[30.8.2022] Ab Januar 2023 werden manche Verwaltungsleistungen umsatzsteuerpflichtig. Die neuen Umsatzsteuersätze müssen ins Kassensystem der kommunalen Zahlslstellen übernommen werden. Nicht immer ist klar, welche Leistungen betroffen sind. Kassensystem-Spezialist EDV Ermtraud gibt einen Überblick.

Standesamtliche und andere Verwaltungsleistungen unterliegen ab Januar 2023 in Teilen der Umsatzsteuerpflicht. Diese Änderung wurde bereits 2015 mit einer Änderung des Umsatzsteuergesetzes (UStG) auf den Weg gebracht, bis Ende 2022 gelten noch übergangsweise Steuerbefreiungen. Ab Anfang kommenden Jahres muss dann Umsatzsteuer gebucht werden. Kommunen sind insbesondere von den Neuregelungen in § 2b UStG betroffen. Demnach müssen juristische Personen des öffentlichen Rechts (jPdöR) marktrelevante Leistungen nach gleichen Grundsätzen erbringen wie andere. Nachdem das auf kommunale Kassensysteme spezialisierte Unternehmen EDV Ermtraud bereits über die Unterscheidung von umsatzsteuerpflichtigen und umsatzsteuerfreien Leistungen informiert hatte (wir berichteten), gibt es nun einen Überblick über die Praxis bei Zahlstellen und Kassensystemen.

Worauf beim Kassensystem achten?

Vielerorts nehme eine zentrale Zahlstelle im Kassenamt des Rathauses das Geld und die elektronischen Zahlungen für verschiedenste Fachämter an. Insbesondere an der zentralen Zahlstelle müsse daher auf die Revisionssicherheit des Kassensystems geachtet werden, so EDV Ermtraud. Der gesamte Katalog der kommunalen Gebühren und Leistungen müsse mit korrekten Umsatzsteuersätzen angelegt und verbucht werden. Für dezentrale Kassenstrukturen, Abteilungskassen und Außenstellenkassen gälten die gleichen Regeln zur Umsatzsteuerpflicht wie für die Zentralstelle – unabhängig davon, ob Bargeld angenommen oder bargeldlos kassiert werde.
Im Kassensystem muss das korrekte Umsatzsteuermerkmal – also der relevante Steuersatz – hinterlegt werden. Im Kassensystem TopCash von EDV Ermtraud helfe die zentrale Verwaltung der Umsatzsteuersätze, so der Hersteller. Damit sei es möglich, auch auf besonderen Lagen einzugehen – etwa zeitlich befristete reduzierte Steuersätze wie im ersten Corona-Jahr oder die Anwendung „exotischer Mehrwertsteuersätze“ wie beispielsweise beim Holzverkauf aus dem Gemeindewald.
Zum Jahresbeginn 2023 muss die Kasse auch mit einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) prüfungssicher gestaltet werden (wir berichteten). Die netzwerkgebundene TSE ist im Verfahren von EDV Ermtraud per LAN eingebunden und soll nach Herstellerangaben höchste Verfügbarkeit garantieren – selbst dann, wenn die Cloud-TSE bei einer gestörten Internet-Verbindung ausfalle.

Beratungsbedarf bei den Kommunalkassen

Die Frage, welche Leistungen mit welcher Mehrwertsteuer belegt werden sollen, ist nach Einschätzung des Kassenspezialisten EDV Ermtraud für viele kommunale Kassenämter drängend, denn je nach Bereich werden nicht alle Vorgänge mit Umsatzsteuer belegt. Derzeit stellten die Finanzbehörden – Ministerien, Oberfinanzdirektionen oder Landesfinanzämter – dazu auch keine einheitlichen Gebühren-Steuer-Zuordnungskataloge zur Verfügung. Die Abgrenzung obliegt der jeweiligen Kommune. Allerdings würden die örtlich zuständigen Finanzämter die Verwaltungen dazu beraten; als Bezugsrahmen dienten dabei die allgemeinen Vorschriften und Interpretationshilfen des Bundesfinanzministeriums.
Auch EDV Ermtraud kann laut eigenen Angaben die Kassenämter effektiv unterstützen. Bundesweite Kontakte zur Finanzverwaltung seien bereits geknüpft worden. Mit einer geeigneten Kassen-Software gestalteten sich Umsatzsteuer und Fiskalisierung zumindest hinsichtlich der Buchung für die Kommunalkassen pflegeleicht, so EDV Ermtraud. Eine Kassenmodernisierung biete neben der Revisionssicherheit weitere Vorteile im Hinblick auf bürgernahes Abrechnen von Girocard, Kreditkarte, Google- und ApplePay-Zahlvorgängen. (sib)

https://www.edv-ermtraud.de

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