München:
Tschüs Papier, hallo Input-Management


[22.12.2022] Die Stadt München will in der Verwaltung ab dem Jahr 2024 ein KI-gestütztes Input-Management für Dokumente einführen und sich damit konsequent von Papierdokumenten und Medienbrüchen verabschieden. Erfahrungen mit einer solchen Lösung in kleinerem Maßstab gibt es schon.

Die Münchner Stadtverwaltung will ihre Arbeit konsequent auf digitale Prozesse und damit auf eine papierlose interne Verwaltungsarbeit umstellen. Gänzlich los wird die Stadtverwaltung Papierdokumente aber nicht. Für die Bürger soll es weiterhin verschiedene Wege geben, mit ihrer Verwaltung in Kontakt zu treten – sowohl digital als auch über den Postweg. Zudem gibt es viele Dokumente, die noch nicht digital vorliegen.
Nun berichtet die bayerische Landeshauptstadt in ihrem Digitalblog über die geplante Umstellung und stellt Ansätze vor, die gewährleisten sollen, dass eingehende Dokumente an die richtige Stelle gelangen. Zum Einsatz soll ein stadtweites, KI-gestütztes Input-Management kommen, das sich auf alle eingehenden Dokumente wie Briefe, E-Mails, Faxe und Datei-Uploads erstreckt.

Von der Interimslösung zum festen Baustein

Bereits im November 2021 ist die neue stadtweit standardisierte E-Akte an 4.000 Arbeitsplätzen der Münchner Verwaltung gestartet (wir berichteten). In diesem Zuge wurde Anfang 2022 zunächst eine Interimslösung zum Inputmanagement eingerichtet, im November 2022 gab es dann ein Stadtratsbeschluss zur Beauftragung des langfristigen Konzepts. Ab dem Jahr 2024 soll dieses Konzept sukzessive umgesetzt werden.
Inputmanagement-Lösungen erfüllen mehrere Kernaufgaben: die Konsolidierung von Eingangskanälen durch Zentralisierung, eine KI-gestützte Klassifikation und Extraktion von Daten aus eingehenden Dokumenten sowie die Übermittlung an korrespondierende Folgesysteme.

Bestmögliche Datenqualität für die Folgesysteme

Um eingehende Dokumente zentral verarbeiten zu können, müssen diese zunächst in ein einheitliches digitales Format gebracht werden. Dazu werden papierbasierte Eingänge gescannt. Bereits im Rahmen der Münchner Interimslösung wurde ein Scan-Service etabliert, dieser soll auch weiterhin genutzt werden. Im Anschluss klassifiziert die KI des Inputmanagement-Services die eingegangenen Dokumente. Sie könne etwa aufgrund des typischen Aufbaus erkennen, ob es sich um eine Rechnung handelt. Mit der Datenextraktion gehe die KI dann noch einen Schritt weiter: Nach einem entsprechenden Training sei das System in der Lage, alle auf dem Dokument ausgewiesenen relevanten Informationen auszulesen und anschließend zu prüfen. Um die bestmögliche Datenqualität an die Folgesysteme zu liefern, erfolge dies in einigen Fällen – wenn Informationspunkte nicht genügend abgesichert werden können – auch durch menschliche Prüfer.

Inputmanagement beseitigt Medienbrüche

Der letzte Schritt ist die Übermittlung der Dokumente an das korrekte Folgesystem. Ähnlich wie in analogen Prozessen müssen die eingehenden Dokumente an den richtigen Adressaten oder das richtige System weitergeleitet werden. So müssen aktenrelevante Dokumente beispielsweise auch in der zugehörigen E-Akte landen. Auch dafür sorge der Inputmanagement-Service.
Ein professionelles Inputmanagement könne eine wesentliche Hürde für durchgängige digitale Prozesse mit vielen Beteiligten aus dem Weg räumen, so das Fazit aus München. Denn es beseitige (teil-)automatisiert Medienbrüche und bringe ebenso Dokumente auf den richtigen Weg. Dadurch würden Mitarbeitende entlastet und Prozesse schneller und transparenter. (sib)

https://muenchen.digital

Stichwörter: Dokumenten-Management, München



Druckversion    PDF     Link mailen




 Anzeige


Weitere Meldungen und Beiträge aus dem Bereich Dokumenten-Management
Wuppertal: Kein Platz für Aktenordner Bericht
[8.9.2023] Mit ersten Fallakten im Steueramt und Jobcenter ging es vor vielen Jahren los – inzwischen arbeitet die Stadt Wuppertal durchgängig mit dem digitalen Aktenplan. Wenn 2025 das neue Bürgerhaus eingeweiht wird, soll kein Aktenordner mit umziehen müssen. mehr...
Im Wuppertaler Rathaus soll künftig komplett papierlos gearbeitet werden.
Märkischer Kreis: Zeitgemäße BuT-Anträge
[25.8.2023] Über das Serviceportal des Märkischen Kreis können auch Leistungen des Bildungs- und Teilhabepakets online beantragt werden. Da der zuständige Fachbereich bereits mit DMS und intelligenten Antragsformularen arbeitet, war er auf den Antragsanstieg seit Januar gut vorbereitet. mehr...
Die passende IT-Infrastrukter erleichtert das Abarbeiten der BuT-Anträge seitens der Verwaltung.
E-Akte: Durchgängige Digitalisierung als Ziel Bericht
[21.8.2023] Mit der E-Akte sollen Dokumente leichter zugänglich, Prozesse verschlankt und Zeit und Kosten gespart werden. Eine digitale Aktenführung ist ein wichtiger Meilenstein. Das Ziel einer Ende-zu-Ende-Digitalisierung ist aber damit noch lange nicht erreicht. mehr...
Eine digitale Aktenführung ist ein wichtiger Meilenstein auf dem Weg zu einer durchgängigen Verwaltungsdigitalisierung – darf aber nicht als Endziel verstanden werden.
ekom21: Digitalisate aus Papierakten
[17.8.2023] Die Digitalisierung von Altakten ist ein wichtiger Schritt, um die Effizienz, Sicherheit und Nachhaltigkeit in Unternehmen und Organisationen zu verbessern. ekom21 hat das Portfolio zur Altaktenverscannung erweitert: das neue Angebot eignet sich auch für kleinere Scanprojekte. mehr...
d.velop: Partnerschaft mit natif.ai
[14.8.2023] Ab sofort kooperiert der Dokumenten-Management-Spezialist d.velop mit dem deutschen KI-Start-Up natif.ai. Dessen DSGVO-konforme Dienste können Dokumente sortieren, trennen und verschiedenste Informationen daraus automatisiert auslesen. mehr...
Weitere FirmennewsAnzeige

EU-Richtlinie 2016/2102: So funktioniert barrierearme Rechnungsverarbeitung
[22.8.2023] Einen barrierearmen Zugang zu Websites und mobilen Anwendungen zu gewährleisten, dazu sind öffentliche Stellen in Deutschland und der EU seit 2019 verpflichtet. Was bedeutet dies für die Verarbeitung eingehender Rechnungen in SAP? Sind Dokumentenprozesse überhaupt betroffen? mehr...

Stadt Essen nutzt Eingangsrechnungsworkflow der xSuite im großen Stil: Sichere Planung durch Rechnungsworkflow
[23.3.2023] Essen ist eine moderne Wirtschafts-, Handels- und Dienstleistungsmetropole im Herzen des Ruhrgebiets. Sie ist Konzernzentrale, zum Beispiel für RWE AG, Evonik Industries AG, E.ON Ruhrgas AG, GALERIA Karstadt Kaufhof GmbH und Hochtief AG. Die Messe Essen ist etabliert unter den Top-Ten der deutschen Messeplätze. Was viele Besucher angesichts der modernen Essener Skyline verblüfft: Die Geschichte der Stadt ist älter als die Berlins, Dresdens oder Münchens. Essen feierte im Jahr 2002 das 1150-jährige Jubiläum von Stift und Stadt Essen. mehr...
Suchen...

 Anzeige



 Anzeige

 Anzeige



Aboverwaltung


Abbonement kuendigen

Abbonement kuendigen
Ausgewählte Anbieter aus dem Bereich Dokumenten-Management:
IT-Guide Plusd.velop AG
48712 Gescher
d.velop AG
KID Magdeburg GmbH
39104 Magdeburg
KID Magdeburg GmbH
ITEBO GmbH
49074 Osnabrück
ITEBO GmbH
ekom21 – KGRZ Hessen
35398 Gießen
ekom21 – KGRZ Hessen
Aktuelle Meldungen