20.6.2022 Beim Thema Rechnungsbearbeitung ist für Kommunen noch lange nicht Schluss in Sachen Automatisierung. Es zeichnen sich bereits die nächsten Schritte ab, wie öffentliche Verwaltungen ihre internen kaufmännischen Abläufe im Sinne eines bürgerfreundlichen eGovernments weiter optimieren können.

Wenn es um konkrete Einsatzszenarien von Digitalisierung und Automatisierung im kommunalen Bereich geht, war bislang vor allem von der Eingangsrechnungsverarbeitung die Rede. Kein Wunder: Schließlich besteht seit April 2020 – mit der EU-Richtlinie 2014/55/EU als Ausgangspunkt – die Verpflichtung, elektronische Rechnungen in einem maschinenlesbaren Format annehmen zu können. Softwarelösungen wie die der xSuite Group unterstützen bei ihrer Entgegennahme und weiteren Verarbeitung.

Bei der Frage, wie das Rad der Automatisierung nun weiter gedreht werden kann, eröffnen sich verschiedene Handlungsfelder. Dabei geht es im Wesentlichen immer um dokumentenbasierte Prozesse in Einkauf und Buchhaltung. Vier Schritte skizzieren die Möglichkeiten:

1. Vorgelagerte Prozesse standardisieren und automatisieren

Kommunen betrachten verstärkt die vorgelagerten Prozesse und digitalisieren sowie standardisieren auch die Beschaffung. Die E-Rechnung wird damit weitergedacht in Richtung Procure-to-Pay (Bestellen und Bezahlen). Bei der KoSIT lautet der Arbeitstitel „XBestellung“, vom FeRD wurde „Order-X“ bereits veröffentlicht. Dies sind quasi die Pendants zu XRechnung bzw. ZUGFeRD am Beginn der Beschaffungskette. Ihr Einsatz erlaubt eine nochmals weitergehende Automatisierung bis zur schlussendlichen „Dunkelbuchung“ von Rechnungen.

Auch bei der Rechnungsbearbeitung selbst können Kommunen im Vorfeld für mehr Automatisierung sorgen, indem sie für einen möglichst hohen Anteil an Rechnungen mit Bestellbezug sorgen. Diese lassen sich später viel schneller und einfacher verarbeiten als Rechnungen ohne dazugehörige Bestellung. Wenn im Zuge der Bedarfserfassung bereits alle notwendigen Freigaben erteilt wurden, muss dieser Arbeitsschritt bei der Rechnungsverarbeitung nicht noch einmal stattfinden.

Bei Rechnungen mit Bestellbezug ist eine Automatisierung bis hin zur Verbuchung komplett im Hintergrund (sogenannte Dunkelbuchungen) möglich. Außerdem kann bei Rechnungen dann ein 3-Way-Match vorgenommen werden. Dieser Abgleichsmechanismus erhöht die Sicherheit des Prozesses: vor Fehlern genauso wie vor Betrugsversuchen.

Um Prozesse im Finanzwesen zu vereinfachen, empfiehlt es sich also, den Anteil von Rechnungen mit Bestellbezug zu steigern, sofern in der kommunalen Praxis möglich. Das lässt sich am besten erreichen, wenn der Prozess der Bedarfserfassung für den Nutzenden besonders einfach und intuitiv ist und gleichzeitig Standardisierung für den Einkauf bedeutet. Ein digitaler Workflow zur Bedarfserfassung und Bestellprüfung und -freigabe kann zu diesem Zweck eingesetzt werden.

2. Den Automatisierungsgrad mit Hilfe von künstlicher Intelligenz steigern

Zur Verarbeitung von Eingangsrechnungen (insbesondere ohne Bestellbezug) sind digitale Workflows bereits gang und gäbe. Durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz lassen sich an dieser Stelle noch einmal ganz neue Anwendungsgebiete für die Automatisierung erschließen. Einige konkrete Beispiele für den Einsatz künstlicher Intelligenz in der Rechnungsverarbeitung:

* Selbstlernende Datenextraktion: Bei der Beleglesung lernt die Software mit. Aus den Änderungen, die in der Validierung vorgenommen werden, übernimmt die Software die Informationen – ohne dass die Beleglesung noch einmal explizit trainiert werden muss.

* Intelligente Kontierungsvorschläge: Welche Kontierung für eine Rechnung in Frage kommt, lässt sich meist nicht durch Regelwerke eindeutig abbilden. Die Beschäftigten müssen den Kontext kennen und daraus die Kontierung ableiten. Mit Hilfe von künstlicher Intelligenz lassen sich Kontierungsvorschläge inklusive Wahrscheinlichkeit erstellen, aus denen die Beschäftigten nur noch auswählen müssen.

* Vorschlagsfunktion für die Bearbeiterfindung: Die Regeln zur Bearbeiterfindung sind oft so aufgebaut, dass eine Rechnung zur Prüfung bei einer Gruppe von Personen ankommt. Welche Rechnung explizit welchem Beschäftigten in einem Fachbereich zugeordnet werden soll, ist in der Regel nicht hinterlegt – und die exakte Spezifikation aller möglichen Fälle wäre auch viel zu kleinteilig. Auch hier kann künstliche Intelligenz aushelfen und den richtigen Bearbeitenden automatisch bereits in der Validierung vorschlagen.

Das Anwendungsfeld von künstlicher Intelligenz ist breit. Bei der Verarbeitung von eingehenden Rechnungen sind neben diesen genannten Punkten zur weiteren Automatisierung auch die Felder Predictive Analytics, Forecasting und Anomalie-Erkennung besonders spannend.

3. Dem Papier an den Kragen gehen

Wer den Prozess der Eingangsrechnungsverarbeitung bereits weitgehend automatisiert hat, kennt das Problem: Die größte Fehlerquelle, der größte Bremsklotz bei der automatisierten Verarbeitung ist immer das Auslesen von Daten aus eingescannten Belegen. Deshalb sind möglichst gute Ergebnisse der Beleglesung so wichtig. Man darf sich jedoch nichts vormachen – auf null Prozent wird die Fehlerquote bei der Beleglesung wohl nie sinken, es geht vielmehr um eine größtmögliche Minimierung. Eines zumindest steht fest: Je weniger Papierrechnungen eintreffen, desto höher ist der Automatisierungsgrad bei der Rechnungsverarbeitung und desto weniger Erfassungsfehler können auftreten.

Häufigster Übertragungsweg für elektronische Rechnungen ist heute die E-Mail. Ein Portal (inkl. Uploadmöglichkeit bzw. Schnittstelle) würde die Automatisierung noch einmal auf das nächste Level heben. Ein solches Portal muss, wenn Öffentliche Verwaltungen es verwenden, auf dem Standard PEPPOL basieren. Lieferanten können ihre Rechnungen dann darüber hochladen. Neben dem Dokumentenaustausch kann über ein solches Portal auch die Kommunikation zwischen Kommune und Zulieferern stattfinden, und dies dann zu 100 Prozent digital: statt fehleranfälliger Digitalisierung also ein medienbruchfreies, durchgängig digitales Arbeiten.

4. Auslagern in die Cloud

Die Optimierung der Abläufe ist meist der erste Fokus, wenn es um die digitale Rechnungsverarbeitung geht. Potenzial für Optimierung bietet aber auch das Backend. Ein Beispiel dafür ist es, bestimmte (Teil-) Prozesse in die Cloud auszulagern. Insbesondere standardisierte Prozesse mit einem hohen Volumen bieten sich dafür an. Statt für Prozesse wie die Beleglesung oder die Archivierung on-premises selbst Hard- und Software bereitzustellen und die Systeme zu betreuen, können diese Dienste auch aus der Cloud bezogen werden. Somit ist diese ein weiterer Baustein, um die Automatisierung auf ein neues Level zu bringen.

Nach der Digitalisierung ist vor der Optimierung

Den Prozess der Rechnungsverarbeitung von manuell und papierbasiert auf digital umzustellen vereinfacht Abläufe im Finanzwesen bereits deutlich. Aber auch nach der Digitalisierung der Abläufe gibt es Möglichkeiten, den Automatisierungsgrad nochmals zu steigern, um dem Ziel näher zu kommen: maximale Quote an Hintergrundverbuchungen bei eingehenden Rechnungen.

Dina Haack, Leitung Marketing, xSuite Group GmbH


Info:
1. Mehr zu Dunkelbuchungen im Whitepaper Dunkelbuchungen (Deep Link)
2. Mehr zur Verbesserung der Belegerkennung im Whitepaper zur Beleglesung (Deep Link)
3. Mehr zu Einsatzgebieten eines Lieferantenportals im Blogartikel (Deep Link)


Bildquelle: iStock