Essen:
Digitale Personalakte


[10.5.2022] Als erster Fachbereich der Stadtverwaltung Essen geht das Amt für Zentralen Service mit seinen digitalen Personal- und Kindergeldakten produktiv. Es handelt sich um ein Pilotprojekt zur Einführung eines zentralen Dokumenten-Management-Systems (DMS).

Das Essener Amt für Zentralen Service geht mit digitalen Personal- und Kindergeldakten produktiv. In Essen geht jetzt das Amt für Zentralen Service mit seinen digitalen Personal- und Kindergeldakten produktiv. Wie die Ruhrmetropole mitteilt, handelt es sich um den ersten Fachbereich der Stadtverwaltung, der mit dem zentralen Dokumenten-Management-System (DMS) d.velop documents arbeitet.
Entstanden sei die Personalaktenlösung unter der Projektleitung der städtischen Digitalisierungsstrategie. Zum Entwickler-Team zählte neben Software-Anbieter d.velop public sector und dem Amt für Zentralen Service auch das Essener Systemhaus (ESH). Die Partner konnten mit d.velop documents nicht nur eine digitale Personalaktenstruktur mit Anbindung an die vorhandene SAP-Schnittstelle realisieren, heißt es vonseiten der Stadt weiter. Auch Posteingangsprozesse und fachbereichsübergreifende Berechtigungsstrukturen ließen sich umsetzen. Dem Fachbereich stehe somit ein medienbruchfreier Weg vom Posteingang bis zur Bearbeitung der Personal- und Kindergeldakten zur Verfügung.
Parallel habe die zentrale Scan-Stelle der Stadt ihre Arbeit aufgenommen, welche die komplette Papierpost direkt in das DMS digitalisiere. Bereits am ersten Tag im Echtbetrieb habe das Amt für Zentralen Service knapp 200 Dokumente mit über 300 Seiten gescannt, mehr als 200 Dokumente in über 30 Personalakten abgelegt und mehr als zehn Workflows abgeschlossen. Die Einbindung der circa 14.000 Bestandspersonalakten soll in Kürze folgen. Mit dem erfolgreichen Start im Pilotbereich sind laut Essen die Weichen für das digitale Arbeiten im neu geplanten BürgerRatHaus gestellt. Alle Erfahrungen, die während des Projekts und beim Produktivstart gesammelt wurden, können der flächendeckenden DMS-Einführung in der Verwaltung dienen. Das betreffe nicht nur technische, rechtliche oder strukturelle Aspekte, sondern auch den Change-Management-Prozess für die weitere Digitalisierung der Stadtverwaltung. (ve)

https://www.essen.de
https://www.d-velop.de
Informationen zum neuen BürgerRatHaus Essen (Deep Link)

Stichwörter: Dokumenten-Management, d.velop, E-Akte, Essen

Bildquelle: Elke Brochhagen, Stadt Essen

Druckversion    PDF     Link mailen


Weitere Meldungen und Beiträge aus dem Bereich Dokumenten-Management
Dokumenten-Management: Investition in die Zukunft Interview
[26.2.2024] Im Interview erläutert Tobias Bisgwa, Bereichsleiter Professional Services bei Optimal ­Systems Hannover, warum die Digitalisierung ein Muss ist und welche Vorteile die Inte­gration von Künstlicher Intelligenz in die Dokumenten-Management-Lösung enaio bietet. mehr...
Tobias Bisgwa, Bereichsleiter Professional Services bei Optimal ­Systems Hannover
S-Management Services: Formulare KI-gestützt ausfüllen
[15.1.2024] Das auf Formular-Management spezialisierte Unternehmen S-Management Services präsentiert mit Business KI einen neuen Technologiebaustein, der die bestehenden Formulare für Online-Anträge ergänzt. KI soll das Ausfüllen vereinfachen und zur Steigerung der Datenqualität beitragen. mehr...
Dokumenten-Management: Scheitern abwenden Bericht
[29.9.2023] Bei der E-Akte handelt es sich zunächst einmal nur um ein Stück Software. Damit sie als Gesamtlösung für Kommunen funktioniert, fehlen heute oft zwei Komponenten: eine organisatorische Beratung und die Digitalisierung bestehender Papierakten. mehr...
Kommunen benötigen bei der Einführung der E-Akte Unterstützung.
Wuppertal: Kein Platz für Aktenordner Bericht
[8.9.2023] Mit ersten Fallakten im Steueramt und Jobcenter ging es vor vielen Jahren los – inzwischen arbeitet die Stadt Wuppertal durchgängig mit dem digitalen Aktenplan. Wenn 2025 das neue Bürgerhaus eingeweiht wird, soll kein Aktenordner mit umziehen müssen. mehr...
Im Wuppertaler Rathaus soll künftig komplett papierlos gearbeitet werden.
Märkischer Kreis: Zeitgemäße BuT-Anträge
[25.8.2023] Über das Serviceportal des Märkischen Kreis können auch Leistungen des Bildungs- und Teilhabepakets online beantragt werden. Da der zuständige Fachbereich bereits mit DMS und intelligenten Antragsformularen arbeitet, war er auf den Antragsanstieg seit Januar gut vorbereitet. mehr...
Die passende IT-Infrastrukter erleichtert das Abarbeiten der BuT-Anträge seitens der Verwaltung.