Formular-Management:
Systematisch umsetzen


[15.6.2021] Auf die Kooperation mit drei anderen Kommunen stützt sich der Kreis Coesfeld bei der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG). Das Ergebnis sind einfache, medienbruchfreie Online-Dienste für Bürger und Unternehmen.

Gefragter Bürgerservice im Kreis Coesfeld: Die Liegenschaftskarte-Online. Der Kreis Coesfeld setzt bei der Umsetzung der Anforderungen aus dem Onlinezugangsgesetz (OZG) auf die interkommunale Zusammenarbeit mit den Städten Hamm und Müns­ter sowie mit dem Kreis Warendorf. Ziel der Kommunen in Nordrhein-Westfalen ist es, Bürgerinnen und Bürgern sowie Unternehmen einfache, medienbruchfreie Online-Services zur Verfügung zu stellen. Seit 2019 ist der Kreis Coesfeld aktiv in die Gestaltung eigener Online-Dienste mit dem Form-Solutions-Assistentenbaukasten eingestiegen. Die Erstellung erfolgt zum einen auf interne Anfragen, beispielsweise für den Fall, dass neue Antragsvordrucke benötigt oder Aktualisierungen an vorhandenen Online-Formularen eingepflegt werden müssen. Zum anderen wurde der Bestand an PDF-Formularen ermittelt, um so gezielt Abteilungen für die Umstellung auf Web-Assistenten zu begeistern.

Online-Dienst Liegenschaftskarte

„Besonders stolz sind wir aktuell auf unser Angebot Liegenschaftskarte-Online“, erklärt Daniel Stehle, verantwortlich für E-Government-Entwicklungen im Kreis Coesfeld. Dabei handelt es sich um eine vollständig automatisierte Dienstleistung. Basis ist ein über den Baukasten gestalteter Antrags­assistent zur Datenerfassung. Mit Anbindung an das E-Payment-Verfahren pmPayment von GovConnect, einem Back-End-Prozess in Form eines Windows-Dienstes und der Anbindung an das ALKIS-System, wird auf Anfrage eine Liegenschaftskarte erzeugt und ausgeliefert. Die antragstellende Person erhält mit dem erfolgreichen Einreichen nach wenigen Minuten automatisiert einen Link zum Download der Liegenschaftskarte sowie den Gebührenbescheid per E-Mail. Wird bei der Bestellung ein Kartenausdruck gewünscht, wird auch der Druck automatisiert angestoßen und dann durch den Kreis per Post versendet.

Circa 35 Online-Dienste im Einsatz

„Derzeit sind circa 35 Online-Dienste aktiv im Einsatz, weitere Assistenten stehen kurz vor der Freigabe“, berichtet Stehle. Das Antragsmanagement wird mit den Schnittstellen Governikus Autent ID Connect und GovConnect pmPayment verwendet. Zur Adminis­tration und Verarbeitung der Antragseingänge hat Stehle für den Formular-Server über die REST-API (Representational State Transfer – Application Programming Interface) des Antragsmanagements 4.0 das Programm FSOrderStateChanger entwickelt.
Im Serviceportal des Kreises ­Coesfeld können sich Bürger über die verschiedenen Dienstleistungen sowie deren Antragstellung informieren und den Online-Antrag starten. „Das stetig wachsende Angebot der Online-Anträge spiegelt sich in den steigenden Nutzerzahlen wider“, sagt Vera Seggewies, OZG-Koordinatorin im Kreis Coesfeld. „Die Kolleginnen und Kollegen der Kreisverwaltung weisen in Beratungen und Telefonaten aktiv auf die digitalen Services hin und erhöhen so den Bekanntheitsgrad. Weiterhin berichtet die Presseabteilung über besondere Projekte und Dienstleistungen, wie beispielsweise die Liegenschaftskarte-Online.“
Sehr stark genutzt werden derzeit die Formulare im Zusammenhang mit der Corona-Pandemie. Der Frage­bogen für Kontaktpersonen wurde im Zeitraum Oktober 2020 bis März 2021 6.000 Mal einge­reicht. Hohe Zugriffszahlen erreichen auch die Anträge Liegenschaftskarte-Online, Bauakteneinsicht, Auskunft aus dem Baulastenverzeichnis und Abgabe einer Verpflichtungserklärung.

Lösungen arbeitsteilig entwickeln

Wichtiger Baustein für die OZG-Umsetzung ist der intensive Austausch und die Zusammenarbeit mit den Städten Hamm und Müns­ter sowie mit dem Kreis Warendorf. Gemeinsam mit diesen Partnern wurde zum 1. Oktober 2020 das vom Land Nordrhein-Westfalen geförderte Projekt OZG-Koordination auf den Weg gebracht. Arbeitsteilig sollen Lösungen erarbeitet und Erfahrungen zur OZG-Umsetzung ausgetauscht werden. Informationen zu bereits entwickelten Lösungen stellen die Projektpartner auf der Plattform https://ozg-connect.de ein. Darüber hinaus geht es beispielsweise um die Themen Nutzerzentrierung, Werbung für digitale Angebote, Information und Einbindung der Mitarbeitenden.
Der Einsatz intelligenter Antrags­assistenten inklusive Vorgabe der Pflichtfelder, Ausfüllhilfen und Plausibilitätsprüfungen sorgt bereits jetzt dafür, dass Anträge vollständig und richtig in der Verwaltung eingehen. „Wichtig ist jedoch, nicht nur die Antragstellung sowie den Antragseingang zu digitalisieren, sondern auch die Weiterbearbeitung innerhalb der Verwaltung genauer unter die Lupe zu nehmen. Unser Ziel ist es, die Weiterbearbeitung möglichst komfortabel und medienbruchfrei zu gestalten“, betont Daniel Stehle.

Weitere Schritte

Der Kreis Coesfeld hat in diesem Zusammenhang bereits vor einigen Jahren ein Dokumenten-Management-System eingeführt und baut die digitale Aktenführung und Vorgangsbearbeitung sukzessive aus. Während die Online-Anträge derzeit in der Regel im Format PDF in E-Mail-Funktionspostfächern eingehen, sollen diese künftig auch über die Eigenentwicklung FSOrderStateChanger komfortabler verwaltet und durch die Sachbearbeitung weiterverarbeitet werden können. Die Kommune sieht sich auf einem sehr guten Weg, in den nächsten Jahren flächendeckend eine digitale Vorgangsbearbeitung einzuführen und einen Großteil der Dienstleistungen online anzubieten. „Danach geht es darum, die Prozesse weiter zu optimieren und zu automatisieren sowie neue technische Möglichkeiten zu nutzen“, so Vera Seggewies.

Juliane Buch arbeitet im Bereich Marketing und PR bei der Form-Solutions GmbH.

https://www.form-solutions.de
Dieser Beitrag ist in der Ausgabe Juni 2021 von Kommune21 erschienen. Hier können Sie ein Exemplar bestellen oder die Zeitschrift abonnieren. (Deep Link)

Stichwörter: Dokumenten-Management, Form-Solutions, Kreis Coesfeld, Hamm, Münster, Kreis Warendorf, OZG, Bürgerservice, Formular-Management

Bildquelle: Kreis Coesfeld

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