[30.7.2021] Um Sitzungen papierlos abzuhalten und Abläufe reibungslos und strukturiert zu gestalten, hat die Verbandsgemeinde Bad Hönningen ein digitales Sitzungsmanagement eingeführt. Die Kommune spart damit Zeit und Ressourcen.

Die Digitalisierung von Rats- und Ausschusssitzungen ist in den Kommunen ein großes Thema. In Rheinland-Pfalz setzen deshalb mehrere Gemeinden auf more! ­rubin, das digitale Sitzungsmanagement mit Rats- und Bürgerinformationssystem von Anbieter more! software. Damit können alle Arbeiten von der Vor- bis zur Nachbereitung der Zusammenkünfte vereinfacht und gleichzeitig der Informationsfluss breit gestreut werden. Die Kommunen sparen Zeit und Ressourcen, die Bürger profitieren von einem besseren Service.
Die Verbandsgemeinde Bad Hönningen im Naturpark Rhein-Westerwald hat über 12.000 Einwohner. Zu ihr gehören die Stadt Bad Hönningen sowie die Gemeinden Hammerstein, Leutesdorf und Rheinbrohl. Die Angelegenheiten der Verbandsgemeinde, der Gemeinden sowie des zugehörigen Kindergartenzweckverbands werden in mehreren Rats- und Ausschusssitzungen im Monat besprochen und beschlossen. Seit dem Jahr 2020 hat die Verbandsgemeindeverwaltung dafür das Rats- und Bürgerinformationssystem more! rubin im Einsatz.

Von den Nachbargemeinden empfohlen

Zuvor nutzte die Kommune kein professionelles Sitzungsmanagement-System. Die für die Sitzungen von Rat und Ausschüssen notwendigen Dokumente wurden von den zuständigen Fachabteilungen auf Papier gefertigt und über die Hauspost zum Sitzungsdienst gegeben. Alle Ratsmitglieder erhielten die Unterlagen ebenfalls in Papierform.
Bad Hönningen wollte nun die Vor- und Nachbereitung der Sitzungen neu gestalten. Die Nachbargemeinden, mit denen ein steter Austausch besteht, setzten bereits ein Tool für das Sitzungsmanagement ein – sie konnten von guten Erfahrungen mit der Software more! rubin berichten und die Lösung weiterempfehlen. Die Bestellung der Software in der VG Bad Hönningen erfolgte im Oktober 2019, die Implementierung war Anfang Januar 2020 abgeschlossen. Gemeinsam mit dem Hersteller wurden das Layout des Ratsinformationssystems festgelegt, die gewünschten Textbausteine erstellt und die generelle Sitzungsdienst-Software inklusive der gewünschten Zusatzmodule installiert.
Dem schlossen sich Schulungen für die Mitarbeiter in Funktionen wie Stammdatenpflege, Hauptprogramm und Ratsinfo an. Die erste Schulung im März 2020 musste aufgrund der Corona-Pandemie ausfallen und wurde im Mai 2020 im Online-Format nachgeholt. Gruppen mit zehn Personen wurden jeweils gemeinsam in das neue System eingeführt. „Das hat sehr gut funktioniert“, erinnert sich Matthias Braasch, bei der Verbandsgemeinde Bad Hönningen Verantwortlicher für den Sitzungsdienst. Durch die kleine Gruppengröße hatte jeder Mitarbeiter die Möglichkeit, Fragen zu stellen.

Bestmöglicher Informationsfluss

Nach umfänglichen Vorbereitungen wurde das Tool bis Mitte des vergangenen Jahres vollständig eingerichtet. Nach der Sommerpause fiel auch der Startschuss in den Gremien. „Mit unserem Zeitplan sind wir sehr gut gefahren. Wir haben uns genügend Zeit für die Einrichtung, die Mitarbeiterschulungen und die Kommunikation in den Räten genommen und das ganze Projekt breit aufgestellt. Das Tool ist sehr gut angelaufen“, berichtet Braasch weiter.
Ziel der Verbandsgemeindeverwaltung war es, die Sitzungen möglichst papierlos und die Abläufe noch reibungsloser und strukturierter zu gestalten. Von der Sachbearbeiterin oder dem Sachbearbeiter über das Ratsmitglied bis hin zu den Bürgerinnen und Bürgern sollten die Informationen bestmöglich fließen.
Das Prozedere beginnt auf der Sachbearbeiter-Ebene, wo Beschlussvorlagen für eine Sitzung des Rats oder Ausschusses erarbeitet werden. Die Vorlagen beinhalten eine Problembeschreibung und Anlagen wie zum Beispiel Pläne mit Zahlen, Daten und Fakten. Die Unterlagen gelangen über die Abteilungs- und Verwaltungsleitung zum Sitzungsdienst. Dieser trägt alle notwendigen Informationen zusammen, bereitet die Sitzungen vor und versendet schließlich alle Unterlagen an die Mitglieder der tagenden Gremien und betroffenen Stellen. Darüber hinaus werden alle Sitzungsunterlagen auf die Plattform more! rubin hochgeladen. Dort loggen sich die Ratsmitglieder über ihre privaten Endgeräte – Handy, Tablet oder Laptop – ein und haben Zugriff auf alle relevanten Informationen. Die Räte müssen keine Papierunterlagen mehr mit sich herumtragen und es bleiben auch keine Informationen auf der Strecke. Alles läuft digital.
„In den Fachbereichen der Verbandsgemeinde nutzen zwölf Sachbearbeiter das Tool, außerdem die fünf Protokollführer der Sitzungen und rund 150 Mandatsträger“, fasst Braasch zusammen. „Dazu kommen die Bürgerinnen und Bürger, die sich über die Plattform einfach online und ohne einen Registrierungsvorgang über Sitzungseinladungen und -niederschriften informieren können.“ Ausschuss- und Ratsmitgliedern steht im geschützten Bereich ein erweiterter Zugriff, zum Beispiel auf nicht öffentliche Inhalte, zur Verfügung.

Verbesserung des gesamten Service

Die Verwaltung ist mit der Software more! rubin sehr zufrieden. Ihre Bedienbarkeit wird als einfach, strukturiert und übersichtlich eingeschätzt. Vor der Einführung des digitalen Sitzungsmanagements nutzten die Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter in den Ämtern in erster Linie die Office-Anwendung Microsoft Word, um die Vorlagen für die Sitzungen zusammenzustellen. Heute vereinfachen in more! rubin hinterlegte Eingabefelder und zahlreiche Textbausteine die Arbeit. Auch die neue Stammdatenpflege spart Zeit und Ressourcen, weil alle notwendigen Daten zu Rats- und Verwaltungsmitgliedern stets im System hinterlegt sind und einfach geändert werden können. Durch die Umstellung konnte die Beschaffungsstelle von Bad Hönningen im zweiten Halbjahr 2020 100.000 Blatt Papier sparen.
Insgesamt ist das Sitzungsmanagement- und Ratsinformationssystem more! rubin als zeitgemäßes Tool eine große Unterstützung für die Verbandsgemeinde. Es erleichtert Sachbearbeitern und Sitzungsdienst bei der Vor- und Nachbereitung der Sitzungen die Arbeit, spart Zeit, Papier und Versandkosten. Gleichzeitig haben Ratsmitglieder sowie Bürgerinnen und Bürger leichten Zugriff auf alle relevanten Sitzungsinformationen. Die digitale Gremienarbeit beschleunigt sowohl die Informationsverbreitung als auch die Verarbeitungsgeschwindigkeit und verbessert somit den Service im Gesamten.

Nadja Müller ist IT-Journalistin in Weinheim.

https://www.bad-hoenningen-vg.de
Dieser Beitrag ist in der Ausgabe Juli 2021 von Kommune21 erschienen. Hier können Sie ein Exemplar bestellen oder die Zeitschrift abonnieren. (Deep Link)

Stichwörter: Sitzungsmanagement, RIS, more! software, Bad Hönningen, more! ­rubin

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