[26.8.2022] Als erste Gemeinde des Kreises Herford hat Hiddenhausen ein neues Planungs- und Vergabefahren für Kita-Plätze eingeführt. Stefanie Schlagner, damals stellvertretende Amtsleiterin in Hiddenhausen, erteilt Auskunft über das erfolgreiche Pilotprojekt.

Frau Schlagner, was hat Sie in der Gemeinde Hiddenhausen bewogen, den ersten Schritt zu tun und mit der Lösung kitaVM von Anbieter Trinuts zu starten?

Der Entschluss fiel noch vor meiner Zeit. In Hiddenhausen bestand jedoch schon lange der Wunsch nach einem einheitlichen Anmeldesystem. Da war kein langes Überlegen nötig, als der Kreis Herford einen Piloten für dieses Projekt suchte.

Was waren vor der Einführung von kitaVM die größten Probleme bei der Abwicklung der Platzvergabe?

Es fehlte die Transparenz. Jede Einrichtung führte eigene Wartelisten. So konnte nicht wirklich nachvollzogen werden, welche Kinder wo angemeldet waren, ob ein Kind schon untergekommen oder noch auf Platzsuche war. Ein endgültiges Bild ergab sich erst, wenn uns die Kitas ihre Zusagen mitgeteilt hatten. So blieb ein Überblick über den tatsächlichen Bedarf aus. Die Eltern mussten in den Jahren vor kitaVM einen echten Anmeldemarathon hinlegen. In den Anmeldewochen galt es, mehrere Einrichtungen zu besuchen und sich in jeder Wunsch-Kita anzumelden. Außerdem bekamen sie dann mehrere Zusage- beziehungsweise Absageschreiben. Mit kitaVM ist es jetzt viel einfacher: Für die Anmeldung reicht es aus, eine Kita zu besuchen und sich dort für alle Wunsch-Kitas vormerken zu lassen. Die Besichtigung der Kitas kann losgelöst von den Anmeldewochen ganz entspannt im Vorfeld erfolgen. Das bedeutet weniger Zeitdruck für Eltern und Kita-Leitungen. Außerdem schätzen die Eltern sehr, dass sie mit kitaVM nur noch ein Zusage- oder Absageschreiben erhalten.

Zwischen der Entscheidung, kitaVM einzusetzen und dem Produktivstart lagen nur wenige Monate. War dieser Zeitraum ausreichend?

Der Zeitraum war eng getaktet, aber vollkommen ausreichend. Natürlich hätten sich einige Kita-Leitungen etwas mehr Zeit für die Einführung gewünscht, aber dank der guten Unterstützung des Supportteams konnten alle Kitas pünktlich starten.

Welche besonderen Anforderungen der Gemeinde und/oder des Kreises galt es während der Einführung zu beachten?

Alle Kitas und die freien Träger waren frühzeitig eingebunden, was den Kollegen im Kreisjugendamt und uns das Leben bezüglich der Kommunikation, der Organisation von Schulungen und auch der Betreuung in der ersten Anwendungsphase sehr erleichtert hat. Der Kreis hat zusätzlich noch die Prüfung der rechtlichen Absicherung (etwa Vertrag und Datenschutz) und die ­Absprachen zur tatsächlichen ­Ausgestaltung der Umsetzung übernommen. Trotz des engen Zeitrahmens verlief die Einführung angenehm reibungslos, nicht zuletzt aufgrund der guten Abstimmung mit dem Dienstleister.


Was war Ihnen bei dem neuen Verfahren am wichtigsten?

Es war uns wichtig, dass eindeutig zu erkennen ist, wie viele Kinder sich in einem Kita-Jahr anmelden wollen, um einen besseren Überblick über den Platzbedarf zu erhalten. So haben wir Planungssicherheit und können ermitteln, in welchem Ortsteil zukünftige Ausbauten notwendig werden.

Wie war die Unterstützung durch die freien Träger?

Alle Träger waren offen für das neue Verfahren und haben von Anfang an intensiv mitgewirkt. Die Kita-Leitungen haben die Umsetzung motiviert und produktiv vorangetrieben.

Welche Rückmeldungen kamen aus den Kitas? Wurden die Erwartungen vor und während der Vergabe erfüllt, und welche Vorteile wurden besonders geschätzt?

Die Rückmeldungen der Kita-Leitungen waren durchweg positiv. Nur vereinzelt gab es Anmerkungen oder sind Fehler aufgetreten, die bei Pilotprojekten naturgemäß vorkommen. Dank der schnellen und professionellen Reaktion des Dienstleisters konnten Wünsche immer schnell umgesetzt und Probleme zeitnah behoben werden. Die erste Vergabe mit kitaVM verlief somit nahezu reibungslos. Seit der Einführung des Verfahrens werden die Absagen zentral von der Gemeinde Hiddenhausen und nicht mehr von den einzelnen Einrichtungen verschickt. Das freut die Kita-Leitungen, da es ihnen viel Arbeit abnimmt. Die Gemeinde wiederum kann genau sehen, welche Kinder in welchem Ortsteil noch auf freie Plätze warten.

Und wie haben die Eltern das neue Verfahren aufgenommen?

Sehr gut. Sie freuen sich schon auf die Freischaltung von mykitaVM, der Eltern-App für die Online-Vormerkung und direkte Kommunikation zwischen Eltern, Kitas und Verwaltung.

In diesem Jahr starten nun alle anderen Gemeinden des Kreises mit kitaVM. Was ist aus Ihrer Sicht der Hauptvorteil von kitaVM für die einzelnen Gemeinden?

Ohne Frage die umfassende Transparenz. Alle Beteiligten können klar über einzelne Fälle oder über die Gesamtsituation tagesaktueller Fallzahlen sprechen. Und es ist anzumerken, dass die Kommunikation sowohl zwischen den Kita-Leitungen der verschiedenen Träger wie auch insgesamt jetzt optimal läuft. Das fördert die Zusammenarbeit ungemein. Mit kitaVM haben wir nun ein zeitgemäßes und sehr effizientes Verfahren für die Planung und Vergabe unserer Kita-Plätze, das sowohl von den Beteiligten als auch von den Eltern geschätzt wird.

Interview: Dr. Frank Siebert, Geschäftsführer Trinuts GmbH

https://www.kreis-herford.de
https://www.trinuts.de
https://www.kitavm.de
Dieser Beitrag ist in der Ausgabe August 2022 von Kommune21 erschienen. Hier können Sie ein Exemplar bestellen oder die Zeitschrift abonnieren.  (Deep Link)

Stichwörter: Portale, CMS, Kreis Herford, Hiddenhausen, kitaVM, Trinuts

Bildquelle: Kreis Herford