Wiesbaden:
Personenstandsregister wird digital

[14.7.2022] Nur wenn die Personenstandsdaten digital vorhanden sind, klappt der vom OZG vorgesehene Registeraustausch. In Wiesbaden werden daher seit Juni 2022 die bisher papiergebundenen Geburtenregister digital erfasst. Dabei kommt bundesweit erstmals die Lösung DiRegiSta zum Einsatz.

Im Jahr 2019 hat das Standesamt Wiesbaden Urkunden aus dem Eheregister mithilfe der Software DiRegiSta digitalisiert. Dabei arbeiteten der Verlag für Standesamtswesen, das Software-Unternehmen inovoo und der kommunale IT-Dienstleister ekom21 zusammen. Nun folgt mit den Geburtenregistern die zweite Phase des Projekts. Wie die hessische Landeshauptstadt berichtet, ist dies erforderlich, da häufig Nachweise und Dokumente beigefügt werden müssen. Diese würden bislang bei persönlichen Terminen vorgelegt sowie häufig auch postalisch verschickt. Die Bearbeitungszeit und der Aufwand seien dabei erheblich und ließen sich durch effiziente Digitalisierung auf Bruchteile verringern. Dies entspricht auch dem OZG, das verlangt, dass Daten und Nachweise aus Registern der Verwaltung digital abgerufen werden können. Um diese Vorgabe zu erfüllen, müssen alle standesamtlichen Personenstandsregister digitalisiert werden.

Relevante Jahrgänge nachträglich digitalisieren

Da Geburten-, Ehe- und Sterberegister erst seit 2009 elektronisch erstellt und geführt werden, ist der größte Teil der Personenstandsregister nach wie vor papiergebunden. Insbesondere die Personenstandsregister der Jahrgänge 1980 bis 2009 müssen jetzt nacherfasst werden, denn bei diesem Personenkreis seien weitere Beurkundungsfälle wie etwa bei Heirat oder Geburt eines Kindes am wahrscheinlichsten.
In Wiesbaden sind nach Angaben der Stadt rund 120.000 Personenstandsregister betroffen. Damit diese von der Software DiRegiSta ausgelesen werden können, mussten sie zunächst in einem besonderen Dateiformat eingescannt werden. Dazu hat das Standesamt eine Kooperation mit der gemeinnützigen Einrichtung Facettenwerk geschlossen.
Seit Anfang Juni 2022 steht den Wiesbadener Standesbeamten die Software DiRegiSta zur Verfügung, die über Funktionen wie OCR-Schrifterkennung und künstliche Intelligenz verfügt und so die effiziente Digitalisierung unterstützt. Nach der Schrifterkennung durch DiRegiSta folgen eine Validierung und eventuelle Korrektur und schließlich das elektronische Signieren der geprüften Personenstandsregister im elektronischen Register (ePR). Bald soll in Wiesbaden nach Aussage von Bürgermeister Oliver Franz ein digitaler Abruf der Daten komplett und ohne lange Wartezeit möglich sein. (sib)

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Stichwörter: Dokumenten-Management, Verlag für Standesamtswesen, ekom21, Wiesbaden, Registermodernisierung, inovoo, DiRegiSta

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