[15.7.2021] Der Bürgermeister der Gemeinde Prutting im Landkreis Rosenheim hat große Pläne. Dazu gehört die konsequente Digitalisierung der Verwaltung inklusive eines komplett digitalisierten Ratsinformationssystems.

Zwischen 1988 und 2019 hat sich die Einwohnerzahl der oberbayerischen Gemeinde Prutting im Kreis Rosenheim auf knapp 3.000 verdoppelt. Und der Trend ist ungebrochen. Doch der Bevölkerungszuwachs hat seinen Preis. „Wir stellen allmählich fest, dass vom Kindergarten über den Friedhof bis hin zur Schule alles zu klein wird“, erklärt Bürgermeister Johannes Thusbaß.
Der 32-Jährige ist seit dem Jahr 2020 im Amt und hat große Pläne: noch mehr wachsen, die Infrastruktur und den öffentlichen Nahverkehr ausbauen, ein Seniorenheim realisieren und nicht zuletzt die Verwaltung digitalisieren. „Dazu müssen wir aber viele thematische Baustellen aus der Vergangenheit beseitigen und die hohen Schulden abbauen“, sagt er. Dafür braucht Thusbaß sowohl die Unterstützung der Bevölkerung als auch die der Ratsmitglieder, die mit ihm die Entscheidungen tragen. Alle drei Wochen treffen sie sich im Dorfstadl, manchmal auch öfter, wenn es Sondersitzungen gibt. Drei oder mehr Stunden pro Sitzung sind keine Ausnahme.
Die Ratssitzungen finden auf Wunsch der Beteiligten ausschließlich als Präsenzveranstaltungen statt. Dafür verlaufen Vorbereitung und Dokumentation vollumfänglich digital. „In meinem vorherigen Job in der Versicherung haben wir komplett papierlos gearbeitet. Das wollte ich auch für unsere Gemeindearbeit einführen“, berichtet der Bürgermeister. Dank der Sitzungsmanagement-Lösung Session und der App Mandatos von Anbieter Somacos, welche die AKDB-Tochter digitalfabriX in Prutting implementiert hat, sparen die Ratsmitglieder nicht nur Papier, sondern können schneller fundierte Entscheidungen treffen.

So zu arbeiten macht einfach Spaß

Zwei Wochen vor der Ratssitzung werden die Tagesordnungspunkte in die Gremien-Software Session eingegeben und die Einladungen per E-Mail an die Ratsmitglieder verschickt. Spätestens eine Woche vor der Sitzung müssen sämtliche Unterlagen ebenfalls hochgeladen werden. „Das sind zwischen 50 und 70 Dokumente, etwa Planwerk oder alte Beschlüsse sowie Briefe von Bürgern. Dank der Vorlagenerstellung in Session kann ich Deckblätter anfertigen. Dann erkennt jedes Ratsmitglied schon am Deckblatt, ob das Dokument für sie oder ihn interessant ist“, erklärt Thusbaß.
Vor der Sitzung laden die Gremienmitglieder die Unterlagen herunter. „Sie arbeiten mit der Mandatos-App. Dadurch haben sie einen einfachen Zugang zu den stets aktuellen, sitzungsbezogenen Dokumenten. Und zwar an jedem Ort – auch offline“, informiert der Pruttinger Bürgermeister. „Ob auf dem Handy oder auf dem Tablet: Die Ratsmitglieder können die Unterlagen öffnen, mit dem Apple Pencil markieren oder kommentieren. So zu arbeiten macht einfach Spaß.“ Die Digitalisierung der Gremienarbeit bietet eine zusätzliche Sicherheit: Jeder, der ein Dokument öffnet, wird vom System registriert. Außerdem ist es möglich, das Ausdrucken zu unterbinden, damit vertrauliche Dokumente nicht in Umlauf gebracht werden.
Auch die Sitzungen selbst verlaufen ganz ohne Papier. Johannes Thusbaß bringt nur ein Tablet mit. Kein Schleppen von Ordnern, kein Blättern und Wälzen von Papierakten mehr. Er koppelt sein Tablet an einen Beamer und kann damit die gesamte Sitzung so moderieren und Dokumente für alle sichtbar machen. „Auch die Entscheidungsfindung geht so schneller“, findet der Bürgermeister. „Die Ratsmitglieder haben im Vorfeld deutlich mehr Informationen, inklusive der Stellungnahme des jeweiligen Amts zu den einzelnen Themen, die besprochen werden.“

Alles digital abgespeichert

Als Nebeneffekt ist der Papierverbrauch drastisch gesunken. „Ich habe mal gezählt, wie viel Blatt Papier wir in den vergangenen sechs Jahren allein bei Gremiensitzungen produziert haben – es waren über 100.000. Das alles fällt weg“, freut sich Thusbaß. Seit Anfang Februar dieses Jahres benutzt die Gemeindeverwaltung außerdem das Dokumenten-Management-System komXwork und die E-Akte. Durch die Digitalisierung verbraucht die gesamte Verwaltung 28 Prozent weniger Papier als früher.
Die Digitalisierungsvorhaben des Bürgermeisters gehen aber noch weiter. Cloud-Telefonie, E-Rechnung und Microsoft Teams für Videokonferenzen wurden im vergangenen Jahr eingeführt. „Alle Mitarbeiter können in der Corona-Pandemie aus dem Homeoffice heraus arbeiten, jeder ist mit einem Laptop ausgestattet worden. Die Bauverwaltung arbeitet mit Tablets, auf denen Daten aus dem Geo-Informationssystem visualisiert werden“, berichtet Thusbaß. Auch der Winterdienst profitiere mittlerweile von digitalen Tools. „Dank einer App, die GPS-Koordinaten erfasst, kann der Bauhof nachverfolgen, welches Schneeräumfahrzeug unterwegs ist, welche Straße bereits geräumt wurde und wie viel Salz auf welcher Breite ausgebracht wurde. Nichts braucht mehr händisch auf Papier dokumentiert werden. Es ist alles digital abgespeichert.“
Der junge Bürgermeister fährt fort: „Ich möchte in Zukunft das Einwohnermeldeamt vollkommen digitalisieren. Das Bürgerbüro soll dann zunächst mobil werden. Am Montag könnte es im Rathaus sein, am Dienstag dagegen im Seniorenzentrum und so weiter. Vor Ort möchten wir den Bürgern zeigen, wie man sich ins Bürgerservice-Portal einloggt und die Online-Dienste nutzt. Wir wollen die Älteren dabei nicht allein lassen.“ Noch gibt es kein solches Bürgerservice-Portal, das soll sich allerdings bald ändern. „Sobald ich die Förderung ‚digitales Rathaus‘ vom Freistaat bewilligt bekomme, geht es los“, erklärt Thusbaß.

Claudia v. d. Brüggen arbeitet im Marketing der AKDB.

https://www.prutting.de
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Dieser Beitrag ist in der Ausgabe Juli 2021 von Kommune21 erschienen. Hier können Sie ein Exemplar bestellen oder die Zeitschrift abonnieren. (Deep Link)

Stichwörter: Sitzungsmanagement, RIS, Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung in Bayern (AKDB), Somacos, Prutting, Mandatos, komXwork

Bildquelle: Gemeinde Prutting