Ratsinformationssysteme:
Vollständig integriert


[23.7.2021] Deutliche Zeitersparnis durch einen vollständig integrierten Sitzungsdienst – davon profitiert die Stadt Bruchsal, seit sie auf die digitale Gremienarbeit umgestellt hat. Die Kommune setzt auf medienbruchfreie Prozesse und vermeidet Insellösungen.

Bruchsal kombiniert DMS, Sitzungsdienst und RIS. Mit einer vollintegrierten Kombination aus Dokumenten-Management-System (DMS), Sitzungsdienst und Ratsinformationssystem (RIS) arbeitet die Verwaltung der Stadt Bruchsal. Dadurch vermeidet die baden-württembergische Kommune Insellösungen und setzt auf medienbruchfreie Geschäftsprozesse – ein Gewinn für alle Beteiligten.
Bruchsal ist die größte Stadt des Landkreises Karlsruhe und ein Mittelzentrum für die umliegenden Gemeinden. Wie alle Städte und Gemeinden muss sich auch Bruchsal den Anforderungen der Digitalisierung stellen. Im Rahmen des Kulturwandels wurde bereits vor einigen Jahren die Dokumenten-Management-Lösung regisafe eingeführt, um analoge Verfahren durch digitale Prozesse zu ersetzen. Vor allem das Hauptamt sowie das Personal- und Organisationsamt haben sich rasch in die neue Anwendung eingearbeitet und konnten spürbare Effizienzvorteile nutzen.
Sukzessive zogen weitere Abteilungen nach, sodass das DMS schließlich in der gesamten Verwaltung ausgerollt wurde. In puncto Digitalisierung hatte Bruchsal damit ein solides Fundament für den weiteren Ausbau gelegt. Der in der Verwaltung eingesetzte Sitzungsdienst samt dem daran angeschlossenen Ratsinformationssystem war zunächst nicht in das DMS inte­griert. Im Zuge der kontinuierlichen Sitzungsverwaltung zeigten sich im Laufe der Zeit aber die Herausforderungen, welche die Arbeit in unterschiedlichen Systemen mit sich bringt.

Medienbruchfreie Geschäftsprozesse

Die Kopplung beider Lösungen war technisch anspruchsvoll und führte zu komplexen Anwendungsstrukturen. Denn die Bearbeitung sitzungsrelevanter Vorgänge erforderte Arbeitsschritte in beiden Systemen mit jeweils unterschiedlich aufgebauten Oberflächen und war aus Anwendersicht mit einem entsprechenden Mehraufwand verbunden. Auch auf die Datenpflege hatte die doppelte Bedienung Auswirkungen: Adressdaten, Updates und Berechtigungen wurden jeweils in beiden Systemen verwaltet und bei Änderungen entsprechend aktualisiert. Gleiches galt für die erforderlichen Datensicherungen. Entsprechend groß war der zeitliche Aufwand. Zudem verhinderten die technischen Rahmenbedingungen eine vollständig elektronische Aktenführung im DMS, da Sitzungsunterlagen im Sitzungsdienst verblieben.
So reifte der Entschluss, einen integrierten Ansatz zu etablieren. Mit der Einführung des Sitzungsdienstes des DMS-Anbieters comundus regisafe gelang die Ergänzung des bestehenden Systems: Das direkt an den regisafe-Sitzungsdienst angebundene RIS ermöglicht die digitale Gremienarbeit und stellt den Gemeinderäten alle benötigten Dokumente sowie sitzungsrelevante Unterlagen online zur Verfügung – ein wichtiger Baustein des integrierten Gesamtkonzepts, das medienbruchfreie Geschäftsprozesse ermöglicht.
Alle Bruchsaler Ämter profitieren heute von den Synergien der Kombination aus DMS, integriertem Sitzungsdienst und dem direkt da­ran angeschlossenen Ratsinformationssystem. Ein Mehrwert dieser Lösung ist, dass die digitalen Funktionen des DMS vollständig im Sitzungsdienst zur Verfügung stehen. Personen, Gremien und Sitzungen werden nur einmal – im Sitzungsdienst des DMS – angelegt und direkt ins Ratsinformationssystem übernommen. Das mehrstufige Sicherheitskonzept des DMS und die damit verbundene rechtskonforme Ablage sind für alle sitzungsrelevanten Vorgänge verfügbar.

Stets vollständig und auf dem aktuellen Stand

Große Vorteile ergeben sich außerdem in zeitlicher Hinsicht und bezüglich der Aktenvollständigkeit. Davon profitieren sowohl die Geschäftsstelle als auch die einzelnen Ämter. Die Geschäftsstelle dient als zentraler Anlaufpunkt und hat damit eine Schlüsselfunktion innerhalb der Verwaltung inne. In der Fachakte erstellte Sitzungsvorlagen gelangen in Bruchsal nun automatisch via Workflow zur Geschäftsstelle und die entsprechenden Beschlüsse fließen durch den regisafe-Sitzungsdienst direkt in die richtige Akte zurück – ohne langes Suchen oder händisches Verschieben der Dokumente.
Die Akten sind damit stets vollständig und auf dem aktuellen Stand. Ein Zeitgewinn ergibt sich auch, wenn Tagesordnungen für bevorstehende Sitzungen erstellt, Einladungen verschickt oder sachbezogene Beschlüsse dokumentiert werden müssen. Aus den einzelnen Beschlüssen lässt sich rasch die erforderliche Gesamtniederschrift generieren. Andrea Holler, Mitarbeiterin der Geschäftsstelle Gemeinderat/Ortschaftsräte bei der Stadt Bruchsal freut sich über die beschleunigten Abläufe: „Bei den Ausfertigungen ergibt sich eine Zeitersparnis von 50 Prozent und somit eine große Entlastung für die zuständigen Kollegen und Kolleginnen.“
Ein weiterer Pluspunkt ist das ganzheitliche Erscheinungsbild. Optisch fügt sich das Ratsinformationssystem in den Online-Auftritt der Stadt ein, da das Design an das Erscheinungsbild des Bruchsaler Internet-Auftritts angepasst wurde. Die zusätzlich eingesetzte App des Ratsinformationssystems ermöglicht den Mitgliedern des Gemeinderats zudem ein mobiles Arbeiten – das stellt nicht zuletzt während der Corona-Pandemie eine sinnvolle Unterstützung dar.

Wolfgang Müller ist Fachbereichsleiter Bürger, Steuerung und Innere Verwaltung bei der Stadt Bruchsal.

Hier finden Sie das RIS-Portal der Stadt Bruchsal. (Deep Link)
Dieser Beitrag ist in der Ausgabe Juli 2021 von Kommune21 erschienen. Hier können Sie ein Exemplar bestellen oder die Zeitschrift abonnieren. (Deep Link)

Stichwörter: Sitzungsmanagement, RIS, comundus regisafe, Bruchsal, DMS

Bildquelle: Stadt Bruchsal

Druckversion    PDF     Link mailen



Weitere Meldungen und Beiträge aus dem Bereich RIS | Sitzungsmanagement
Kreis Steinfurt: Modellkommune für digitale Sitzungen
[6.9.2021] Der Kreis Steinfurt in Nordrhein-Westfalen erprobt jetzt als Modellkommune digitale Gremiensitzungen. Neben ihm nehmen noch 16 weitere Interessenten an dem vom Land durchgeführten Projekt teil. mehr...
Bad Hönningen: Besser informiert Bericht
[30.7.2021] Um Sitzungen papierlos abzuhalten und Abläufe reibungslos und strukturiert zu gestalten, hat die Verbandsgemeinde Bad Hönningen ein digitales Sitzungsmanagement eingeführt. Die Kommune spart damit Zeit und Ressourcen. mehr...
Papierstapel gehören in der VG Bad Hönningen der Vergangenheit an.
Taunusstein: Volldigital und effizient Bericht
[27.7.2021] Eine outgesourcte IT-Infrastruktur und der Ausbau digitaler Prozesse und Services – diese Rahmenbedingungen machten für die Stadt Taunusstein einen Wechsel auf die neue Version ihres Ratsinformationssystems erforderlich. mehr...
Digitale Schulung zum neuen Ratsinformationssystem in Taunusstein.
Prutting: Moderner tagen Bericht
[15.7.2021] Der Bürgermeister der Gemeinde Prutting im Landkreis Rosenheim hat große Pläne. Dazu gehört die konsequente Digitalisierung der Verwaltung inklusive eines komplett digitalisierten Ratsinformationssystems. mehr...
Die Ratsmitglieder der Gemeinde Prutting arbeiten mit digitalen Unterlagen.
Bonn: Vorreiterin für digitale Gremiensitzungen
[8.7.2021] In Nordrhein-Westfalen soll die digitale Gremienarbeit getestet werden. Das hat der Landtag beschlossen. Die Stadt Bonn hat sich als Modellkommune angeboten. mehr...
Suchen...

 Anzeige



Aktuelle Information des Verlags


In Zeiten der Corona-Pandemie werden wir aktuelle Ausgaben von Kommune21 allen Interessierten bis auf weiteres kostenfrei digital zur Verfügung stellen. Weisen Sie bitte auch Ihre Kolleginnen und Kollegen im Homeoffice auf diese Möglichkeit hin.

Wir haben an dieser Stelle eine Bitte an Sie:
Die gegenwärtige Situation macht einmal mehr deutlich, wie wichtig das Thema Digitalisierung auch in Ihrer Verwaltung, Behörde oder Schule ist. Kommune21 berichtet seit 20 Jahren über alle wichtigen Themen der IT-gestützten Verwaltungsmodernisierung und hilft, die Digitalisierung im Public Sector transparent und besser zu gestalten. Bitte prüfen Sie über Ihre Buchhaltung, ob Sie bereits ein reguläres Abonnement von Kommune21 haben. Wenn nicht, dann freuen wir uns, wenn Sie gerade in diesen Zeiten ein Abonnement in Betracht ziehen. Danke!

Kommune21, Ausgabe 9/2021
Kommune21, Ausgabe 8/2021
Kommune21, Ausgabe 7/2021
Kommune21, Ausgabe 6/2021

comundus regisafe GmbH
71332 Waiblingen
comundus regisafe GmbH
Aktuelle Meldungen