[16.2.2022] Kollaborationsplattformen können komplexe Projekte wie die Verwaltungsdigitalisierung essenziell unterstützen. Denn, wenn sie bestimmte Voraussetzungen erfüllen, sorgen sie trotz verflochtener Organisationsstrukturen sowohl intern als auch extern für mehr Transparenz und erleichtern die Teilhabe.

Moderne Kollaborationswerkzeuge helfen Unternehmen unterschiedlichster Größe dabei, ihre Geschäftsprozesse einfacher, effizienter und effektiver abzubilden. Schon vor der Corona-Pandemie gehörten solche Tools für sie deshalb zum Alltag. Aber auch öffentliche Einrichtungen und Versorgungsunternehmen investieren zunehmend in die Digitalisierung geschäftlicher Prozesse. Gemäß Onlinezugangsgesetz (OZG) sind Bund, Länder und Kommunen sogar dazu verpflichtet, bis Ende 2022 Verwaltungsleistungen digital über Online-Portale anzubieten. Dies umzusetzen, ist eine große Herausforderung. Verflochtene interne Strukturen mit diversen Silos erschweren hier die Durchlässigkeit über Abteilungen und Ebenen hinweg. Das wiederum behindert die Agilität und Flexibilität der Geschäftsprozesse und erschwert es, gemeinsame Standards und Richtlinien einzuhalten.

Transparent kommunizieren

Damit Behörden Digitalisierungsprojekte trotzdem erfolgreich umsetzen können, sollten sie Kollaborationsplattformen einsetzen, welche die Komplexität der Organisationsstrukturen abbilden. Im Idealfall lassen diese Plattformen eine einheitliche und transparente Kommunikation nach innen ebenso zu wie nach außen. Die einheitliche Kommunikation nach innen befördert die Durchlässigkeit sowohl von unten nach oben, als auch zwischen verschiedenen Teams und Abteilungen in der Behörde. Die transparente gegenseitige Lernfähigkeit insbesondere im Digitalisierungskontext wird beschleunigt. Die einheitliche Kommunikation nach außen wiederum ermöglicht es, externe Partner koordiniert einzubeziehen und beispielsweise Bürgerbeteiligungen einfach umzusetzen. Um die Zusammenarbeit an gemeinsamen Projekten zu erleichtern, sollten die Plattformen außerdem die Integration, Verwaltung, Bereitstellung und transparente Kommunikation von Echtzeitdaten und Statusinformationen erlauben. Auf dieser Basis können dann interne und externe Quellen in einer einfachen, visuellen Benutzeroberfläche verknüpft werden. Mit Kollaborationsplattformen, die diese Voraussetzungen erfüllen, können alle Beteiligten auf digitaler Ebene in die notwendigen Entwicklungsprozesse eingebunden werden. Die Projekte lassen sich transparent und interaktiv steuern.

Akzeptanz sicherstellen

Um eine hohe Akzeptanz und Nutzungsquote sicherzustellen, muss die Plattform einfach und intuitiv bedienbar sein. Die Technik sollte aus Anwendersicht in den Hintergrund treten. Andererseits entscheidet sich durch den technischen Funktionsumfang der potenzielle Nutzen einer Kollaborationsplattform. Ausschlaggebend dafür sind sechs sich ergänzende Bereiche. Zum einen ist das die Wissensbasis, wo Informationen jeder Art und Quelle zentral gespeichert und beliebig strukturiert werden. Auch das Innovationsmanagement zählt zu den elementaren Funktionsbereichen. Hier werden Ideen gesammelt, gefiltert, evaluiert und weiterentwickelt, sowie digitale Innovationen medienbruchfrei auf digitaler Ebene erarbeitet. Nächster Funktionsblock ist das Risiko-Management, wo verteilte und heterogene Risiken identifiziert, kontinuierlich überwacht und gesteuert werden. Feld vier bündelt das Kommunikationsmanagement. Die Kommunikation von Veränderungsprozessen wird hier koordiniert sowie interaktiv und medienübergreifend gesteuert. Block fünf betrifft das Strategie- und Portfolio-Management. Hier erfolgt die Strukturierung und Priorisierung digitaler Initiativen sowie die Erstellung von Roadmaps. Im sechsten Funktionsbereich – dem Projektmonitoring – werden heterogene Projekte gesteuert, auditiert und ausgewertet.

Modularer Aufbau

Die Kollaborationsplattform sollte modular aufgebaut sein, sodass die einzelnen Funktionen als Bausteine zugänglich sind. Die Module wiederum sollten an spezifische Anforderungen angepasst werden können. Auf dieser Basis wird ein schrittweiser Einstieg in das Digitalisierungsprojekt möglich. Trotzdem lässt sich schnell Nutzen stiften, da unkompliziert erste Erfahrungen und Erkenntnisse gesammelt werden. Die Schnelligkeit, mit der eine Plattform konzipiert, implementiert und kontinuierlich angepasst werden kann, rüstet des Weiteren für Ausnahmesituationen wie die Covid-19-Pandemie: es ist eine rasche Reaktion auf neue Herausforderungen möglich.
Summa summarum schafft eine digitale Kollaborationsplattform, die der komplexen Struktur in öffentlichen Einrichtungen gewachsen ist, ein Wissensnetzwerk, das eine organisationsweit einheitliche Planung und schnelle Kommunikation ermöglicht. Raum für Diskussionen oder das intuitive Visualisieren und Zusammenführen individueller Prioritäten lassen sich damit einfach und schnell umsetzen. Diese Funktionen stehen idealerweise sowohl intern einem geschlossenen Nutzungskreis als auch extern über sichere Redaktionsprozesse Bürgerinnen und Bürgern oder einem Kundenkreis zur Verfügung.

München liefert Beispiel

Beispiel für ein so umgesetztes Kooperationsportal ist das Münchner Digitalisierungsradar. Die bayerische Landeshauptstadt bündelt und strukturiert hier referats- und teamübergreifend alle Informationen über die Digitalisierungspläne. Zum einen erhalten so die Bürger Einblick in die Digitalisierungsvorhaben. Zum anderen haben die Mitarbeiter der Stadt direkten Zugriff, sodass Projekte in Teamarbeit, auf Basis der Plattform, weiterentwickelt werden können.

Dirk Kiefer ist Director Public Innovations bei CGI in Deutschland.

Digitalisierungsradar München (Deep Link)
https://www.cgi.com/de

Stichwörter: Portale, CMS, Projekt-Management, München

Bildquelle: Screenshot Digitalisierungsradar München