[22.6.2021] Als größte Verwaltungseinheit des Landes hat die Berliner Polizei auch die Aufgabe, digitale Verfahrensabläufe zu erschließen und nutzbar zu machen. Jüngst wurde erfolgreich ein E-Procurement-System umgesetzt, das mehrere beteiligte Instanzen miteinander verschränkt.

Die Polizei Berlin ist mit rund 26.000 Mitarbeitenden die größte Verwaltungseinheit des Landes. Als Vorreiter erschließt sie auch digitale Verfahrensabläufe, um sie für die Bezirke und Verwaltungseinheiten in Berlin zur Verfügung zu stellen – darunter Lösungen zum E-Procurement. Darüber berichtet jetzt E-Procurement-Anbieter TEK-Service. Bei der Polizei Berlin habe sich die bisherige analoge Beschaffung als aufwendig und nicht zukunftsfähig erwiesen. Bereits Anfang 2019 sei man auf die Einkaufslösung Kommunales Kaufhaus (kurz: KoKa RLP) des Anbieters Kommunalberatung Rheinland-Pfalz aufmerksam geworden, das Unternehmen TEK-Service fungiere dabei als Technologie- und Servicedienstleister, der kommunale Dachverband mit seinen Mitgliedern sei ebenfalls beteiligt.
Für den Einsatz in Berlin seien die Anforderungen „ambitioniert“ gewesen, so der Projektleiter bei der Polizei Berlin, Achim Florin. Es sei notwendig gewesen, unterschiedliche Akteure und Systeme digital und automatisiert zu verzahnen. So sollte beispielsweise für jede Bestellung im Haushalts- und Kassensystem des Landes eine Mittelbindung erfolgen, eine Festlegungsnummer mit der Bestellung an den Lieferanten übermittelt und bei der Rechnungslegung berücksichtigt werden, so Florin. Inzwischen wurde laut TEK-Service eine passende Lösung realisiert und auf Belastbarkeit geprüft. Nun können autorisierte Personen auf Grundlage ausgeschriebener Rahmenverträge über das E-Warenhaus des Landes Berlin Bestellungen tätigen. Es handle sich hierbei um einen durchgängig automatisierten Prozess, der den Einkauf stark vereinfache. Das Verfahren habe sich bewährt und sei übertragbar. So wurde das E-Warenhaus Berlin für alle Dienststellen der Landeshauptstadt freigegeben. Erste Interessensbekundungen aus den Bezirken lägen bereits vor, so Florin. Auch rund 20 Lieferanten hätten das Onboarding-Verfahren bereits durchlaufen. Einige davon haben sich während dieser Zeit hinsichtlich der Technologie weiterentwickelt. So seien E-Kataloge entstanden oder es seien anforderungsspezifische OCI Schnittstellen realisiert worden. (sib)

https://www.berlin.de
Einkaufslösung KoKa RLP (Deep Link)
https://www.tek-service.de

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