[24.5.2022] Um die mit Mitteln aus dem DigitalPakt beschafften IT-Ressourcen zu verwalten, bietet sich der Einsatz einer Inventar-Software an. Diese kann auch dabei helfen, der Nachweispflicht zur genauen Verwendung der Fördermittel nachzukommen.

Aktuelle Ausbauprojekte zur Digitalisierung an Schulen werden in der Regel durch den DigitalPakt des Bundes gefördert. Die Beantragung von zusätzlicher IT-Infrastruktur und Geräten ist in vielen Bundesländern und deren Kommunen bereits erfolgt und erste Erfolge sind sichtbar. Von der regionalen Bedarfsabfrage an Schulen bis zur Auslieferung von Geräten war es in vielen Fällen aber ein langer Weg voller Formulare und Sitzungen. Das liegt auch da­ran, dass die einzelnen Förderprogramme des DigitalPakts für viele Schulämter und Kommunalverwaltungen neue Fragen aufwarfen. Nicht wenigen Schulleitern und Verwaltungsangestellten wurde erst nach der Antragstellung klar, dass mit den neuen Netzwerken, Geräten, Verträgen und Lizenzen auch erweiterte Management-Bedürfnisse einhergehen. Um nach Fördermittelzusage und Gerätebestellung den Überblick zu behalten, braucht es daher eine gute Verwaltungsstrategie. Mit der im November 2020 eigens geschaffenen Zusatzvereinbarung „Administration“ zum DigitalPakt können auch Personalkosten für professionelle Administrations- und Support-Strukturen aus Bundesmitteln beglichen werden. Zudem möchte jeder Fördermittelgeber früher oder später erfahren, wie die ausgezahlten Finanzmittel konkret eingesetzt wurden. Es sind Berichte zu schreiben und Verwendungsnachweise einzureichen. Zu bedenken ist auch, dass sich Zuwendungsempfänger verpflichten, die Evaluation des DigitalPakts Schule zu unterstützen, die seitens des Landes oder des Bundes geschehen kann.

Mitteleinsatz von Anfang an dokumentieren

Wer von Anfang an auf eine klare Dokumentation des Mitteleinsatzes und der hierdurch möglichen Maßnahmen an Schulen achtet, ist auf der sicheren Seite. Beispielhaft für die Berichtsregularien soll hier die Verwaltungsvorschrift des Kultusministeriums Baden-Württemberg stehen. Nach dieser ist für Zuwendungsempfänger des DigitalPakts ein vereinfachter Verwendungsnachweis zulässig. Er muss innerhalb von drei Monaten nach Maßnahmenabschluss der Landesinvestitionsbank vorgelegt werden, welche vom Ministerium mit der Abwicklung der Förderung beauftragt wurde. Im Verwendungsnachweis zu bestätigen ist, dass die bewilligten Zuwendungen zweckentsprechend verwendet wurden. Daher sollten alle Aspekte rund um das Inventar (inklusive Zustand und Wartungen) fortlaufend dokumentiert werden. Um dies nicht händisch in selbsterstellten Tabellen erledigen zu müssen, kann sich die Investition in eine moderne und sichere Inventarisierungssoftware lohnen. Neben dem Verwendungsnachweis muss ein Sachbericht abgegeben werden. Hierzu bietet es sich an, Statistiken zur Nutzungshistorie der Geräte, Support-Verträge, Reparaturen und Software-Lizenzen anzugeben, die in einem solchen zentralen System zu den Inventarobjekten dokumentiert werden können.

Beispiel Remseck am Neckar

Welche Möglichkeiten eine Inventarisierungssoftware konkret bietet, zeigt das Beispiel der baden-württembergischen Stadt Remseck am Neckar. Dort planten die Verantwortlichen noch vor Ausbruch der Corona-Pandemie, im Mai 2019, Mittel aus dem DigitalPakt Schule zu beantragen. Hierfür wurde zunächst eine Bestandsaufnahme an allen Schulen durchgeführt und nach späterer Auszahlung verschiedener DigitalPakt-Mittel eine Vielzahl zusätzlicher IT-Ressourcen bestellt. Um diese sicher und nachvollziehbar verwalten zu können, schloss die Kommune einen Vertrag mit dem Züricher Unternehmen Timly Software. Deren Inventar-Software Timly ist ein modernes Dokumentationssystem für digitales und physisches Inventar, in der jedes Objekt virtuell katalogisiert werden kann. Neueintragungen und Änderungen können von verschiedenen berechtigten Nutzern getätigt werden. Schulleiter und kommunales Verwaltungspersonal behalten so den Überblick über digitale Endgeräte, Lizenzverträge und IT-Zubehör. Dazu erhält jedes mit Fördermitteln angeschaffte Objekt eine eindeutige Inventarnummer, die als Etiketten mit QR-Codes aufgeklebt werden. Mit einem einfachen Smartphone lässt sich der Code scannen und es können dann verschiedene Aktionen in der Inventar-Software durchgeführt werden – etwa um eine Standortänderung oder einen Defekt des Geräts zu melden.

Zusatzaufwand vermeiden

Sich rechtzeitig über die Verwaltung der Ressourcen aus dem DigitalPakt Gedanken zu machen, lohnt sich für Schulen und kommunale Schulträger auch aus anderen Gründen. So vermeidet eine Inventarverwaltungssoftware bereits während der Förderlaufzeit eine Menge Zusatzaufwand. Fragen wie „Wer hat gerade welches Gerät?”, „Wann wird welche Ressource wo benötigt?”, „In welchem Zustand befindet sich das Inventar?” oder „Wann fallen Wartungsfristen an?”, lassen sich mit einer solchen Software schnell beantworten.
In der Stadt Remseck ergab sich 2019 aus der Bestandsaufnahme unter anderem, dass die recht unterschiedlichen digitalen Voraussetzungen an den Schulen einander angeglichen werden sollen. Darum schuf die Verwaltung eine neue Stelle, die Schulen und Verwaltungsmitarbeitende bei der Digitalisierung unterstützt. Eine ungenügende Auslastung der neuen IT-Ressourcen kann mithilfe von Timly vermieden werden, wenn vorausschauend bestellt und fortlaufend abgeglichen wird, ob das Personal über alle Möglichkeiten der vorhandenen Hard- und Software informiert ist.

Johannes Pfeiffer ist Chief Marketing Officer (CMO) der Timly Software AG, Zürich.

https://www.stadt-remseck.de
https://timly.com
Dieser Beitrag ist in der Ausgabe Mai 2022 von Kommune21 erschienen. Hier können Sie ein Exemplar bestellen oder die Zeitschrift abonnieren. (Deep Link)

Stichwörter: Schul-IT, DigitalPakt Schule, Remseck am Neckar, Timly

Bildquelle: Timly Software AG