[7.7.2021] Dank einer intelligenten Software-Lösung kann der physische Briefausgang bei der Stadtverwaltung Wuppertal zentral gesteuert werden. Das entlastet die Mitarbeiter sowohl im Homeoffice als auch in den Verwaltungsbüros.

In Homeoffice-Zeiten stellt der Druck von Dokumenten häufig einen Hemmschuh dar. Insbesondere Kommunalverwaltungen, bei denen eine Masse an Ausgangspost aus dem Drucker rasselt, sind auf intelligente Lösungen angewiesen. Vor diesem Hintergrund erlebt die Zentraldrucklösung der Stadtverwaltung Wuppertal eine Renaissance. Eingerichtet wurde sie bereits vor knapp zehn Jahren vom Neusser IT-Dienstleister X-NRW. In die Stadtverwaltung eingeführt hat sie das Amt für Informationstechnik und Digitalisierung, das auch die Weiterentwicklung betreut. In dem Amt ist man heute froh, dass die Lösung den Kinderschuhen entwachsen ist. Denn die meisten Ämter und Einrichtungen der Metropole im Bergischen Land nutzen die Vorteile des Zentraldrucks. In der Pandemiezeit und unter der Erfordernis des flexiblen Arbeitens ist so Druck auf Druck entstanden. Die Kurve der Ausgangspost ist im zurückliegenden Jahr exponentiell gestiegen.
„Wir sind als familienfreundlicher Arbeitgeber zertifiziert. Die Angebotsfülle an Homeoffice-Arbeitsplätzen spielt dabei eine wichtige Rolle. Hier sind wir breiter aufgestellt durch die Möglichkeiten, die uns das zentrale Drucken der Ausgangspost erschlossen hat“, sagt Judith Frankenbach, Projektleiterin im Amt für Informationstechnik und Digitalisierung. „Wir sprechen über eine Verwaltung mit rund 5.000 Beschäftigten und einem ausgehenden Briefvolumen von mittlerweile 40.000 Stück pro Monat“, ergänzt Julia von Heese, Projektleiterin für den verwaltungsweiten Roll-out des Zentraldrucks.

Mitarbeitende gewinnen Zeit, Kommune spart Geld

„Die Vorteile eines digitalisierten Zentraldrucks bei der Wuppertaler Stadtverwaltung liegen auf der Hand – sowohl für die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen im Homeoffice am Telearbeitsplatz als auch für die Sachbearbeiter und Sachbearbeiterinnen in den Verwaltungsbüros“, berichtet wiederum Nicole Sommer, Leiterin des Competence Center E-Government der Stadt Wuppertal. „Es sind weniger Arbeitsplatzdrucker notwendig, kein Nachfüllen der Druckerpatrone, keine lästigen Reparaturen, weniger Portokosten, weniger CO2-Ausstoß und Tonerstaubbelastung am Arbeitsplatz, kein zeitaufwendiges Kuvertieren.“ Die Mitarbeitenden gewinnen Zeit für wichtigere Aufgaben, die Kommune spart Geld.
Insbesondere beim Erstellen von Postzustellungsurkunden entlastet der Zentraldruck Sachbearbeitende und die zentrale Poststelle. Die Errungenschaft: Postzustellungsurkunden werden automatisiert zum Bescheid erstellt. Was früher die Sachbearbeitenden händisch ausfüllen mussten, macht nun ein Skript im Hintergrund. Der Vorgang ist dadurch weniger aufwendig und weniger fehleranfällig. Angestoßen wird er, wenn der entsprechende Versandservice beim Zentraldruck ausgewählt wird. „Diese wegweisende Entwicklung hat Kreise gezogen in fast alle Verästelungen unserer Verwaltung“, sagt Judith Frankenbach.
„Nach unserer Einschätzung haben sich die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen in der Stadtverwaltung an den weitgehend papierlosen Vorgang und die schlanken Abläufe gewöhnt“, sagt Philipp Molitor, Leiter Solutions bei X-NRW. Der IT-Spezialist weiß, dass Papier für die Menschen mit Haptik, ja mit Emotionen verbunden ist. Aber Ärger mit dem Drucker, Papierstau oder Warnhinweise wie „Zu wenig Tinte“ habe niemand gerne. Zumal lieb gewordene Papiergewohnheiten im digitalen Zeitalter zunehmend durch Tablet, Notebook und Smartphone ersetzt würden. All dem entspreche der Zentraldruck.

Freiraum für anspruchsvollere Tätigkeiten

„Die Qualität der Arbeit ist durch den Zentraldruck besser geworden“, stellt Julia von Heese fest und fasst zusammen: „Viele gehen motivierter zu Werke, weil sie sich auf das Wesentliche fokussieren können. Es sind lästige Aufgaben weggefallen und das schafft Freiraum für die anspruchsvolleren Tätigkeiten.“ Den Umgang mit dem Zen­traldruck trainieren die Mitarbeitenden in Schulungen, das Handling ist dank eines Leitfadens übersichtlich, die Kommunikation stimmt.
Noch ist im Bergischen hier und da Luft nach oben, um den Zentraldruck zu 100 Prozent nutzbar zu machen. Denn Anwendung kann die IT-Lösung überall dort finden, wo die Unterschrift rechtlich nicht vorgeschrieben ist. Fehlerquellen sind so gut wie ausgeschlossen. Ist beispielsweise der Adressat nicht im Bereich des Sichtfensters für das Kuvert, erscheint eine Fehlermeldung.
Stehen alle Ampelphasen auf Grün, kann hingegen bedenkenlos der Druckauftrag erteilt werden. Retour ist immer noch möglich, solange die technische Verarbeitung nicht aktiviert ist. Von einem Kon­trollverlust durch den nachgelagerten Zentralausdruck kann also keine Rede sein. Keine Wahl haben die Sachbearbeitenden indes bei drei Faktoren: Das Papier stammt immer aus recycelten Beständen, es wird beidseitig und schwarz-weiß gedruckt. Nachhaltigkeit wurde direkt in die Prozesse integriert. Eine erforderliche Aktenkopie – zwingend, solange die digitale Akte noch nicht Realität ist – wird bei Bedarf direkt erzeugt.
Der Zentraldruck ist Baustein eines im Jahr 2018 initiierten Prozesses, wonach die Poststelle der Stadtverwaltung Wuppertal komplett digitalisiert sein soll. Er trägt dazu bei, indem Druckströme gebündelt und versandoptimiert eingetütet werden können – effektiv, umweltfreundlich, kostengünstig, schlank und schnell.

Christine Gerth ist Referentin für Vertrieb, Marketing und Kommunikation bei der Stadtverwaltung Wuppertal.

https://www.wuppertal.de
Dieser Beitrag ist in der Ausgabe Juli 2021 von Kommune21 erschienen. Hier können Sie ein Exemplar bestellen oder die Zeitschrift abonnieren. (Deep Link)

Stichwörter: Dokumenten-Management, Wuppertal, X-NRW, Zentraldruck, digitale Poststelle

Bildquelle: Stadtverwaltung Wuppertal