[16.11.2022] Die Umstellung auf die doppische Buchhaltung hat kommunale Finanzverwaltungen in eine neue Ära marktwirtschaftlichen Zuschnitts katapultiert. Damit öffnet sich die Tür hin zu ganzheitlichen Procure-to-Pay-Strecken, optimiert durch Business Intelligence.

Mit dem Neuen Steuerungsmodell (NSM) können Kommunen strategisch planen; die finanzwirtschaftlichen Instrumente und Verfahren dazu bietet die Doppik. Das Ziel, die Finanzhaushalte der Kommunen auf das Prinzip der Doppik umzustellen, wird unter dem Begriff Neues kommunales Finanzmanagement (NKF) zusammengefasst. Eine zielorientierte Verwaltungssteuerung entsprechend der Richtlinien des NKF bedeutet für Finanzabteilungen auch, dass sie sich nun auch intensiver mit Controlling-Themen beschäftigen können und sollten. Haushaltszahlen lassen sich natürlich auch auf Papier oder mithilfe von Excel vergleichen. Der Einsatz einer Business Intelligence (BI) Software bietet aber mehr Möglichkeiten. Dass die Hürden für deren Einsatz gefallen sind, liegt an der Digitalisierung und der damit verbundenen Standardisierung.
BI unterstützt Finanzverwaltungen darin, Geschäftsentscheidungen auf Basis fundierter Zahlen und nicht nur mittels Erfahrung und Bauchgefühl zu treffen. Dafür bedarf es valider Daten. Spätestens seitdem SAP die Verfügbarkeit und Auswertbarkeit von Daten in Echtzeit als einen zentralen Vorteil seiner HANA-Datenbank ausgelobt hat, weitet sich der Blick. BI-Anwendungen werden nun nicht mehr überwiegend in den Bereichen Customer Relationship Management (CRM), Vertrieb oder Marktforschung verortet, sondern auch in den Finanzprozessen. In der neuen Produktgeneration S/4HANA ist die In-Memory-Plattform SAP HANA integraler Bestandteil der ERP-Suite. Das eröffnet ungeahnte Möglichkeiten.

Transparenz und Flexibilität

Ganzheitliche Procure-to-Pay (P2P)-Strecken, also die Verknüpfung vorgelagerter Einkaufsprozesse mit der Rechnungsbearbeitung im Zuge der Digitalisierung, werden auch in der Verwaltung künftig häufiger genutzt werden. BI-Technologien zum Einsatz zu bringen, bedeutet also mehr Transparenz und Flexibilität in den Auswertungen sowie höhere Sicherheit in der Planung und Budgetierung. Dezentrale Einheiten lassen sich damit im Sinne der Gesamtverwaltung steuern.
Die Möglichkeiten, mit BI aus Daten Informationen zu generieren, sind nahezu unbegrenzt. Gleichzeitig ist die Datengrundlage wichtige Voraussetzung und größte Herausforderung. Denn die Rohdaten müssen nicht nur digital und in ausreichender Menge vorliegen, sondern auch auswertbar sein. Das heißt, sie brauchen eine gewisse Qualität, sollten also zum Beispiel wenig Fehler und Dubletten enthalten. Denn mangelnde Qualität war der Grund dafür, dass Business Intelligence in Einkauf und Beschaffung – und erst recht im Bereich P2P – bislang noch nicht durchgehend eingesetzt wurde. Der Aufwand, die Daten nutzbar zu machen, war oftmals zu groß.
Diese Ausgangssituation ändert sich allerdings gerade durch Digitalisierung und Standardisierung, sodass BI sich auch in Einkauf und Beschaffung lohnend einsetzen lässt. Für die Bearbeitung von Dokumenten setzen viele Behörden mittlerweile auf elektronische Workflows. Damit beschleunigen sich nicht nur Abläufe und ortsunabhängiges Arbeiten, digitale Prozesse und Dokumente liefern auch digitale Daten und lassen sich damit überhaupt erst digital auswerten.

Datenqualität nimmt zu

Eine Kundenumfrage des Unternehmens xSuite hat ergeben, dass bei einer der wichtigsten Dokumentenarten, den Rechnungen, 83 Prozent der befragten Organisationen heute mindestens die Hälfte ihrer Rechnungen im PDF-Format erhält. Bei elektronischen Dokumenten fällt naturgemäß auch der fehleranfällige Schritt der Digitalisierung weg. Damit steigt die Qualität der Daten im System.
Immer mehr digitale Dokumente sind außerdem direkt maschinenlesbar. Gegenwärtig ist PDF noch das vorherrschende Format, zumindest bei Rechnungen. Der Trend geht jedoch hin zu maschinenlesbaren XML-Formaten. Durch diese Formate fällt auch der Schritt der Beleglesung weg und damit eine weitere Fehlerquelle. Aufgrund der Digitalisierung im Finanzwesen nimmt also nicht nur das Volumen der digital vorliegenden Daten zu. Was ebenfalls steigt, ist die Datenqualität. Und in diesem Zuge lässt sich BI auch in P2P-Prozessen sinnvoll einsetzen.
Wo lassen sich also aus P2P-Dokumenten und -Prozessen mithilfe von BI-Technologie verwertbare Informationen generieren? Beispiele dafür gibt es in der Beschaffung und bei Lieferantenbeziehungen, bei der Liquiditätsplanung oder der Verbesserung interner Prozesse. So kann Business Intelligence im ersten Fall Lieferanten kategorisieren: Was sind die wichtigsten Lieferanten, bei denen sich eine intensivere Betreuung lohnt? Sollen diese nach Anzahl der Bestellungen oder nach Einkaufsvolumen kategorisiert werden? Es ist auch möglich, die Zuverlässigkeit von Lieferanten zu vergleichen und zu bewerten: Wie lange dauert es, bis eine Bestellung bestätigt wird? Wie häufig weicht die Bestätigung von der Bestellung ab?

Optimierungspotenzial wird ersichtlich

Im Bereich der Liquiditätsplanung kann BI durch Kombination mit künstlicher Intelligenz aus vorliegenden Daten Vorhersagen treffen. Etwa darüber, wie viele Rechnungen voraussichtlich im nächsten Monat, Quartal oder Jahr von welchem Lieferanten eingereicht werden und auf welche Summen sie sich belaufen werden. Und schließlich ist es für die Optimierung interner Prozesse hilfreich zu wissen, wie lange die Bearbeitungszeit für eine Rechnung war und wie viele Beschäftigte involviert waren.
Werden diese Prozesse durch BI transparent, tritt auch das Optimierungspotenzial in ihnen zutage. Kommunalverwaltungen können damit ihre Abläufe nach marktwirtschaftlichen Gesichtspunkten gestalten und die eigene Effizienz erhöhen. Aus P2P-Szenarien – die sie mit Lösungen wie denen von xSuite bereits digitalisiert und automatisiert haben – holen die Verwaltungen dann noch mehr heraus.

Dina Haack ist Head of Marketing bei der xSuite Group.

https://www.xsuite.com
Dieser Beitrag ist in der Ausgabe November 2022 von Kommune21 erschienen. Hier können Sie ein Exemplar bestellen oder die Zeitschrift abonnieren. (Deep Link)

Stichwörter: Finanzwesen, xSuite Group GmbH, Business Intelligence (BI), KI

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