DüsseldorfVon Papier zu Performance

Das Düsseldorfer Schauspielhaus – kurz D’haus – ist das größte Sprechtheater Nordrhein-Westfalens und eine der wichtigsten Bühnen im deutschsprachigen Raum. Zum Programm gehören Schauspiel, Junges Schauspiel und das Stadt:Kollektiv. Hauptspielort ist das ikonische Gebäude von Bernhard Pfau am Gustaf-Gründgens-Platz, ergänzt durch das Junge Schauspiel in Düsseldorf-Rath und das Produktionszentrum Central am Hauptbahnhof. Rund fünfzig Schauspielerinnen und Schauspieler, zahlreiche Gäste und etwa 350 Mitarbeitende bringen jedes Jahr etwa 900 Vorstellungen auf die Bühne. In der vergangenen Spielzeit 2024/2025 schauten sich über eine Viertelmillion Besucher das Programm des D’hauses an.

Hinter den Kulissen ist das D’haus aber weit mehr als Bühne und Ensemble: Zahlreiche Abteilungen wie technische Direktion, Requisite, Kostüm und Maske, Marketing und Verwaltung steuern täglich unterschiedlichste Prozesse – vom Einkauf über die Materialverwaltung bis hin zur Rechnungsprüfung und -freigabe. 

Genau hier zeigte sich der größte Engpass: Die bisher eingesetzte Open-Source-ERP-Lösung vermochte zwar die wichtigen Kernprozesse abzubilden, konnte die unterschiedlichen Unternehmensbereiche eines modernen Schauspielhauses aber nicht integrieren. Die Abteilungen arbeiteten mit unverbundenen Insellösungen, die sich untereinander nicht verstanden. Viele Abläufe wurden manuell umgesetzt, eine Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen fehlte. Dies führte zu einer ineffizienten Zusammenarbeit zwischen Abteilungen, zeitaufwendigen Verwaltungsaufgaben und einer erhöhten Fehleranfälligkeit. 

Viele ineffiziente Prozesse 

Besonders deutlich wurde die Ineffizienz im Bereich der Rechnungsverarbeitung. „Fast der komplette Prozess der Rechnungsverarbeitung vom Rechnungseingang über die Verteilung im Haus zur Prüfung und Freigabe bis hin zur Zahlung war bei uns analog“, erzählt Andreas Kornacki, kaufmännischer Geschäftsführer beim D’haus. „Ein Großteil der Rechnungen gehen bei uns in Papierform ein, ein kleiner Teil auch digital per E-Mail. Die Papierrechnungen erhalten nach Eingang einen Stempel und werden intern an die entsprechende Stelle zur Prüfung und Freigabe weiterverteilt.“ 

Die Problematik dieses Vorgehens lasse sich am Beispiel einer Rechnung für das Junge Schauspiel in Düsseldorf-Rath verdeutlichen, so Kornacki: „Dorthin musste die Papierrechnung transportiert werden, was wiederum eine entsprechende Laufzeit zur Folge hatte. Am Zielort wurde die Rechnung von einer Kollegin bearbeitet, geprüft und freigegeben und wieder an die zentrale Buchhaltung im Haupthaus zurückgegeben. Mit entsprechenden Unterschriften konnte sie bezahlt werden und wurde revisionssicher in einem Aktenordner abgeheftet. Die Laufzeit vom Rechnungseingang bis zur Rechnungsfreigabe betrug so sicherlich zehn Tage.“ Etwas schneller sei der Prozess zwar verlaufen, wenn eine Rechnung im Haupthaus verblieb, aber, so Kornacki: „Man kann sich vorstellen, dass so manches Mal die Skonti durch späte Zahlung verschenkt wurden.“

Ein weiteres Problem sei die fehlende Transparenz gewesen: „Besonders in Urlaubs- oder Krankheitszeiten wussten wir oft nicht genau, wo sich eine Rechnung befindet, die zuvor eingegangen war“, erläutert der kaufmännische Geschäftsführer des D’hauses. „Und selbst diejenigen Rechnungen, die digital eingegangen sind, wurden ausgedruckt und in den zuvor beschriebenen Kreislauf gegeben. Einige Kollegen und Kolleginnen versuchten, die Rechnung digital zu unterzeichnen. Am Ende mussten die Dokumente wegen der revisionssicheren Ablage dann doch ausgedruckt und abgeheftet werden. Wir hatten immer mehrere Medienbrüche im Prozess.“

Optimierungspotenzial auch im Bestellwesen

Neben der Rechnungsverarbeitung bot auch das Bestellwesen Optimierungspotenzial. „Wir hatten mit der Open-Source-Lösung ja bereits ein IT-System im Einsatz, welches das Bestellwesen digitalisieren konnte. Eine Querverbindung zwischen Bestellung und späterer Lieferanten-Eingangsrechnung gab es aber nicht. Es existierte auch keine Verbindung zwischen Bestell- und Rechnungsfreigabe. Die freigegebene Bestellung wurde später als Papierdokument der Rechnung beigefügt“, berichtet Andreas Kornacki. 

Daneben gab es noch viele weitere Bereiche, die zeigten, wie dringend notwendig eine integrierte Lösung für alle Abteilungen und Prozesse war. „Wir führen an verschiedenen Stellen Handkassen, wo Kolleginnen und Kollegen per Kassenbeleg abrechnen können. Hier wurden an verschiedenen Stellen Excel-Tabellen gepflegt.“ 

Aus diesen und vielen weiteren Gründen suchte das D’haus nach einer maßgeschneiderten Softwarelösung, die alle manuellen Prozesse digitalisiert und verschiedene Abteilungen vernetzt, um die Verwaltung zu optimieren, die Effizienz zu steigern, die Transparenz zu verbessern und Kosten einzusparen. Zudem musste sie zwingend perfekt mit der vorhandenen Finanzbuchhaltungslösung des Anbieters Diamant Software zusammenarbeiten.

Europaweite Ausschreibung

Im Frühjahr 2024 schrieb die Neue Schauspiel GmbH als Verwaltungsgesellschaft die Suche nach einer Software europaweit öffentlich aus. „Wir suchten einen professionellen Partner aus der Wirtschaft, der uns mehr als eine reine Softwarelösung verkauft, sondern der uns versteht und beraten kann“, erläutert Kornacki. Den Zuschlag für die Ausschreibung des D’hauses erhielt schließlich das Unternehmen GEBRA-IT. „Wir haben uns einige Anbieter angeschaut und Vorgespräche geführt. Schnell war für uns aus verschiedenen Gründen klar, dass eine flexible Low-Code-Lösung, wie die GEBRA-IT sie nutzt, ideal zu uns passt. Insbesondere die Tatsache, dass wir in Zukunft selbst für dieses einfache System Know-how aufbauen können, ist für uns sehr reizvoll“, erinnert sich Andreas Kornacki.

Das wichtigste Entscheidungskriterium war jedoch die vorhandene und praxiserprobte Schnittstelle zur Diamant Finanzbuchhaltung. „Das war eine Must-have-Bedingung. Mit der Diamant-Fibu haben wir gute Erfahrungen gemacht, die wollten wir unbedingt weiter nutzen. Deshalb kam nur ein System infrage, das bereits eine Schnittstelle bietet. Weitere Entscheidungskriterien waren die geografische Nähe zu uns, um sich schnell mal persönlich zu treffen sowie die Erreichbarkeit während des Projekts. Für uns ist es wichtig, auch abends oder am Wochenende Kontakt zum IT-Dienstleister zu bekommen.“ 

Schneller Start notwendig

Aufgrund des vom Normalfall abweichenden Wirtschaftsjahres – dieses reicht beim Schauspielhaus jeweils vom 1. August bis zum 31. Juli – mussten erste Konfigurationsergebnisse bereits bis Ende Juli 2024 fertig sein. Was für GEBRA-IT aufgrund des Baukasten-Prinzips mit fertigem Basis-Template problemlos realisierbar war. So wurden zwischen Mai und Juli 2024 die Einrichtung und Konfiguration der Softwarelösung in ihren Grundfunktionalitäten (Einkauf, Bestellungen, Genehmigungsprozesse, Wareneingang, Lagerverwaltung und Fakturierung) umgesetzt und auf die spezifischen Anforderungen des Schauspielhauses abgestimmt. 

Im Anschluss fand die fortlaufende Projektumsetzung mit zweiwöchigen Abstimmungstreffen zwischen den Projektleitern und den Abteilungsansprechpartnern statt. Go-live-Termin und Projektabschluss war am 30. Juli 2025.

Ergebnis: Mehr Effizienz und Entlastung

Mit der Low-Code-Lösung von GEBRA-IT hat das Düsseldorfer Schauspielhaus nun eine umfassende, flexible und benutzerfreundliche Softwarelösung erhalten, die speziell auf die Anforderungen des Theaters zugeschnitten ist. Sie ermöglicht die Digitalisierung und Automatisierung wichtiger Verwaltungsprozesse, verbessert die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen und bietet gleichzeitig eine hohe Anpassungsfähigkeit durch die Benutzer. Durch die Integration bestehender Systeme wie der Diamant Finanzbuchhaltung und die Möglichkeit zur selbstständigen Anpassung durch Power User wird das Schauspielhaus langfristig in die Lage versetzt, effizienter und kostensparender zu arbeiten.

Die neue Lösung bietet im Alltag spürbare Entlastung und echte Prozessqualität: Die gesamte Rechnungsfreigabe läuft vollständig digital und ohne Medienbrüche, gesteuert über transparente Workflows mit klar definierten Unterschriftenreihenfolgen. 

Dank der cloudbasierten Plattform können Freigaben jederzeit und von überall aus erfolgen, während flexible Berechtigungen sofortige Urlaubs- und Krankheitsvertretungen ermöglichen. Analoge Archivregale – derzeit 40 Aktenordner pro Geschäftsjahr – gehören der Vergangenheit an, denn sämtliche Belege liegen revisionssicher digital in Diamant vor. Dadurch werden Prozessketten deutlich schneller, Fehler seltener und Dokumente gehen nicht mehr verloren. 

Die hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitenden zeigt, wie gut die Lösung zu den realen Arbeitsabläufen passt: Sie ist kein starres Standardprodukt, sondern exakt auf die Bedürfnisse und Prozesse des Hauses zugeschnitten – und bietet dennoch genügend Standardisierung, um nachhaltig effizient zu bleiben.

Lessons Learned

Rückblickend beschreibt Andreas Kornacki auch das ein oder andere Verbesserungspotenzial. „Mit dem Wissen von heute hätten wir manche Dinge einfacher lösen können. Am Anfang denkt man oft zu kompliziert. Es gab sicher Prozesse, wo wir unseren IT-Partner GEBRA-IT bis zur Verzweiflung getrieben haben.“

Das Fazit des kaufmännischen Geschäftsführers fällt dennoch sehr positiv aus: „Wir sind sehr zufrieden, weil unser Projekt funktioniert hat und wir unsere Ziele erreicht haben. Und weil wir tatsächlich – und das ist ja nicht bei jeder Ausschreibung selbstverständlich – trotz einer europaweiten Ausschreibung einen Partner bekommen haben, mit dem wir sehr, sehr gut zusammenarbeiten können.“