MoormerlandDigitale Personalakte

Die Gemeinde Moormerland nutzt seit knapp zwei Jahren as Zusatzmodul „Digitale Personalakte“ der Software-Suite P&I LOGA. Wie der IT-Dienstleister Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg (KDO) mitteilt, profitiert die Arbeit der Personalabteilung seither von der zentralen, revisionssicheren und digitalen Verwaltung aller personalrelevanten Dokumente und Prozesse – von der Einstellung bis zum Austritt von Mitarbeitenden.

Die digitale Personalakte ermöglicht einen schnellen, effizienten und transparenten Datenaustausch – setzt allerdings auch die Digitalisierung aller bestehenden Personaldaten voraus. „Der Umstellungsprozess von analoger Papierakte hin zur digitalen Verfügbarkeit der Daten war und ist für uns die größte Herausforderung und mit viel Arbeit verbunden. Dennoch halten wir die Einführung der digitalen Personalakte genau für die richtige Entscheidung, denn jetzt profitieren wir von neuer Flexibilität und können Personalakten jederzeit, ortsunabhängig und durch mehrere Mitarbeitende gleichzeitig abrufen“, sagt Amtsleiterin Inga Koppelkamm.

Such- und Filterfunktionen

P&I LOGA bietet laut KDO einen vollständig digitalen Workflow, bei dem die Mitarbeitenden Unterlagen über die private Cloud hochladen und Sachbearbeitende diese direkt bearbeiten und verwalten können. Alle personenbezogenen Daten, Verträge oder Sondervereinbarungen finden somit an einem Ort übersichtlich ihren Platz. „Im direkten Vergleich mit der vorherigen Arbeit mittels Papierakte haben wir zudem die umfassenden Filter- und Suchfunktionen sehr zu schätzen gelernt – wir müssen nun nicht mehr Papierstapel aufmerksam wälzen, sondern können uns die gesuchten Informationen mit wenigen Klicks anzeigen lassen“, erklärt die Amtsleiterin und ergänzt: „Wir schätzen die digitale Personalakte sehr und können diese Erweiterung anderen Kommunen nur empfehlen. Die Zusammenarbeit mit der KDO lief dabei stets reibungslos und war von einer kompetenten, zuverlässigen und partnerschaftlichen Betreuung geprägt.“

Allrounder für die Personalabteilung

Die Software-Suite P&I LOGA ist laut KDO-Angaben eine umfassende Lösung für die moderne Personalarbeit. Der modulare Aufbau der Plattform ermögliche mittels diverser Erweiterungen die individuelle Anpassung je nach Anforderungen einzelner Kommunen. Die Zusatzmodule seien vielfältig und reichten von der Seminarverwaltung über das Bewerbermanagement bis hin zur Personaleinsatzplanung. Besonders wertvoll im Alltag sei der digitale Austausch von Informationen, Bescheiden oder Belegen zwischen Mitarbeitenden und Personalabteilung in der digitalen Personalakte.