar haben sich Bund und Länder im IT-Planungsrat darauf verständigt, dass die XRechnung das favorisierte Format für Rechnungen an die öffentliche Verwaltung ist. Mit ihrer Integration als eigenes Profil in ZUGFeRD 2.1.1 steht aber auch der Akzeptanz von ZUGFeRD nichts mehr im Weg.
Für welchen Standard sollen Kommunen ihre Systeme also fit machen? Die Frage ist nicht ganz trivial, denn die Umstellung auf die E-Rechnung bedeutet in der Regel, dass Prozesse angepasst, neue Software beschafft und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter geschult werden müssen. So ist die Umstellung auf die E-Rechnung ein Organisationsprojekt, das viele Bereiche tangiert und mit entsprechender Vorlaufzeit geplant werden muss. Es geht aber auch einfacher: Statt Individuallösungen zu implementieren, können Kommunen und kommunale Betriebe für den Empfang der elektronischen Rechnungen auf zentrale Portallösungen setzen, die als Mittler zwischen Absender und Empfänger fungieren. Diese Portallösungen dienen nicht nur als zentrales Eingangspost­fach für die Verwaltung, sondern können vor allem auch von den Lieferanten im übergreifenden TRAFFIQX Netzwerk genutzt werden, um Rechnungen im richtigen Format zu übersenden.

Dolmetscher und elektronischer Postbote im Formatdschungel

Ein solches Portal stellt beispielsweise die DATEV mit SmartTransfer bereit. Es eignet sich als universelle Lösung über elektronische Rechnungen hinaus auch zum Austausch anderer Geschäftsdokumente wie Gutschriften, Bestellungen, Mahnungen oder Gebührenbescheiden. Der Vorteil: Da das Portal quasi die Funktion eines Dolmetschers und eines elektronischen Postboten im Format­dschungel übernimmt, müssen sich die Anwender mit ihren Geschäftspartnern nicht auf ein gemeinsames Datenformat und einen gemeinsamen Übermittlungskanal verständigen – dies übernimmt das TRAFFIQX Netzwerk.
So hilft DATEV SmartTransfer Kommunen und kommunalen Unternehmen dabei, den Postein- wie Postausgang ohne Aufwand zu vereinheitlichen und sich mit Geschäftspartnern zu vernetzen. Dabei unterstützt die Plattform eine Vielzahl an Übertragungskanälen und diverse elektronische Formate. Informationen können sowohl in bildhafter Darstellung (etwa als PDF, PDF/A oder TIFF) als auch in Form einer Transaktionsdatei in den vom Empfänger gewünschten Formaten, wie beispielsweise EDIFACT, XML oder IDoc, unkompliziert gesendet und empfangen werden.
Das Portal lässt sich außerdem einfach an alle gängigen ERP-Systeme oder rechnungserstellenden Programme anbinden, sodass der Rechnungsversand direkt aus dem jeweiligen System angestoßen werden kann. Eingehende Dokumente lassen sich prüfen und freigeben. Die Freigabe-Prozesse können dabei organisations-, gruppen- und benutzerbezogen festgelegt werden. Vorhandene Arbeitsweisen müssen nicht geändert werden.

Gesetzeskonform elektronisch archivieren

Regelbasiert kann SmartTransfer darüber hinaus die Dokumente vor Versand oder bei Eingang beispielsweise mit Null-Rechnungen oder auf Konformität nach §14 des Umsatzsteuergesetzes kontrollieren. Die übermittelten Datensätze und Dokumente können innerhalb der Plattform über DATEV Unternehmen online gleich gesetzeskonform elektronisch archiviert werden, wobei sich auch bereits bestehende Archivlösungen problemlos einbinden lassen.
Die DATEV-Lösung ist Teil des TRAFFIQX-Netzwerks, an das Anbieter wie die Bundesdruckerei, SGH, quadient, RICOH, Asterion, BeCloud und b4value.net angebunden sind. Jedes dieser Unternehmen betreibt jeweils als eigenständige Dienstleistung einen Knotenpunkt im Netzwerk. Dadurch muss sich ein Rechnungsempfänger nur einmal auf einem dieser Portale anmelden. Er wird damit auch für Versender erreichbar, die Kunden eines anderen Providers sind. Die Datenhaltung erfolgt aber immer beim jeweiligen Netzwerk-Partner. Wer etwa das Portal SmartTransfer der DATEV nutzt, kann sicher sein, dass seine Daten ausschließlich in deren Nürnberger Rechenzentrum aufbewahrt werden.

Benedikt Leder ist verantwortlich für die Pressearbeit der DATEV eG.

https://www.datev.de
Dieser Beitrag ist im Titel der Ausgabe Juni 2021 von Kommune21 erschienen. Hier können Sie ein Exemplar bestellen oder die Zeitschrift abonnieren. (Deep Link)

Stichwörter: Finanzwesen, DATEV, E-Rechnung, Portale, TRAFFIQX

Bildquelle: DATEV