[21.4.2022] Das badische Eichstetten am Kaiserstuhl ist auf ein Ratsinformationssystem umgestiegen, womit die Gemeinde Ressourcen spart und die Umwelt schont.

In der badischen Gemeinde Eichstetten am Kaiserstuhl wird die Digitalisierung als Chance betrachtet, mit der wirtschaftliche, politische und ökologische Ziele gleichermaßen erreicht werden können. Ein Beispiel ist die Organisation der Verwaltung. Dort wurden bisher neben der Post auch Kopien, Einladungen zu Gemeinderatssitzungen oder Beratungsunterlagen manuell angefertigt und anschließend auf Papier verteilt. Das Ergebnis: hohe Kosten für Druckunterlagen, langsame Prozesse und ein unnötig unflexibles Sitzungsmanagement. „Neben den hohen Papierkosten und der ineffizienten Organisation war vor allem der Klimaschutz ein wichtiges Argument für die Suche nach einem digitalen Ratsinformationssystem“, erklärt Ulrich Porsche, Hauptamtsleiter der Gemeinde Eichstetten. „Der Umstieg auf ein digitales Sitzungsmanagement ist ein wichtiger Baustein, mit dem wir das Fundament für eine nachhaltigere Verwaltung legen.“
Durch Empfehlungen aus anderen Kommunen wurde die Gemeinde Eichstetten schließlich auf den Sitzungsdienst SD.NET der Firma Sternberg aufmerksam. Die Bielefelder Firma hat sich seit mehr als 30 Jahren auf die Entwicklung von Software-Produkten für das Sitzungsmanagement spezialisiert. „Wir haben uns das System näher angeschaut und die Beratung durch die Firma genutzt. Überzeugt haben uns vor allem die Möglichkeit zum digitalen Versand wichtiger Unterlagen und Dokumente sowie das intuitive Handling der Software“, erläutert Porsche. Darüber hinaus könne der Austausch zwischen allen Rathausmitarbeitern, den Gemeinderäten und vor allem auch den Bürgerinnen und Bürgern nun wesentlich einfacher und transparenter erfolgen.

Umstieg rentiert sich bereits jetzt

Intensive Schulungen durch die Firma Sternberg und der zielführende Support halfen beim Umstieg auf das neue System, das von den Verwaltungsmitarbeitern auch über mobile Endgeräte wie eigens angeschaffte iPads genutzt werden kann. Diese sind mit der Sitzungs-App iRICH ausgestattet, über die unter anderem Termine, Tagesordnungen, Vorlagen oder Protokolle und Beschlüsse veröffentlicht werden können. Auch eine Volltextsuche und das Einfügen eigener Notizen sind mit der mobilen Anwendung möglich. Das ist aber längst nicht alles. Denn auch Mitzeichnungen, Protokollgenehmigungen oder die Sitzungsabrechnung können über die iRICH-App – unabhängig von Zeit und Ort – bearbeitet und mitgeteilt werden.
„Wir haben so eine ganz neue Flexibilität gewonnen und sparen jede Menge Ressourcen. Das ist nicht nur kosteneffizient, sondern schont auch die Umwelt“, fasst Ulrich Porsche zusammen. „Für uns hat sich der Einsatz von SD.NET bereits jetzt bezahlt gemacht, und wir sind einen wichtigen Schritt auf dem Weg in eine digitale und nachhaltigere Zukunft gegangen.“

Annalena Döbele ist Verwaltungspraktikantin bei der Gemeinde Eichstetten und Studentin der Hochschule für öffentliche Verwaltung Kehl, Studiengang „Public Management“.

https://www.eichstetten.de
https://www.sitzungsdienst.net
Dieser Beitrag ist der Ausgabe April 2022 von Kommune21 im Schwerpunkt Ratsarbeit erschienen. Hier können Sie ein Exemplar bestellen oder die Zeitschrift abonnieren. (Deep Link)

Stichwörter: Sitzungsmanagement, RIS, Sternberg, Eichstetten, SD NET

Bildquelle: Gemeinde Eichstetten am Kaiserstuhl