Baden-WürttembergKommunale Prozesse besser managen

Das Prozess-Management ist für die Digitalisierung der Verwaltung zwingend notwendig. Bei vielen, gesetzlich geregelten gleichartigen Prozessen für Kommunalverwaltungen liegt es nahe, die Synergien einer Gruppe zu nutzen und das Thema gemeinsam anzugehen. In Baden-Württemberg haben sich Verwaltung, Wissenschaft und Praxis nun zu diesem Thema vernetzt: Ein Verbund aus Kommunen hat sich mit der Kehler Akademie für Weiterbildung in der Verwaltung und dem Unternehmen Picture zur Initiative „Prozessmanagement Offensive BW“ zusammengeschlossen.
Dabei sollen Wissensvermittlung und Vernetzung im Vordergrund stehen, berichtet Picture. In den ersten Phasen sollen über interaktive Schulungsangebote und Praxisberichte die fachlichen und methodischen Grundlagen des Prozess-Managements vermittelt werden, bevor dann in verschiedenen Workshop-Formaten erste interkommunal abgestimmte Prozesse gemeinsam analysiert, diskutiert und verbessert werden. Es wird erwartet, dass die Verwaltungen damit Zeit und Geld sparen und vom Know-how der anderen Beteiligten profitieren können, ebenso wie vom Aufbau der geplanten gemeinsamen „Prozessbibliothek Baden-Württemberg“.

Professionelles Prozess-Management – auch mit wenig Ressourcen

Gerade kleine und mittlere Verwaltungen können durch die interkommunale Zusammenarbeit Planungssicherheit und die notwendigen Ressourcen gewinnen, um auch mit begrenztem finanziellen und personellen Budget pragmatisch und kooperativ in die Modernisierung einzusteigen, erklärte Picture-Geschäftsführer Lars Algermissen. Insbesondere der Austausch und die Nachnutzbarkeit von Prozessbeschreibungen seien ein deutlicher Mehrwert für alle Kommunen in Baden-Württemberg, betonte er.
Jürgen Kientz, Akademischer Leiter der Kehler Akademie, sieht in der Prozessperspektive die Basis sinnvoller Entwicklungen im Rahmen der Digitalisierung. Mit dem Konzept, das die Kehler Akademie gemeinsam mit Picture entwickelt habe, könnten alle beteiligten Verwaltungen innerhalb eines Jahres die notwendigen Grundlagen für ein professionelles Prozess-Management schaffen, so Kientz. Zudem würden die Verwaltungen im Anschluss über eine eigene Prozessbibliothek mit visualisierten Prozessen verfügen und im Vergleich zum Status quo bereits erste Prozesse optimiert haben. Mit Begleitung kompetenter Experten sei dies innerhalb eines Jahres möglich – allein eher nicht, meint Kientz.
Bereits die Auftaktveranstaltung im März 2022 sei auf eine starke Resonanz vonseiten der Kommunen gestoßen. Die Initiative ist aber weiterhin offen für interessierte Kommunen aus Baden-Württemberg.