[30.6.2022] Die Stadt Hagen hat sich bereits vor einigen Jahren auf den Weg zur elektronischen Bearbeitung eingehender Rechnungen gemacht. Das hat sich im Nachgang als gute Entscheidung erwiesen und wertvolle Erfahrungen eingebracht.

Bereits vor der Verpflichtung zum Empfang von E-Rechnungen wurde bei der Stadt Hagen ab dem Jahr 2015 ein Workflow zur elektronischen Verarbeitung von eingehenden Rechnungen eingeführt. Vorrangig sollten damit eine schnellere Rechnungsbearbeitung und eine Verbesserung der internen Abläufe erreicht werden. Auf Basis des vorhandenen SAP-ERP-Systems wurde dazu eine Lösung der Firma xSuite implementiert, die bereits seit 2013 im Rahmen der SAP-Einführung beim städtischen Eigenbetrieb HABIT (Hagener Betrieb für Informationstechnologie) pilotiert wurde. Diese Pilotierung lieferte wichtige Erkenntnisse, die bei der Einführung innerhalb der Stadtverwaltung von Vorteil waren. So konnten Erfahrungen mit den Rechten und Rollen oder auch beim Einscannen von Rechnungen gesammelt werden. Anstatt diese einzelnen Personen zuzuordnen, wurde mit Empfängergruppen gearbeitet, was auch dann eine zügige Bearbeitung gewährleistet, wenn ein Mitarbeitender einmal verhindert ist.
Aufgrund der Größe der Stadtverwaltung Hagen konnte die Einführung der E-Rechnung nur in mehreren Wellen realisiert werden. Dieser mehrstufige Roll-out stellte das Projekt aber auch vor Herausforderungen. So musste für eine gewisse Übergangszeit bei eingehenden Rechnungen unterschieden werden, für welchen Bereich diese bestimmt waren, und es mussten beide Wege (papiergebunden und elektronisch) parallel betrieben werden. Wenn möglich empfiehlt es sich daher, die Umstellung auf die E-Rechnung für alle betroffenen Bereiche zeitgleich, am besten zum Wechsel des Haushaltsjahres, durchzuführen.

Alle Bereiche beteiligen

Die Implementierung des elek­tronischen Rechnungsbearbeitungsworkflows erfolgte bei der Stadt Hagen im Rahmen eines Einführungsprojekts. Eine der Herausforderungen hierbei: Es mussten alle Bereiche der Verwaltung beteiligt werden, da in der Regel auch in allen Bereichen Rechnungen zu bezahlen sind. Es handelt sich deshalb nicht um ein Projekt der Finanzbuchhaltung, sondern um ein klassisches Organisationsprojekt. Im Einführungsprojekt wurden zunächst die bestehenden Prozesse aufgenommen und dokumentiert. Im Anschluss wurden für die Standardbearbeitungsprozesse auf die Verwaltung passende Sollprozesse entworfen. Hierbei ist zwischen drei unterschiedlichen Prozessen zu unterscheiden: Rechnungen mit Bestellbezug, wie zum Beispiel Ausschreibungen oder Abrufe aus einem Rahmenvertrag, Rechnungen ohne Bestellbezug wie laufende Wartungs- oder Pflegeverträge sowie besondere Rechnungen. Zu letzteren zählen etwa Baurechnungen.
Die bei der Stadt Hagen eingehenden papiergebundenen Rechnungen werden eingescannt und im PDF-Format in den elektronischen Rechnungsworkflow eingebracht. Bereits elektronisch eingehende Rechnungen (nur im PDF-Format) lassen sich direkt in den Workflow übernehmen. Für den Empfang wurde ein eigenes E-Mail-Postfach eingerichtet, um den Zugang der Rechnungen zu kanalisieren. Personengebundene E-Mail-Postfächer sind zu vermeiden. Es empfiehlt sich, die Rechnungen unter Berücksichtigung der Technischen Richtlinie 03138 – Ersetzendes Scannen (TR-RESISCAN) des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnologie (BSI) – zu digitalisieren. Eine entsprechende Musterverfahrensbeschreibung der Bundes-Arbeitsgemeinschaft der Kommunalen IT-Dienstleister, Vitako, bildet hierfür eine gute Grundlage.
Nachdem der elektronische Rechnungsworkflow erfolgreich implementiert war, war zur Umsetzung von XRechnung bei der Stadt Hagen „nur“ die Einführung eines weiteren E-Rechnungsformats erforderlich. Hilfreich war dabei, dass die Stadt an der Entwicklung des Standards XRechnung bei der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) mitgearbeitet hatte. Dadurch konnte schnell festgelegt werden, welche Informationen der Rechnungssteller in welchen Feldern der XRechnung für die Verarbeitung bei der Stadt Hagen zu übermitteln hat.

E-Rechnungsportale bieten viele Vorteile

Für Kommunen und alle weiteren öffentlichen Auftraggeber bietet es sich an, entsprechende E-Rechnungsportale zu nutzen, da diese im Vergleich zum individuellen Empfang der Rechnungen – etwa per E-Mail – verschiedene Vorteile bieten. So stellt das Portal beispielsweise sicher, dass es sich um eine valide, also technisch fehlerfreie Rechnung, handelt und diese virenfrei ist. Zudem erfolgt eine Dokumentation im Sinne der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) und bei den meisten Portalen eine Visualisierung der eingehenden Rechnungen.
In Nordrhein-Westfalen können Kommunen das E-Rechnungsportal des Landes zur Sicherstellung des gesetzlich vorgegebenen Empfangs von E-Rechnungen im Sinne der EU-Richtlinie 2014/55/EU kostenfrei nutzen. Dieses kommt auch in Hagen zum Einsatz. Die Abholung der Rechnung und der dazugehörigen Dokumente erfolgt mittels eines CLI-Clients, welcher in regelmäßigen Abständen selbstständig prüft, ob neue XRechnungen für die Stadt Hagen im Portal vorliegen. Diese werden dann automatisch heruntergeladen, sodass für die Abholung keine manuellen Arbeiten mehr notwendig sind.
Die Adressierung innerhalb des E-Rechnungsportals NRW erfolgt mittels der LeitwegID, welche als Pflichtangabe die Zuordnung der Rechnung zum Rechnungsempfänger sicherstellt. Sie wird bundesweit nach einheitlichen Regeln gebildet und wurde ebenfalls von der KoSIT entwickelt und betrieben. Die Stadt Hagen hat sich bewusst für nur eine LeitwegID entschieden, da diese, ähnlich wie eine Postanschrift, nur die Zustellung der XRechnung innerhalb des Portals gewährleisten soll. Eine Verteilung der eingehenden Rechnungen innerhalb der Stadtverwaltung erfolgt dann nach anderen, in XRechnung vorhandenen Feldern, wie der Auftrags-, Bestell-, Projekt- oder Vertragsnummer.

Nächstes Projekt schon in den Startlöchern

Im Nachgang betrachtet, hat sich die Entscheidung der Stadt Hagen zur Einführung des elektronischen Rechnungsbearbeitungsworkflows als absolut richtig erwiesen. Sowohl während der Corona-Pandemie als auch nach der Flutkatastrophe, die dazu führte, dass das Hagener Rathaus für einen gewissen Zeitraum nicht genutzt werden konnte, mussten die Mitarbeitenden der Stadt eine Zeit lang im Homeoffice arbeiten. Ohne den elektronischen Rechnungsworkflow wäre das in dieser Form nicht möglich gewesen.
Nach der Einführung eines elek­tronischen Eingangsrechnungsworkflows und der Umsetzung der XRechnung können sich die Kommunen aber nicht zurücklehnen, denn das nächste Projekt steht schon in den Startlöchern: Mit dem Kooperationsprojekt zur standardbasierten Digitalisierung des öffentlichen Einkaufs- und Beschaffungsprozesses wurden durch den IT-Planungsrat weitere Schritte hin zu einem komplett digitalen und medienbruchfreien Beschaffungsprozess eingeleitet.

Marco Hasken leitet im Fachbereich für Informationstechnologie und Zentrale Dienste der Stadt Hagen die Abteilung SAP – Software und Service.

https://www.hagen.de/erechnung
https://www.xsuite.com
Dieser Beitrag ist in der Ausgabe Juni 2022 von Kommune21 im Schwerpunkt E-Rechnung erschienen. Hier können Sie ein Exemplar bestellen oder die Zeitschrift abonnieren. (Deep Link)

Stichwörter: Finanzwesen, xSuite, Hagen, E-Rechnung

Bildquelle: Stadt Hagen/Michael Kaub