Kita-Lösungen:
KIVAN erleichtert den Alltag


[20.8.2021] Ausgerichtet an den Bedürfnissen der Kunden entwickelt Lecos seit über zehn Jahren das E-Kita-Management-System KIVAN. Die Lösung erleichtert unter anderem in der Stadt ­Gütersloh die Verwaltung von Bedarfsmeldungen sowie die Vergabe von Betreuungsplätzen.

Gütersloh: Vorteile von KIVAN überzeugen. Seit ihrem Start im Jahr 2008 wurde die Kita-Software KIVAN von Anbieter Lecos fortlaufend weiterentwickelt. Die Anwendung legt den Fokus auf zwei elementare Grundlagen im Kita-Management: die Anmeldung, Vergabe und Verwaltung von Betreuungsplätzen sowie die Abrechnung von Elternbeiträgen, Sonder- und Zusatzleistungen. Mit zahlreichen Funktionen und Modulen gehört KIVAN technologisch zu den bundesweit führenden Kita-Lösungen. Derzeit wird die Software von 1.600 Einrichtungen in ganz Deutschland eingesetzt und erleichtert somit den Arbeitsalltag von unzähligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in der Kita, bei Trägern oder in den Fachbereichen der Kommunen.
Auch Heike Wehmer, Mitarbeiterin im Fachbereich Tagesbetreuung von Kindern bei der Stadt Güters­loh, erfreut sich seit einiger Zeit an der Unterstützung durch KIVAN. In der ostwestfälischen Großstadt wurde die Kita-Management-Software im November 2019 eingeführt. „Wir haben seit 2014 bereits mit einer anderen Kita-Software gearbeitet, die langfristig leider nicht alle unsere Erwartungen erfüllen konnte“, berichtet Wehmer. „Also haben wir uns nach einer Alternative umgesehen. Wir wussten, dass die Stadt Harsewinkel im Kreis Gütersloh bereits seit mehreren Jahren mit der Software aus Leipzig arbeitet. Deshalb haben wir beschlossen, uns KIVAN einmal genauer anzuschauen.“ In Harsewinkel war das E-Kita-Management-System in Zusammenarbeit mit IT-Dienstleister regio iT im November 2017 eingeführt worden. Die positive Entwicklung des Projekts veranlasste schließlich den gesamten Kreis ­Gütersloh dazu, KIVAN flächendeckend zu verwenden. Die Projektleitung liegt hierbei vollständig in der Verantwortung von regio iT (wir berichteten).

Kreisweit einheitliches System

„KIVAN bietet einfach alles, was wir brauchen. Die bessere Übersichtlichkeit, der strukturierte Aufbau der Startseite und die gesamte Handhabung haben mich sehr beeindruckt. Außerdem haben wir nun kreisweit ein einheitliches System in Benutzung, was sehr vorteilhaft ist“, meint Heike Wehmer. Die zweifache Mutter ist bei der Stadt Gütersloh bereits seit mehr als 14 Jahren im Fachbereich Tagesbetreuung von Kindern tätig. Sie arbeitet täglich mit dem Online-Portal und unterstützt unter anderem Eltern bei der Anmeldung mit KIVAN. Die Restplatzvergabe und der Abgleich mit dem Melderegister liegen ebenfalls in Wehmers Aufgabenbereich.Mittlerweile arbeiten alle 54 Kindertageseinrichtungen der Stadt Gütersloh mit der Kita-Management-Lösung. „Unsere Einrichtungen nutzen KIVAN unter anderem, um Bedarfsmeldungen und Platzzusagen zu machen. Auch bei der Vertragsverwaltung ist die Software eine große Unterstützung“, erklärt Heike Wehmer.
KIVAN enthält eine Vielzahl an Funktionen. Aufgrund seiner Modularität lässt sich das System individuell an die einzelnen Kundenbedürfnisse anpassen. Auch in Gütersloh werden die vielfältigen Funktionen der Lösung geschätzt: „Am besten gefällt mir die Kommentarfunktion, die ist wirklich klasse“, sagt Heike Wehmer. „Damit kann ich den Kitas wichtige Detailinformationen zu den Antragstellenden zukommen lassen, welche die Entscheidung über die Platzvergabe positiv beeinflussen können – zum Beispiel, ob es sich um ein Kind mit Behinderung handelt oder ob es besondere Familienkonstellationen gibt. Auch für mich selbst ist diese Funktion hervorragend für die Dokumentation. Ich kann so immer alle Besonderheiten eines Antrags noch einmal nachlesen.“

Schnelles Anfreunden mit der Software

Um Eltern schnell und auf kurzem Wege über Veränderungen und Neuigkeiten zu informieren, sei die Möglichkeit, Serien-E-Mails zu verschicken, unabdingbar geworden. „Aber auch die Funktion des EWO-Abgleichs, also die Gegenprüfung der Daten mit dem Einwohnermelderegister, möchte ich nicht mehr missen“, berichtet Wehmer, „keine Doppelanmeldungen mehr und auch kein ‚Schummeln‘ mehr von Eltern, die einen Fremdgemeindeantrag umgehen möchten. Das erspart mir wirklich sehr viel Arbeit.“
Das KIVAN-Team legt großen Wert auf die Zufriedenheit seiner Kunden und auf eine enge Zusammenarbeit. Aus diesem Grund sind die Ansprechpartner immer bereit, Wünsche, Anmerkungen oder Beschwerden entgegenzunehmen. „Auf meine E-Mails bekomme ich nach spätestens 24 Stunden eine Antwort. Die Mitarbeitenden bei KIVAN haben stets ein offenes Ohr und der Austausch klappt wirklich super. Besonders bei der Einführung des neuen Systems war das Team sehr geduldig und freundlich, sodass man sich schnell mit der Kita-Software anfreunden konnte“, zieht Heike Wehmer ein positives Fazit.

Friederike von Holwede ist Content Marketing Managerin bei der Lecos GmbH.

https://www.lecos.de
Dieser Beitrag ist in der Ausgabe August 2021 von Kommune21 erschienen. Hier können Sie ein Exemplar bestellen oder die Zeitschrift abonnieren. (Deep Link)

Stichwörter: Fachverfahren, Lecos, Kita-Lösungen, KIVAN, Gütersloh

Bildquelle: Stadt Gütersloh/Detlef Güthenke

Druckversion    PDF     Link mailen


Weitere Meldungen und Beiträge aus dem Bereich Fachverfahren
Rauschenberg: Förderung für Digitalisierung
[21.1.2022] Im Rahmen des Programms „Starke Heimat Hessen“ hat die Stadt Rauschenberg jetzt eine Förderung von 65.790 Euro erhalten. Mit dem Geld möchte die mittelhessische Kommune die E-Akte in ihrer Verwaltung einführen und ein Tool zur digitalen Erfassung der Leistungen des Bauhofs einrichten. mehr...
Die hessische Stadt Rauschenberg führt jetzt in ihrer Verwaltung die E-Akte ein.
Korschenbroich: Urkunden online beantragen
[20.1.2022] In Korschenbroich können Personenstandsurkunden ab sofort digital beantragt und bezahlt werden. Auch mehrsprachige Urkunden werden neuerdings ausgestellt. Der persönliche Gang zum Amt kann entfallen. mehr...
Fachverfahren: Digitalisierung, die wirkt Interview
[17.12.2021] Die Stadt Selm im Kreis Unna digitalisiert schrittweise die Planung und Vergabe von Betreuungsplätzen für Kinder. Jugendhilfeplaner André Kautz erläutert im Kommune21-Interview, welche Faktoren für den Erfolg des neuen Verfahrens entscheidend waren. mehr...
Stadt Selm: Vergabe von Kita-Plätzen läuft nun digital ab.
Bremen: Umsetzung von Online-Anträgen
[15.12.2021] In Bremen können Anträge im Kontext von Baustelleneinrichtungen ab sofort bequem online erledigt werden. Die Umsetzung erfolgte mit cit intelliForm, wobei die Hansestadt vom IT-Dienstleister Dataport unterstützt wurde. mehr...
Hansestadt Bremen setzt mit Unterstützung von Dataport auf cit intelliForm.
Bauwesen: Bearbeitungszeit halbiert Bericht
[14.12.2021] Die digitale Bauantragstellung gehörte zu den ersten digitalen Dienstleistungen, welche die Landeshauptstadt Schwerin auf ihrer Website angeboten hat. Dadurch hat sich die Bearbeitungsdauer vom Antrag bis zur Bescheidung halbiert. mehr...
Suchen...

Aktuelle Information des Verlags


In Zeiten der Corona-Pandemie werden wir aktuelle Ausgaben von Kommune21 allen Interessierten bis auf weiteres kostenfrei digital zur Verfügung stellen. Weisen Sie bitte auch Ihre Kolleginnen und Kollegen im Homeoffice auf diese Möglichkeit hin.

Wir haben an dieser Stelle eine Bitte an Sie:
Die gegenwärtige Situation macht einmal mehr deutlich, wie wichtig das Thema Digitalisierung auch in Ihrer Verwaltung, Behörde oder Schule ist. Kommune21 berichtet seit 20 Jahren über alle wichtigen Themen der IT-gestützten Verwaltungsmodernisierung und hilft, die Digitalisierung im Public Sector transparent und besser zu gestalten. Bitte prüfen Sie über Ihre Buchhaltung, ob Sie bereits ein reguläres Abonnement von Kommune21 haben. Wenn nicht, dann freuen wir uns, wenn Sie gerade in diesen Zeiten ein Abonnement in Betracht ziehen. Danke!

Kommune21, Ausgabe 1/2022
Kommune21, Ausgabe 12/2021
Kommune21, Ausgabe 11/2021
Kommune21, Ausgabe 10/2021

Lecos GmbH
04103 Leipzig
Lecos GmbH
Aktuelle Meldungen