[1.12.2023] In Paderborn wird unter anderem die Planung des Weihnachtsmarkts künftig in einer übersichtlichen Veranstaltungssoftware und mit zentraler Datenverwaltung umgesetzt.

Hinter den Kulissen beginnt die Planung eines Weihnachtsmarkts bereits lange vor der Adventszeit. Das Amt für Öffentlichkeitsarbeit und Stadtmarketing in Paderborn hat hierfür eine wegweisende Entscheidung getroffen: Bereits seit dem Jahr 2022 bietet die nordrhein-westfälische Kommune ein digitales Bewerbungsverfahren für ihre Markt- und Volksfestveranstaltungen an. Nach erfolgreicher zweijähriger Probezeit, während der neben den digitalen auch herkömmliche Papierbewerbungen akzeptiert wurden, hat die Stadtverwaltung nun beschlossen, ab dem kommenden Jahr ausschließlich digitale Bewerbungen anzunehmen.
Für das Projekt hatte sich Paderborn zwei starke Partner an Bord geholt: Form-Solutions und LTE Consulting. Der Firma Form-Solutions gelingt es derzeit, mit dem Antragsmanagement 4.0 für mehr als 2.000 Kunden die Front Ends von deren Antragsverfahren anwender- und nutzerfreundlich über das Internet bereitzustellen. LTE Consulting ist Hersteller des Fachverfahrens Marktmeister Pro für die Planung von Volksfesten, Märkten und ähnlichen Veranstaltungen. Beide IT-Dienstleister haben zusammen nun einen Antragsassistenten für die Volksfestbewerbung entwickelt, der Form-Solutions-Kunden in ihrem Formularverlag zur Verfügung steht.

Weniger Fehler, höhere Planungsqualität

„Der große Vorteil für uns als Veranstaltungsplaner ist dabei, dass die eingereichten Online-Bewerbungen nicht nur als CSV- oder Excel-Export vorliegen, sondern auch medienbruchfrei in unser Fachverfahren Marktmeister Pro überführt werden. Dort können die Anträge geprüft und anschließend verwaltet werden. Das spart Zeit, reduziert Fehlerquellen und erleichtert unsere Arbeit enorm“, erklärt Marktmeister Matthias Amediek. Gemeinsam mit seinem vierköpfigen Team verantwortet er die Planungen von neun Paderborner Veranstaltungen mit insgesamt mehr als 1.600 Bewerbungen pro Jahr. „Eine der größten Aufgaben im Rahmen der Bewerbungserfassung ist es, die eingehenden Anträge daraufhin zu prüfen, ob diese korrekt und formgerecht sind“, fährt Amediek fort. „Mithilfe eines durchdachten Online-Diensts sowie durch technische Validierungen – beides gestaltet durch unsere IT-Abteilung mithilfe des Antragsmanagement 4.0 – wird Sorge getragen, dass keine fehlerhaften Übermittlungen stattfinden.“
Bei der fachlichen Prüfung der Bewerbereingaben erkennt die Marktmeister-Pro-Software, ob es sich um einen neuen Betrieb handelt oder dieser dem System bereits bekannt ist. Ist letzteres der Fall, kontrolliert die Software für den Marktplaner, ob es Unterschiede zwischen den vergangenen und den aktuellen Angaben gibt, diese werden dann entsprechend farblich markiert. „Durch dieses Verfahren beheben wir Eingabefehler und sichern eine höhere Planungsqualität“, so Amediek.

Magali Carole Salzmann ist Marketingmanagerin bei der Form-Solutions GmbH.

https://www.paderborn.de
https://www.form-solutions.de
Dieser Beitrag ist in der Ausgabe Dezember 2023 von Kommune21 erschienen. Hier können Sie ein Exemplar bestellen oder die Zeitschrift abonnieren.  (Deep Link)

Stichwörter: Fachverfahren, Form-Solutions, Formular-Management, Antragsmanagement, LTE Consulting

Bildquelle: Besim Mazhiqi