[29.10.2021] Der Landkreis Rastatt setzt konsequent auf digitale Technologien. Die Kreisverwaltung arbeitet weitgehend papierlos mit der E-Akte und dem Dokumenten-Management-System von comundus regisafe. Eingehende Briefe werden sofort eingescannt und digital weiterverarbeitet. Insgesamt kommen mehr als 280 Fach­verfahren zum Einsatz.

„Wir sind durch das Onlinezugangsgesetz und ­andere gesetzliche Vorgaben gefordert, das Thema ­E-Government voranzutreiben“, erklärt Gerd Zumkeller, Sachgebietsleiter Information und Kommunikation im Amt für Personal, Organisation und Digitalisierung des Kreises. „Eine große Herausforderung sind dabei die begrenzten personellen Ressourcen, die für den administrativen IT-Betrieb zur Verfügung stehen.“ Denn nur vier Fachkräfte kümmern sich derzeit im Landratsamt Rastatt jeweils um das Management der Infrastruktur und die Bereitstellung von IT-Anwendungen. Durch die Digitalisierung kommen nun neue Aufgaben auf die Abteilung zu.
„Die Rolle der IT in der Verwaltung wandelt sich gerade grundlegend“, sagt IT-Leiter Zumkeller. „Wir wollen künftig sehr viel weniger Zeit mit der Installation von Soft- und Hardware verbringen und stattdessen den Fachabteilungen als Berater und digitale Sparringspartner zur Seite stehen. Unsere Ziele sind, ein besseres digitales Arbeitsumfeld zu schaffen und viele Prozesse durch intelligente Automatisierung zu beschleunigen.“

Landratsamt setzt konsequent auf Citrix-Lösungen

Bei der Weiterentwicklung der digitalen Arbeitsplätze ging es zunächst darum, den Zugriff auf Anwendungen und Daten zu vereinfachen. Technologisch setzt das Landratsamt Rastatt dabei konsequent auf Citrix-Lösungen. Applikationen und Desktops werden heute zentral mit Citrix Virtual Apps and Desktops über das Rechenzentrum zur Verfügung gestellt. Mit der Citrix Workspace-App können die Anwender auf alle Ressourcen ihres Arbeitsplatzes zugreifen – und das mit nahezu jedem Endgerät. Im Büro kommen statt PCs vor allem IGEL Thin Clients zum Einsatz. Darüber hinaus nutzen immer mehr Anwender Apple iPads und iPhones sowie Surface Laptops und Tablets von Microsoft für ihre Arbeit. Alle mobilen Endgeräte werden mit Citrix Endpoint Management zentral verwaltet und durch einheitliche Sicherheitsrichtlinien geschützt. Gerd Zumkeller erklärt: „Mit der Citrix-Lösung haben wir die Vo­raussetzungen für ein sicheres mobiles Arbeiten geschaffen und erleichtern unseren Beschäftigten den Alltag enorm. Über eine intuitive Benutzeroberfläche erhalten sie schnell und einfach Zugang zu allen Anwendungen, die sie für ihre Arbeit benötigen.“
Mit Citrix Content Collaboration und der Citrix Files App wurde zudem eine Lösung für den sicheren Datenaustausch in den digitalen Arbeitsplatz integriert. Das beschleunigt viele Arbeitsabläufe in den unterschiedlichsten Fachbereichen. Ganz wichtig beim Umgang mit sensiblen Informationen: Die Verwaltungseinrichtung behält die volle Kontrolle darüber, wo die Daten gespeichert werden und wer darauf zugreifen darf. „Wir haben alle digitalen Workflows durch unsere Datenschutzbeauftragte prüfen lassen“, unterstreicht Zumkeller. „Sie bestätigte uns, dass die Citrix-Lösung die Anforderungen der ­DSGVO vollständig erfüllt.“

Entlastung der IT-Abteilung

Citrix Workspace entlastet auch die IT-Abteilung. Alle Anwendungen, Daten und Endgeräte werden zentral verwaltet, Software-Updates müssen nur einmal im Rechenzentrum installiert werden. Die Citrix Provisioning Services ermöglichen es, neue Server bereitzustellen und die gesamte Umgebung mit wenigen Klicks auf einen aktuellen Stand zu bringen. Für die weitere Automatisierung lässt sich zudem das ScriptRunner-Tool von AppSphere verwenden. Da Software nicht mehr lokal auf den Endgeräten eingerichtet und gepflegt werden muss, ist der laufende Administrations- und Support-Aufwand erheblich zurückgegangen.
Die IT-Abteilung im Kreis Rastatt hat gleichzeitig einen vollständigen Überblick über die Performance und Verfügbarkeit der gesamten digitalen Arbeitsumgebung. Die Management-Konsole Citrix Director und die Erweiterung ControlUp Insights liefern in Echtzeit alle wichtigen Kennzahlen zum Zustand der Infrastruktur und melden frühzeitig mögliche Engpässe. Sie verbessern die User Experience kontinuierlich. Gerd Zumkeller berichtet: „Wir haben beispielsweise die Anmeldezeiten an den virtuellen Desktops mittlerweile auf rund 30 Sekunden reduziert.“

Neue Arbeitsweise wird sich dauerhaft etablieren

Die neue Arbeitsumgebung bewährte sich auch in der Corona-Pandemie. Als im Frühjahr 2020 die ersten Kontaktbeschränkungen für den Landkreis Rastatt in Kraft traten, reagierte das Landratsamt sofort. Innerhalb einer Woche konnten 90 Prozent der Beschäftigten zum Arbeiten ins Homeoffice wechseln.
Mit Citrix Gateway hatte das Landratsamt bereits eine Lösung im Einsatz, um Remote-Anwender sicher mit dem internen Netzwerk zu verbinden. Die Lösung verschlüsselt die gesamte Kommunikation zwischen den Endgeräten im Homeoffice sowie den virtuellen Anwendungen und Desktops im Rechenzentrum. Für die sichere Anmeldung am Gateway richtete die IT-Abteilung zudem eine Mehrfaktor-Authentifizierung ein und verteilte kurzfristig Sicherheits-Token an alle Beschäftigten. Telefonisch wurde den Anwendern dann erklärt, wie sie mit ihrem privaten Rechner von zu Hause aus auf ihren Arbeitsplatz zugreifen können.
IT-Leiter Zumkeller ist sich daher sicher, dass sich die neue Arbeitsweise im Landratsamt Rastatt dauerhaft etablieren wird: „Die Anwender schätzen die gewonnene Flexibilität und die neuen Möglichkeiten. Unsere Ziele sind nun, die Arbeitsumgebung noch smarter zu gestalten und die Digitalisierung von Workflows weiter voranzutreiben. Mit innovativen Ansätzen wie Micro-Apps kann uns Citrix Workspace dabei helfen.“
(th)

https://www.landkreis-rastatt.de
https://www.citrix.com
Dieser Beitrag ist in der Ausgabe Oktober 2021 von Kommune21 erschienen. Hier können Sie ein Exemplar bestellen oder die Zeitschrift abonnieren. (Deep Link)

Stichwörter: IT-Infrastruktur, comundus regisafe, Citrix, Landkreis Rastatt, E-Akte, DMS

Bildquelle: Benjamin Wedewart