Axians InfomaIntelligente Prozessautomatisierung

Mit den neuen Infoma Online KI-Agenten bringt das Softwarunternehmen Axians Infoma hochspezialisierte digitale Mitarbeitende in die kommunale Sachbearbeitung. Die KI-gestützten Agenten sind direkt in die modulare Cloud-Lösung Infoma Online integriert und übernehmen Fachprozesse selbstständig. Sie lesen eingehende Dokumente aus, prüfen diese strukturiert auf Vollständigkeit und Plausibilität und bereiten die Datensätze in Infoma Online vor. Mit Einführung der neuen Agenten setzt Axians Infoma nach eigenen Angaben seine bisherige KI-Strategie fort, dort auf Automatisierung zu setzen, wo sie wirklich sinnvoll ist, und dabei Transparenz, Datenschutz und fachliche Verantwortung zu wahren.

„Mit den Infoma KI-Agenten bringen wir Künstliche Intelligenz dorthin, wo sie unseren Kunden den größten Mehrwert bietet: in die alltäglichen Prozesse. Unsere Agenten arbeiten regelbasiert, transparent und nachvollziehbar,“ sagt der Axians Infoma-Geschäftsführer Holger Schmelzeisen. Dabei behielten die Mitarbeitenden behielten nach dem Prinzip „human in the loop“ immer das letzte Wort über fachliche Entscheidungen.

Hilfe bei häufigen Vorgängen

Den Auftakt machen drei Agenten für besonders häufige Vorgänge: das Anlegen und Ändern von Bankverbindungen und SEPA-Mandaten, Stundungen sowie Amtshilfeersuchen. Der erste Agent verarbeitet eingehende E-Mails oder gescannte PDF-Dokumente, liest auch handschriftliche Angaben aus und prüft Bankdaten sowie SEPA-Mandate auf Vollständigkeit und Plausibilität. Neue Bankverbindungen werden nur an bestehenden Adressen angelegt; vor der Übernahme ist eine Freigabe durch die Sachbearbeitung erforderlich. Der Agent für Stundungen erkennt entsprechende Anträge, prüft deren fachliche Eignung, liest Beträge, Zahlungsrhythmen und betroffene Forderungen aus und bereitet die Stundungszeilen in Infoma Online vor. Datums- und Zinslogiken sowie notwendige Stammdaten werden dabei berücksichtigt. Erst nach Prüfung und Genehmigung erzeugt der Agent den Bescheid und stellt ihn digital bereit. Der dritte Agent unterstützt bei Amtshilfeersuchen, liest Haupt- und Nebenforderungen aus, ermittelt Schuldner- und Gläubigerinformationen und bereitet Vollstreckungszeilen regelkonform vor. Auch hier werden die Datensätze erst nach expliziter Freigabe weiterverarbeitet.

Datensouveränität konsequent umgesetzt

Für Infoma-Online-Kunden gilt ein klares Grundprinzip: Die fachlichen Daten verbleiben vollständig in Infoma Online und damit in Deutschland. Dieses Prinzip soll auch beim Einsatz moderner KI-Funktionen konsequent bestehen bleiben, so das Unternehmen. Auch die Verarbeitung von KI-Inhalten ist strikt geregelt und unterliegt der DSGVO. Texteingaben, fachliche Kontextinformationen sowie KI-Antworten werden ausschließlich innerhalb der Europäischen Union verarbeitet. Zudem sichert Axians Infoma zu, dass Kundendaten nicht zum Training von KI-Modellen verwendet werden. Auch Rollen, Berechtigungen und bestehende Sicherheitskonzepte sollen vollständig wirksam bleiben: Die KI kann ausschließlich auf jene Daten zugreifen, auf die der jeweilige Benutzer auch ohne KI-Unterstützung Zugriff hätte.