Hamm:
E-Akte fürs Schwerbehindertenrecht


[17.4.2024] Als eine der ersten Kommunen hatte die Stadt Hamm im Jahr 2016 die Digitalisierung im Schwerbehindertenrecht angepackt und das Projekt mittlerweile abgeschlossen. Mehr als 2,7 Millionen Blatt Papier wurden in die elektronische Akte überführt.

Hamm: Im Sachgebiet Schwerbehindertenrecht wurden mehr als 2,7 Millionen Blatt Papierakten digitalisiert. Die Stadt Hamm hat im Schwerbehindertenrecht nun vollständig auf die elektronische Aktenführung umgestellt. Mit dem Mammutprojekt, seine rund 31.000 Papierakten zu digitalisieren, hatte das Sachgebiet Schwerbehindertenrecht des Amts für Bezirksangelegenheiten nach Angaben der Stadtverwaltung im Sommer 2016 begonnen. „Damals waren wir eine der ersten Kommunen, die das Thema Digitalisierung im Schwerbehindertenrecht angegangen ist“, blickt Thomas Köster, Leiter des Amts für Bezirksangelegenheiten, zurück. Dafür sei eigens ein Hochleistungsscanner mit Einzugfunktion für das Sachgebiet angeschafft worden. „In den vergangenen rund siebeneinhalb Jahren haben die Kolleginnen und Kollegen jede einzelne Papierakte händisch auf die Digitalisierung vorbereitet und eingescannt – rund 2,7 Millionen Blatt Papier“, erklärt Köster. Zur Vorbereitung wurden die Akten ausgeheftet, wesentliche Inhalte überprüft und aktualisiert. Heftklammern, Tackernadeln und weitere metallische Gegenstände, die den Scan behindern könnten, wurden händisch aus den Akten entfernt. „Diese Arbeiten haben die Mitarbeitenden neben ihrer täglichen Arbeit erledigt“, betont Stephanie Möller, Leiterin des Sachgebiets Schwerbehindertenrecht im Bürgeramt Pelkum.
Die digitalen Akten wurden im Anschluss in die Fachanwendung überführt – und stehen dort nun digital zum Abruf und zur Bearbeitung bereit. „Die E-Akte bietet uns einige Vorteile, die die tägliche Arbeit erleichtern und zeitliche Abläufe erheblich verkürzen können“, freut sich Stephanie Möller. „Zum einen mussten Akten im Schwerbehindertenrecht früher häufig verschickt werden, etwa an ärztliche Dienste oder an die Fachaufsicht – und in dieser Zeit war eine Bearbeitung nicht möglich. Das entfällt nun, die Akten können digital zur Verfügung gestellt werden und bleiben gleichzeitig digital verfügbar. Außerdem bieten zum Beispiel Lesezeichen- und Suchfunktion in der digitalen Akte komfortable Werkzeuge, welche zum Beispiel ein Blättern in den Akten ersparen.“ Daneben erleichtere die E-Akte das Arbeiten im Homeoffice und spare Ressourcen. Die Alt-Akten – mit einem Gewicht von etwa 13,5 Tonnen – wurden laut der Stadt Hamm nach Abschluss der Digitalisierung vernichtet. (bw)

https://serviceportal.hamm.de

Stichwörter: Dokumenten-Management, E-Akte, Hamm

Bildquelle: Stadt Hamm

Druckversion    PDF     Link mailen


 Anzeige

Weitere Meldungen und Beiträge aus dem Bereich Dokumenten-Management
Generative KI: Wenn die E-Akte auf Fragen antwortet Bericht
[8.5.2024] Die öffentliche Verwaltung muss täglich große Mengen an Informationen verarbeiten, gleichzeitig erwarten die Bürger immer schnellere Services. Intelligente Such-Software hilft den Behörden dabei, diesen Spagat zu meistern. Noch mehr Möglichkeiten bietet die Integration generativer KI. mehr...
Die Integration generativer KI erweitert das Anwendungsspektrum einer intelligenten Such-Software.
regisafe: Umfassendes Update
[8.5.2024] Ein Update seiner Dokumenten-Management-Lösung hat der Software-Hersteller comundus regisafe herausgebracht. Wichtigste Neuerungen sind die Cloud-Lösung, die Möglichkeit zur steuerlichen Prüfung nach §2b UStG und erweiterte Funktionen für die digitale Signatur. mehr...
Ehringshausen: E-Akte optimiert Arbeitsgrundlage Bericht
[2.5.2024] Binnen drei Monaten konnte die Gemeinde Ehringshausen alle ihre Bauakten in die elektronische Akte transferieren. Da die bisherigen Daten der Papierakten um Metadaten aus dem Geo-Informationssystem ergänzt wurden, fand mit der Digitalisierung auch eine qualitative Aufwertung statt. mehr...
Sagen der Arbeit im Aktenarchiv ade: Elena Taboada, Sachbearbeiterin im Bauverwaltungsamt, und Klaus-Peter Bender, Leiter des technischen Bauamts Ehringshausen.
Ingolstadt: Die Zukunft umsetzen Bericht
[23.4.2024] Das Jobcenter Ingolstadt bietet alle wesentlichen Leistungen digital an. Bei der Einführung der Online-Dienste wurde es vom IT-Dienstleister Prosoz unterstützt. mehr...
Das Ausfüllen der Online-Formulare ist mit jedem Gerät möglich.
Online-Formulare: Lessons Learned Bericht
[19.4.2024] Aus der Erfahrung bei der Entwicklung und Pflege von mehr als 500 OZG-Formularen sowie deren Bereitstellung und Prozessintegration für Hunderte kommunale Verwaltungen lassen sich sechs fundamentale Erkenntnisse ziehen. mehr...
Worauf bei Online-Formularen geachtet werden sollte.
Suchen...

 Anzeige

 Anzeige



Aboverwaltung


Abbonement kuendigen

Abbonement kuendigen
Ausgewählte Anbieter aus dem Bereich Dokumenten-Management:
IT-Guide PlusCC e-gov GmbH
20097 Hamburg
CC e-gov GmbH
S-Management Services GmbH
70565 Stuttgart
S-Management Services GmbH
ITEBO GmbH
49074 Osnabrück
ITEBO GmbH
Axians Infoma GmbH
89081 Ulm
Axians Infoma GmbH
LORENZ Orga-Systeme GmbH
60489 Frankfurt am Main
LORENZ Orga-Systeme GmbH
Aktuelle Meldungen