Leipzig:
Pilotprojekt ersetzendes Scannen startet


[7.2.2022] Einen weiteren Schritt auf ihrem Weg Richtung papierarmes Amt geht die Stadt Leipzig: In Stadtkasse und Marktamt wird im Rahmen eines Pilotprojekts mit dem Unternehmen Lecos die Eingangspost gescannt und die Digitalisate ins Dokumenten-Management-System übergeben.

Leipzig: Nächster Schritt auf dem Weg zur flächendeckenden Einführung der E-Akte. Mit einem Pilotprojekt zum ersetzenden Scannen der Eingangspost in Stadtkasse und Marktamt schafft die Stadt Leipzig weitere Grundlagen für die flächendeckende Einführung der elektronischen Akte. Durchgeführt wird das Projekt seit Mitte Januar dieses Jahres gemeinsam mit dem Unternehmen Lecos.
Wie Lecos berichtet, werden die Digitalisate mit einem elektronischen Siegel der Stadt Leipzig versehen und ins Dokumenten-Management-System (DMS) enaio von Anbieter Optimal Systems übergeben. Parallel würden die entstandenen elektronischen Dokumente als originales Digitalisat unveränderbar an einen Langzeitspeicher übergeben. Das aufgebrachte Siegel beruhe auf einem digitalen Zertifikat und weise zum einen die Authentizität des erstellten Scans, zum anderen dessen Unversehrtheit, die Integrität, nach. Dadurch ist nach Angaben von Lecos sichergestellt, dass der Beweiswert der originalen Papierversion auf das digitale Abbild übergeht.
„Bereits jetzt wird die Eingangspost für die Ämter und Büros, die schon mit der E-Akte arbeiten, kopierend eingescannt“, erklärt Carola Arnold, Projektleiterin des Basisdienstes Elektronische Vorgangsbearbeitung und Aktenführung bei der Stadt Leipzig. „Anders als bisher ist es nun aber nicht mehr erforderlich, die Posteingangsdokumente zusätzlich in Papierform ans Amt zu senden und dort abzulegen. Sie werden nun nach einer Aufbewahrungsfrist von 30 Tagen von Lecos datenschutzkonform entsorgt und vernichtet. Das spart uns im Amt viel Platz.“
Sollte dennoch einmal ein Dokument zusätzlich im Original benötigt werden, können die zuständigen Sachbearbeitenden dies über eine neue Funktion im DMS innerhalb der genannten Aufbewahrungsfrist im Scancenter von Lecos abfordern.
Wie Lecos weiter berichtet, ist der Produktivstart für das ersetzende Scannen als Teilprojekt bei der Einführung der E-Akte für das zweite Quartal 2022 geplant. Ämter und Organisationseinheiten der Stadt Leipzig, in denen die elektronische Aktenführung neu eingeführt wird, starten demnach im Posteingangsprozess gleich mit dem ersetzenden Scannen. Bereits auf die E-Akte umgestellte Ämter, deren Posteingang momentan noch kopierend gescannt wird, würden sukzessive nachgezogen und in das ersetzende Scannen eingebunden. „Es ist toll, dass wir damit einen weiteren wichtigen Schritt tun, um die verwaltungsinterne Zusammenarbeit medienbruchfrei und damit wirtschaftlich zu gestalten“, freut sich Carola Arnold. (bw)

https://www.leipzig.de
https://www.lecos.de

Stichwörter: Dokumenten-Management, Lecos, E-Akte, Leipzig

Bildquelle: Stadt Leipzig

Druckversion    PDF     Link mailen


 Anzeige

Weitere Meldungen und Beiträge aus dem Bereich Dokumenten-Management
Mittelangeln: Praxisnah digitalisieren Bericht
[26.9.2022] Im Amt Mittelangeln setzen die Verantwortlichen bei der digitalen Transformation auf Lösungen, die eng an der Verwaltungspraxis orientiert sind – ein Weg, der als Blaupause für andere Gemeinden dienen kann. mehr...
Amt Mittelangeln hat die digitale Transformation eingeleitet.
E-Akte: Potenziale heben Bericht
[12.9.2022] Die E-Akte gehört zu den noch nicht erschlossenen Rationalisierungspotenzialen der Verwaltung. Für die Digitalisierung raten die Software-Hersteller den Kommunen, sich bei der Prozessgestaltung nicht im Detail zu verlieren und das Front End mitzudenken. mehr...
Ohne E-Akte gibt es keine Verwaltungsdigitalisierung.
Werra-Meißner-Kreis: Gemeinsam zur E-Akte
[8.9.2022] Im Werra-Meißner-Kreis wollen sich elf Kommunen gemeinsam auf den Weg zur elektronischen Aktenführung machen. Finanziell unterstützt wird das Projekt im Rahmen des Programms „Starke Heimat Hessen“. mehr...
Content-Services-Plattform: Digitale Autobahn statt Papierstau Bericht
[2.9.2022] Moderne Content-Services-Plattformen stellen das nächste Level im Dokumenten-Management dar: Sie ermöglichen nicht nur die Digitalisierung papiergebundener Dokumente, sondern fungieren als zentraler Knotenpunkt, an dem Daten aus unterschiedlichsten Kommunikationskanälen und Applikationen zentral zusammengeführt werden. mehr...
Eine durchgängige Digitalisierung der Verwaltung ist mit papierbasierten Prozessen nicht möglich.
S-Management Services: Fertigformulare gegen Personalmangel
[2.9.2022] Nicht Geldknappheit, sondern Personalmangel ist der Hauptfaktor, der Kommunen daran hindert, ihre Digitalisierung voranzubringen. Dies ergab eine aktuelle Studie im Auftrag des BMWK. Der Formularspezialist S-Management Services zeigt, wie Kommunen trotzdem schnell entlastet werden können. mehr...
Suchen...

 Anzeige



Aktuelle Information des Verlags


In Zeiten der Corona-Pandemie werden wir aktuelle Ausgaben von Kommune21 allen Interessierten bis auf weiteres kostenfrei digital zur Verfügung stellen. Weisen Sie bitte auch Ihre Kolleginnen und Kollegen im Homeoffice auf diese Möglichkeit hin.

Wir haben an dieser Stelle eine Bitte an Sie:
Die gegenwärtige Situation macht einmal mehr deutlich, wie wichtig das Thema Digitalisierung auch in Ihrer Verwaltung, Behörde oder Schule ist. Kommune21 berichtet seit 20 Jahren über alle wichtigen Themen der IT-gestützten Verwaltungsmodernisierung und hilft, die Digitalisierung im Public Sector transparent und besser zu gestalten. Bitte prüfen Sie über Ihre Buchhaltung, ob Sie bereits ein reguläres Abonnement von Kommune21 haben. Wenn nicht, dann freuen wir uns, wenn Sie gerade in diesen Zeiten ein Abonnement in Betracht ziehen. Danke!

Kommune21, Ausgabe 09/2022
Kommune21, Ausgabe 08/2022
Kommune21, Ausgabe 07/2022
Kommune21, Ausgabe 06/2022
Kommune21, Ausgabe 05/2022

Aboverwaltung


Abbonement kuendigen

Abbonement kuendigen
Lecos GmbH
04103 Leipzig
Lecos GmbH
Aktuelle Meldungen