Wolfsburg:
Modernisierung findet Stadt


[19.4.2022] Die Stadt Wolfsburg will ihre Verwaltung fit für die Zukunft machen. Dazu wurden unter anderem für die Themen-Cluster Personal-Management und Moderne Arbeitswelten entsprechende Maßnahmen erarbeitet.

Stadt Wolfsburg will sich zukunftsorientiert aufstellen. Wie bereitet man sich als Stadtverwaltung auf aktuelle und zukünftige Herausforderungen vor? Große Themen wie die kommunale Haushaltssituation, die Corona-Pandemie und eine gesteigerte Aufmerksamkeit gegenüber dem Klimaschutz führen dazu, dass Verwaltungen in vielen Bereichen umdenken und sich neu aufstellen müssen. Darüber hinaus gilt es, Megatrends wie den demografischen Wandel und die Digitalisierung als technologischen und gesellschaftlichen Wandel mitzugestalten, anstatt der ständigen Veränderung nur hinterherzueilen.
Unter dem Motto „Modernisierung findet Stadt“ wird das Thema der Verwaltungsmodernisierung in Wolfsburg seit dem Jahr 2019 verstärkt in den Vordergrund gerückt. Ziel ist es, die Verwaltung effektiver, effizienter und zukunftsorientiert zu gestalten. Die Modernisierung der Verwaltung ist eine bereichsübergreifende, kontinuierliche Gemeinschaftsaufgabe, die durch eine Koordinierungsstelle im Referat Zentrales Organisationsmanagement gesteuert wird. Dabei soll die Digitalisierung kein Selbstzweck sein und auch die Lehren aus der Corona-Pandemie mit langen Zeiten von eingeschränktem Besucherverkehr und mobilem Arbeiten sollen genutzt werden. Beide Themen werden die Arbeit in der Verwaltung maßgeblich verändern: Anforderungen und Bedürfnisse der aktuellen und zukünftigen Mitarbeitenden ändern sich. Die verschiedenen Arbeitsbereiche werden in puncto Zukunftsfähigkeit genau unter die Lupe genommen – mit dem Ziel, eine attraktive Arbeitgeberin zu sein und gleichzeitig den Bürgerinnen und Bürgern einen ausgezeichneten Service zu bieten.

Vier Themen-Cluster

2019 hat sich die Stadt Wolfsburg gemeinsam mit der Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt) auf den Weg gemacht, den städtischen Haushalt nachhaltig zu optimieren und die Verwaltung zu modernisieren. Im ersten Schritt wurde die Haushaltskonsolidierung mit Blick auf die städtischen Finanzen forciert. Diese Bestrebungen werden nach wie vor fortgesetzt. Im Rahmen des Prozesses erarbeiteten die KGSt und Mitarbeitende der Stadt Wolfsburg Optimierungsvorschläge. Gemeinsam mit dem Verwaltungsvorstand wurden daraus im Jahr 2020 vier Schwerpunktthemen für die Modernisierung identifiziert und festgehalten. Der Prozess soll aus vier Themen-Clustern bestehen: Personal-Management, Moderne Arbeitswelten, Struktur und Effizienz sowie Verwaltungsdigitalisierung.
Aus der gemeinsam entwickelten Vision der Verwaltungsmodernisierung leiten sich für die vier Themen-Cluster strategische Ziele ab. Diese werden in interdisziplinären Steuerungsgruppen weiterentwickelt und bei Bedarf ergänzt. Die Steuerungsgruppen stellen die „Maschinenräume der Modernisierung“ dar. Hier werden Maßnahmen entwickelt, hier bietet sich Raum für Innovation und eine Austauschplattform für die Projektarbeit. Durch neue Formen von Austausch und Zusammenarbeit wird sich auch die Organisationskultur weiterentwickeln. Jedes Projekt und jede Maßnahme werden so zum Katalysator für weitere Modernisierungsvorhaben.

Übergeordnete Projekt-Management-Stelle

Die Koordinierungsstelle für Verwaltungsmodernisierung im Referat Zentrales Organisationsmanagement der Stadt Wolfsburg trägt die Gesamtverantwortung für den Prozess. Sie ist die zentrale Steuerungseinheit im Modernisierungsprozess und Knotenpunkt der Kommunikation zwischen allen Akteuren. Als übergeordnete Projekt-Management-Stelle achtet sie darauf, dass die Projekte strategisch ausgerichtet sind und erfolgreich durchgeführt werden. Darüber hinaus bezieht sie Mitarbeitende aktiv in die Modernisierungsvorhaben ein. Durch Vorschläge aus einer Mitarbeiterbefragung und eigene fachliche Impulse sorgt sie für einen beständigen Austausch über Chancen zur Weiterentwicklung der Verwaltung.
Die Stadtverwaltung Wolfsburg will sich als moderne Arbeitgeberin aufstellen, um die demografische Entwicklung und den damit einhergehenden Fachkräftemangel erfolgreich zu gestalten. Dafür sind moderne Führungsmethoden sowie eine den laufenden Anforderungen entsprechende Qualifizierung der Mitarbeitenden essenziell. Um diese Ziele zu erreichen, werden im Cluster Personal-Management die Themenfelder Employer Branding, Recruiting, Personalplanung, Kompetenzen und Qualifizierung sowie Führung (Strukturen, Modelle, Stile) jeweils einen Schwerpunkt darstellen und ganzheitlich betrachtet.

Moderne Arbeitswelten

Unter dem Cluster Moderne Arbeitswelten werden im Verwaltungsmodernisierungsprozess neue Büroraumkonzepte, Arbeitsmittel und Arbeitsweisen erprobt, um Herausforderungen wie aktuell diejenige durch die Covid-19-Pandemie erfolgreich zu bewältigen. Ziel ist es, Innovationen zu fördern und passende Arbeitsbedingungen für die heterogenen Aufgaben der Kommunalverwaltung zu schaffen. Dazu werden die Themen Arbeitsmethoden und Kollaboration, mobiles Arbeiten, Desk-Sharing, aber auch Arbeitszeiten und -modelle in den Fokus genommen.
Damit die Stadt Wolfsburg effektiv und effizient arbeitet und die Struktur der Organisation optimal an den Aufgaben und Tätigkeiten der Verwaltung ausgerichtet ist, bedarf es im Cluster Struktur und Effizienz verschiedener Instrumente. Dazu gehören etwa Aufgabenkritik und Prozessoptimierung. Auch Wirtschaftlichkeitsaspekte spielen eine wegweisende Rolle.
Mit dem Gesetz zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen (OZG) kommen Verwaltungen an der Digitalisierung nicht mehr vorbei. Sie bietet Behörden viele Möglichkeiten, um besser und schneller arbeiten zu können – nach innen und außen. Unabhängig von Ort und Zeit können Mitarbeitende so auf Formulare und Informationen in digitaler Form zugreifen, Sachverhalte klären und Verwaltungsvorgänge beschleunigen. Vo­raussetzung dafür sind neben der benötigten Software auch die technische Ausstattung, sprich Hardware. Eine medienbruchfreie Kommunikation und Bearbeitung ist hier das angestrebte Ziel. Auch das Prinzip „one face to the customer“ – also eine feste Ansprechperson unabhängig von Anliegen und Kommunikationskanal – ist im Zuge der Verwaltungsdigitalisierung als ein Schwerpunkt zu sehen. Es dient dazu, Informationsverluste zu vermeiden und durch eine bessere Betreuung eine höhere Kundenzufriedenheit zu schaffen.

Partizipativer Prozess

Die Modernisierung der Stadtverwaltung Wolfsburg ist eine Aufgabe, die alle Mitarbeitenden, aber auch die Bürgerinnen und Bürger betrifft. Der Prozess soll daher soweit wie möglich partizipativ erfolgen, denn nur so kann er seine Wirkung entfalten und gelebt werden. Verwaltungsvorstand, Führungskräfte und Interessenvertretungen der Stadt Wolfsburg werden in einem nächsten Schritt eine gemeinsame Vision der Verwaltungsmodernisierung sowie gemeinsame strategische Ziele entwickeln.
Der Prozess der Verwaltungsmodernisierung bedarf in vielen Punkten eines Umdenkens und das Betreten neuer Wege. Was aber schon jetzt feststeht: Es handelt sich dabei um eine Daueraufgabe.

Katharina Jelitto ist in der Koordinierungsstelle für Verwaltungsmodernisierung im Referat Zentrales Organisationsmanagement der Stadt Wolfsburg tätig.

https://www.wolfsburg.de
Dieser Beitrag ist in der Ausgabe April 2022 von Kommune21 im Schwerpunkt Personalwesen erschienen. Hier können Sie ein Exemplar bestellen oder die Zeitschrift abonnieren. (Deep Link)

Stichwörter: Personalwesen, Wolfsburg

Bildquelle: Stadt Wolfsburg

Druckversion    PDF     Link mailen


Weitere Meldungen und Beiträge aus dem Bereich Personalwesen
Wissensmanagement: Die Boomer-Generation geht Bericht
[27.10.2022] Der Pensions- oder Renteneintritt der so genannten Boomer-Generation wird den Personalmangel in der Verwaltung weiter verschärfen. Ein nie dagewesener Wissensexodus droht. Es gilt nun, dieses Wissen nachhaltig zu sichern, verfügbar zu machen und weiterzuentwickeln. mehr...
krz: Vorbereitungen für die eAU
[22.9.2022] Ab dem 1. Januar 2023 sollen alle Ärzte, Krankenkassen und Arbeitgeber an der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) teilnehmen. Die derzeitige Pilotphase nutzt das Kommunale Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe (krz) zur bestmöglichen Vorbereitung auf den Echtbetrieb. mehr...
Studie: Frauen in der Führungsetage 2021
[27.7.2022] Die Ergebnisse der FIT-Public-Management-Studie für das Jahr 2021 liegen vor. Knapp 2.000 öffentliche Unternehmen der kommunalen, Bundes- und Landesebene wurden untersucht. In kommunalen Firmen lag der Anteil von Frauen in Vorstand, Geschäftsleitung oder Geschäftsführung bei 20,6 Prozent. mehr...
Die FIT-Public-Management-Studie untersucht den Frauenanteil im Top-Management öffentlicher Unternehmen.
Berlin: Vereinbarung für mobiles Arbeiten
[13.7.2022] Die Berliner Senatsverwaltung für Inneres, Digitalisierung und Sport sowie der Personalrat haben eine Dienstvereinbarung zum mobilen Arbeiten unterzeichnet. mehr...
Stuttgart: Rahmendienstvereinbarung zur IT
[6.7.2022] Eine neue Rahmendienstvereinbarung zur Digitalisierung und Informationstechnik bei der Landeshauptstadt Stuttgart ist unterzeichnet. Die Vereinbarung umfasst unter anderem eine Beschäftigungssicherung für die Mitarbeiterschaft, zeigt Vorteile der Digitalisierung auf und soll die Umsetzung erleichtern. mehr...
Suchen...

 Anzeige



Aktuelle Information des Verlags


In Zeiten der Corona-Pandemie werden wir aktuelle Ausgaben von Kommune21 allen Interessierten bis auf weiteres kostenfrei digital zur Verfügung stellen. Weisen Sie bitte auch Ihre Kolleginnen und Kollegen im Homeoffice auf diese Möglichkeit hin.

Wir haben an dieser Stelle eine Bitte an Sie:
Die gegenwärtige Situation macht einmal mehr deutlich, wie wichtig das Thema Digitalisierung auch in Ihrer Verwaltung, Behörde oder Schule ist. Kommune21 berichtet seit 20 Jahren über alle wichtigen Themen der IT-gestützten Verwaltungsmodernisierung und hilft, die Digitalisierung im Public Sector transparent und besser zu gestalten. Bitte prüfen Sie über Ihre Buchhaltung, ob Sie bereits ein reguläres Abonnement von Kommune21 haben. Wenn nicht, dann freuen wir uns, wenn Sie gerade in diesen Zeiten ein Abonnement in Betracht ziehen. Danke!

Kommune21, Ausgabe 11/2022
Kommune21, Ausgabe 10/2022
Kommune21, Ausgabe 09/2022

Aboverwaltung


Abbonement kuendigen

Abbonement kuendigen
Ausgewählte Anbieter aus dem Bereich Personalwesen:
ITEBO GmbH
49074 Osnabrück
ITEBO GmbH
AIDA ORGA GmbH
75391 Gechingen
AIDA ORGA GmbH
Aktuelle Meldungen