OsnabrückBasis für Finanzprozesse

Kommunale Finanzverwaltungen stehen vor großen Herausforderungen. Haushaltsmittel müssen präzise geplant, Mittelabflüsse nachvollziehbar gesteuert und Finanzinformationen schnell bereitgestellt werden. Das bevorstehende Ende der Mainstream-Wartung von SAP ECC erhöht den Handlungsdruck zusätzlich. Viele kommunale Finanzsysteme sind jedoch über Jahre gewachsen und entsprechend heterogen. Unterschiedliche Prozessvarianten, dezentrale Datenbestände und manuelle Abstimmungen erschweren eine einheitliche Sicht auf Finanzinformationen und binden personelle Ressourcen.

Einführung von SAP S/4HANA Cloud Private Edition

Die niedersächsische Stadt Osna­brück begegnet diesen Herausforderungen mit dem Projekt RISE 4 OS und stellt ihr kommunales Finanzwesen technologisch und organisatorisch neu auf. Kern des Vorhabens ist die Einführung von SAP S/4HANA Cloud Private Edition, begleitet vom IT-Dienstleister ITEBO in Zusammenarbeit mit dem IT-Beratungsunternehmen Best Practice Consulting (bpc). Die Projektpartner verfolgen einen strukturierten Ansatz auf Basis von SAP Activate. Ziel ist es, die Fachprozesse weitgehend anhand der SAP Best Practices umzusetzen und auf Eigenentwicklungen möglichst zu verzichten. Auf diese Weise soll eine einheitliche Systemlandschaft entstehen, die sich künftig leichter weiterentwickeln lässt.

Das Projekt befindet sich derzeit in der Initialisierungsphase. Nach dem gemeinsamen Kick-off folgen Change- und Risikoanalysen sowie Fit-to-Standard-Workshops zur systematischen Aufnahme der fachlichen Anforderungen. Darauf aufbauend entwickeln die Projektpartner Konzepte für die Datenmigration, Berechtigungen und die Qualifizierung der Anwenderinnen und Anwender. Ziel der Fit-to-Standard-Workshops ist es, die Fachprozesse mit den SAP-Standardprozessen (Best Practices) in Einklang zu bringen. Gemeinsam bewerten die Projektbeteiligten, welche Anforderungen sich mit dem Standard umsetzen lassen und wo fachliche oder organisatorische Entscheidungen erforderlich sind. Individuelle Anpassungen sollen dabei auf das notwendige Maß begrenzt werden. Damit sollen Projektkomplexität, Wartungsaufwand und spätere Upgrade-Risiken reduziert werden.

Akzeptanz für Veränderungen fördern

Eine weitere Rolle im Projekt spielt das Changemanagement. Die Fachbereiche werden von Beginn an einbezogen, damit neue Rollen, Prozesse und Arbeitsweisen frühzeitig vermittelt und mitgestaltet werden können. Damit soll bei den Anwenderinnen und Anwendern auch die Akzeptanz für die Veränderungen gefördert werden. Für den weiteren Projektverlauf sind Datenmigration, Tests und Schulungen vorgesehen. Bei der technischen Datenübernahme stehen insbesondere Datenqualität, Stammdatenstrukturen und die Validierung im Fokus. Eine hohe Datenqualität soll eine verlässliche Grundlage für Haushaltsplanung, Steuerung und Berichtswesen schaffen. Vor dem Produktivbetrieb sollen zudem die Prozesse getestet und die Anwender auf neue Abläufe, Oberflächen und Arbeitsweisen vorbereitet werden.

Ein zentrales Ziel des Projekts ist es, Finanzinformationen künftig konsistenter, aktueller und transparenter bereitzustellen. Eine einheitliche Datenbasis soll die Haushaltssteuerung und das Berichtswesen unterstützen und Finanzinformationen für Controlling- und Steuerungsentscheidungen bereitstellen. Mit SAP S/4HANA Cloud Private Edition will die Stadt Osnabrück kommunale Anforderungen mit einer stärker standardisierten Systemlandschaft verbinden. Die Private Edition soll dabei einen Rahmen bieten, um bestehende Anforderungen abzubilden und zugleich die Standardisierung der Finanzprozesse voranzutreiben. Ergänzend werden mögliche Einsatzfelder Künstlicher Intelligenz untersucht. Dabei soll geprüft werden, inwieweit sich Prozesse mithilfe von KI automatisieren lassen.

Abstimmungsaufwände reduzieren

Mit einer einheitlichen Datenbasis und harmonisierten Prozessen will die Stadtverwaltung außerdem Abstimmungsaufwände reduzieren, die Qualität der Finanzdaten verbessern und Auswertungen schneller bereitstellen. Davon sollen insbesondere Haushaltsplanung, Controlling und Berichtswesen profitieren. Neben der technischen Umstellung gehören die Standardisierung von Prozessen, die Aufbereitung und Migration der Daten sowie die frühzeitige Einbindung der Fachbereiche zum Projektansatz.

Damit greift RISE 4 OS Fragestellungen auf, die sich auch anderen Kommunen beim Wechsel auf SAP S/4HANA stellen. Dazu gehören die Entscheidung zwischen Standardprozessen und individuellen Anpassungen, die Vorbereitung der vorhandenen Datenbestände sowie die organisatorische Begleitung der Umstellung. In Osnabrück sollen diese Aspekte von Beginn an gemeinsam mit dem technischen Systemwechsel bearbeitet werden.