DigitalisierungWir schaffen das

Begriffe wie Cloud, Online-Services oder die rechtskonforme Social-Media-Nutzung bieten Städten und Gemeinden bereits heute viel Gesprächsstoff, wenn es um neue Aufgabenfelder oder den demografischen Wandel und effizientere Arbeitsabläufe geht. Daher hat sich der Zweckverband Kommunale ADV-Anwendergemeinschaft West (KAAW) gemeinsam mit Vertretern der 40 Mitgliedskommunen – Städte und Gemeinden der Kreise Borken und Steinfurt sowie Osnabrück und Mettmann – auf den Weg des Megatrends Digitalisierung begeben. Insbesondere die autonome IT-Infrastruktur aller Mitgliedskommunen und die Unabhängigkeit von einem kommunalen Rechenzentrum mussten mit den Herausforderungen der (nahen) Zukunft in Einklang gebracht werden. Ziel war es von Beginn an, strukturierte und nachhaltige Lösungsbausteine zu identifizieren, die das Leitbild der KAAW im Sinne ihrer Stakeholder, also der Mitgliedskommunen unterschiedlichster Größenklassen (von weniger als 10.000 bis zu mehr als 50.000 Einwohnern), für die nächsten Jahre prägt.

Mensch als wichtigster Erfolgsfaktor

Zu diesem Zweck haben die mehr als zehn Teilnehmer des Arbeitskreises E-Government die KAAW-Geschäftsführung Anfang des Jahres 2017 damit beauftragt, eine interkommunale Digitalisierungsstrategie zu erarbeiten. Dem Projekt vorangegangen war ein weiteres Gemeinschaftsvorhaben des Arbeitskreises – das vom Bundesministerium des Innern (BMI) geförderte Projekt Modellkommune E-Government. Dieses wurde im Herbst 2016 erfolgreich abgeschlossen und bildete damit eine gute Grundlage, um die gemeinsame Strategie für den Zweckverband zu erarbeiten.
Der Baustein IT stellt nur einen Teil der Digitalisierungsstrategie dar. Um auch die sozialwissenschaftlichen Voraussetzungen zu berücksichtigen, wurde entschieden, eine externe Beratungsgesellschaft in das KAAW-Projekt einzubeziehen. Der Mensch als wichtigster Erfolgsfaktor der Digitalisierung spielte also von Beginn an eine, ja sogar die wichtigste Rolle. Wie sich schnell zeigte, war das eine vorausschauende und zielführende Entscheidung unter dem Motto: MENSCH. WIR schaffen das!

Lösungsbausteine erarbeitet

Professionell getrieben durch externe Moderatoren wurden drei ganztägige Workshops geplant, welche an unterschiedlichen Standorten im gesamten Verbandsgebiet und bewusst außerhalb des täglichen Arbeitsumfelds stattfanden. Beachtung fand auch, dass Verwaltungsvorstände und Entscheider aus unterschiedlichen Fachbereichen einbezogen wurden. So sollte eine vielschichtige Sichtweise entstehen und nicht nur die IT-Architektur betrachtet werden.
Von der Umweltanalyse bis hin zu einem Rahmenfinanzplan wurde viel getan, um die insgesamt vier Lösungsbausteine des Zweckverbands KAAW sowie die zwei Lösungsbausteine für die Kommunen zu erarbeiten. Die KAAW-Lösungsbausteine entfallen auf ein Strategie-Center KAAW, die Forschung und Entwicklung, ein Kompetenz-Center Shared Services sowie den Themenbereich Beratung, Prozess und Wissensmanagement. Im November 2017 beschlossen dann die Verwaltungsvorstände der Mitgliedskommunen in der jährlichen Verbandsversammlung die interkommunale Digitalisierungsstrategie 2025 des Zweckverbands KAAW. 44 DIN-A4-Seiten umfasst das Gesamtwerk, in dem die einzelnen Lösungsbausteine detailliert beschrieben werden. Jeder Lösungsbaustein beinhaltet Einzelmaßnahmen, welche im Anschluss in den operativen Strategieplan überführt wurden. Als Beispiele seien der Aufbau einer zentralen Wissensdatenbank, die Etablierung eines zentralen Digitalisierungsbudgets für die Erforschung bürgerfreundlicher E-Government-Anwendungen sowie die Erweiterung des Angebots an interkommunalen Shared-Service-Leistungen genannt. Mit der Umsetzung der Maßnahmen wurde direkt nach der Beschlussfassung begonnen.

Rad nicht jedes Mal neu erfinden

Und die Kommunen? Wie können wir den Weg gemeinsam gehen und benötigen die Mitglieder des Zweckverbands nicht auch eine individuelle Digitalisierungsstrategie? Hierzu ein klares: Ja. Jede Kommune hat ihre eigenen Anforderungen an die Digitalisierung von Verwaltungsprozessen: Vom Tourismus in der niederländischen Grenzregion und der damit verbundenen Mehrsprachigkeit der kommunalen Website bis hin zur Gestaltung eines Online-Freizeitkalenders in ländlichen Gemeinden. Eine individuelle Digitalisierungsstrategie und Veränderungsmanagement sind deshalb die beiden Lösungsbausteine für die Mitgliedskommunen.
Parallel zur Erstellung der interkommunalen Digitalisierungsstrategie wurde das Kooperationsmodell IT-Service-Management etabliert. Da wiederum der Faktor Mensch und die knappen personellen Ressourcen den wesentlichen Schlüssel zum Erfolg bilden, steht interessierten Kommunen seit September 2017 ein versierter Ansprechpartner zur Verfügung. Er unterstützt bei der Erstellung der individuellen Digitalisierungsstrategie und begleitet die Einführung weiterer Online-Services vor Ort. Hierbei gilt es, das Rad nicht jedes Mal neu zu erfinden. Durch die Mitwirkung in landesweiten Arbeitskreisen mit dem Städte- und Gemeindebund NRW und dem Dachverband kommunaler IT-Dienstleister KDN sowie durch Kontakte zu entsprechenden Institutionen wie der Gemeindeprüfungsanstalt NRW oder dem BMI ist das Wissen über technologische, juristische und wirtschaftliche Entwicklungen an zentraler Stelle vorhanden.
Auch die zentrale Lieferantensteuerung nimmt eine immer bedeutendere Rolle ein, wenn es um die Standardisierung von Prozessen und die Entwicklung von Schnittstellen geht. So soll das neu geschaffene, interkommunale Organisationsmodell mit den vielen Akteuren als – dieses sei nochmals erwähnt – wichtigster Erfolgsfaktor für die kontinuierliche Erhöhung des digitalen Reifegrads sorgen.

Nachhaltigkeit fördern, Fortschritte publizieren

Zahlreiche Statistiken, Berichte und Publikationen befassen sich mit internationalen Benchmarks bezogen auf die digitale Verwaltung. Getreu dem Motto „What You See Is What You Get“ gilt es, die Nachhaltigkeit zu fördern und Fortschritte regelmäßig zu publizieren. Derzeit wird diesbezüglich an einem Modell gearbeitet, welches den schwer messbaren digitalen Reifegrad darstellen soll und gleichzeitig die digitale Evolution widerspiegelt.
Mehr als zehn Millionen Dokumente in der elektronischen Aktenführung, knapp 2.500 elektronische Gehaltsmitteilungen, die Nutzung einer E-Vergabe-Plattform von zwischenzeitlich 20 Mitgliedskommunen sowie die derzeit im Roll-out befindliche Einführung einer einheitlichen Bezahlplattform sind nur einige der Praxisbeispiele, die mithilfe der interkommunalen und individuellen Digitalisierungsstrategien bereits in die Praxis überführt wurden. Mut zur Lücke, eine anerkannte Fehlerkultur sowie Spaß an der Sache werden den notwendigen Fortschritt bringen.