Heide:
Hausweite Digitalisierung mit enaio


[28.10.2022] Die hausweite Verwaltungsdigitalisierung geht die Stadt Heide mit dem Dokumenten-Management-System enaio von Optimal Systems an. Bereits seit dem Jahr 2006 arbeitet sie mit der Lösung, die mit den Jahren gruppen- und sachbezogen ausgeweitet wurde.

Die Stadt Heide geht die Verwaltungsdigitalisierung mit dem DMS enaio an. Um Verwaltungsvorgänge effizienter und zeitgemäß gestalten zu können, hat sich die Stadt Heide für die flächendeckende Einführung des Dokumenten-Management-Systems (DMS) enaio entschieden. Das berichtet jetzt Optimal Systems als Anbieter des DMS. Bereits im Jahr 2006 habe die Kommune in Schleswig-Holstein die Enterprise Content Management (ECM) Suite enaio für 13 User zur Anbindung der Finanz-Software CIP eingeführt. Im selben Jahr habe die Stadt die Pilotphase im Fachdienst Finanzen/Stadtkasse gestartet. „Wir wollten mit der Zeit gehen und die Digitalisierung in unsere Verwaltung bringen“, berichtet EDV-Leiter Knut M. Dannenberg. „Unser damaliges File-System war sehr unflexibel in der Handhabung, sodass Daten in der Masse verloren gegangen sind. Fileserver, Profil-System, Outlook-Postfach – alle diese verschiedenen digitalen Ablageorte bedeuteten Mehrarbeit und langsamere Prozesse. Um produktiver und schneller arbeiten zu können, ist unsere Wahl auf das DMS enaio gefallen.“ Mit den Jahren ist die Ausweitung des DMS jeweils gruppen- und sachbezogen auf weitere Fachdienste erfolgt, berichtet Optimal Systems. Heute zähle die Lösung in Heide 92 User. Von großer Bedeutung seien für die Stadt die regelmäßigen Schulungen des Personals in drei bis fünf Personengruppen. Denn die Motivation und das Verständnis der Mitarbeitenden seien für die Realisierung des hausweiten Ausbaus essenziell.
Als nächstes wolle die Stadt das Modul Vertragsverwaltung in enaio einführen und etablieren. Weiterhin diene das DMS als das zentrale Verfahren für den Schriftverkehr und die Aktenpflege, sodass die weitere Anbindung von Fachverfahren avisiert ist. (ve)

https://www.heide.de
https://www.optimal-systems.de

Stichwörter: Dokumenten-Management, Optimal Systems, enaio, Heide

Bildquelle: OPTIMAL SYSTEMS

Druckversion    PDF     Link mailen


 Anzeige

Weitere Meldungen und Beiträge aus dem Bereich Dokumenten-Management
Generative KI: Wenn die E-Akte auf Fragen antwortet Bericht
[8.5.2024] Die öffentliche Verwaltung muss täglich große Mengen an Informationen verarbeiten, gleichzeitig erwarten die Bürger immer schnellere Services. Intelligente Such-Software hilft den Behörden dabei, diesen Spagat zu meistern. Noch mehr Möglichkeiten bietet die Integration generativer KI. mehr...
Die Integration generativer KI erweitert das Anwendungsspektrum einer intelligenten Such-Software.
regisafe: Umfassendes Update
[8.5.2024] Ein Update seiner Dokumenten-Management-Lösung hat der Software-Hersteller comundus regisafe herausgebracht. Wichtigste Neuerungen sind die Cloud-Lösung, die Möglichkeit zur steuerlichen Prüfung nach §2b UStG und erweiterte Funktionen für die digitale Signatur. mehr...
Ehringshausen: E-Akte optimiert Arbeitsgrundlage Bericht
[2.5.2024] Binnen drei Monaten konnte die Gemeinde Ehringshausen alle ihre Bauakten in die elektronische Akte transferieren. Da die bisherigen Daten der Papierakten um Metadaten aus dem Geo-Informationssystem ergänzt wurden, fand mit der Digitalisierung auch eine qualitative Aufwertung statt. mehr...
Sagen der Arbeit im Aktenarchiv ade: Elena Taboada, Sachbearbeiterin im Bauverwaltungsamt, und Klaus-Peter Bender, Leiter des technischen Bauamts Ehringshausen.
Ingolstadt: Die Zukunft umsetzen Bericht
[23.4.2024] Das Jobcenter Ingolstadt bietet alle wesentlichen Leistungen digital an. Bei der Einführung der Online-Dienste wurde es vom IT-Dienstleister Prosoz unterstützt. mehr...
Das Ausfüllen der Online-Formulare ist mit jedem Gerät möglich.
Online-Formulare: Lessons Learned Bericht
[19.4.2024] Aus der Erfahrung bei der Entwicklung und Pflege von mehr als 500 OZG-Formularen sowie deren Bereitstellung und Prozessintegration für Hunderte kommunale Verwaltungen lassen sich sechs fundamentale Erkenntnisse ziehen. mehr...
Worauf bei Online-Formularen geachtet werden sollte.