PersonenstandswesenKooperation im Norden

Am 19. Dezember 2011 haben Volker Dornquast, Staatssekretär im Innenministerium Schleswig-Holstein, und Johann Bizer, Vorstandsvorsitzender von Dataport, in Kiel offiziell den Produktionsbetrieb des elektronischen Personenstandsregisters gestartet. In das Register, das die traditionellen Personenstandsbücher in den Standesämtern ersetzt, werden künftig alle Beurkundungen von Geburten, Sterbefällen, Eheschließungen oder Lebenspartnerschaften auf elektronischem Wege eingetragen.
Beim offiziellen Starttermin waren 50 Standesämter aus Schleswig-Holstein an die Registerlösung angeschlossen. Mitte 2012 sollen alle 143 schleswig-holsteinischen sowie sieben Hamburger und zwei Bremer Standesämter ihre jeweiligen Register auf der gemeinsamen Infrastruktur führen. Darüber hinaus wird schrittweise ein automatisierter elektronischer Mitteilungsverkehr zwischen den Behörden eingeführt.

Eine Lösung für alle

Das neue Personenstandsgesetz schreibt vor, dass die Standesämter spätestens ab dem 1. Januar 2014 elektronische Register führen müssen. Seit 2009 können sie das freiwillig tun. Der Umstieg auf die elektronische Registerführung stellt Standesämter und IT-Dienstleister allerdings vor große Herausforderungen. Die besondere Sensibilität der Personendaten erfordert hohe Sicherheitsvorkehrungen und langfristige Konzepte. Denn die Daten müssen auch in 100 Jahren noch verfügbar sein. Bei der Bewältigung dieser Aufgabe ziehen die norddeutschen Länder Hamburg, Bremen und Schleswig-Holstein an einem Strang und haben in einem gemeinsamen Projekt mit IT-Dienstleister Dataport eine Lösung für alle entwickelt. So können Synergien ausgeschöpft werden. Drei Einzellösungen wären erheblich aufwändiger und teurer gewesen.
Schleswig-Holstein hat mit dem Projekt zudem eine innovative Lösung für alle Kommunalverwaltungen gefunden. Mit den kommunalen Landesverbänden sowie dem Landesverband der Standesbeamtinnen und Standesbeamten Schleswig-Holstein hat das Innenministerium in Kiel die Rahmenbedingungen für den Betrieb eines gemeinsamen elektronischen Personenstandsregisters für alle Standesämter beschrieben. Das Register wird für alle Kommunen zentral, aber nach Mandanten getrennt bei Dataport betrieben. Eine Landesverordnung schreibt die Nutzung des Registers vor, die einzelnen Standesämter bleiben aber Herren ihrer Daten.

Vorteile der zentral betriebenen Registerführung

Durch das elektronische Register können mittelfristig Verwaltungsvorgänge deutlich beschleunigt werden, da die Standesämter in Schleswig-Holstein die Registerbestände gegenseitig einsehen und die Daten aus dem Personenstandsregister künftig automatisiert und standardisiert (XPersonenstand) zwischen den Behörden ausgetauscht werden können. Dadurch sollen die Standesämter auch Urkunden mit Daten von anderen Ämtern ausstellen können. Darüber hinaus wird die Möglichkeit geschaffen, die Daten aus den bisherigen Personenstandsbüchern nachzuerfassen. Mittelfristig ist zudem eine Online-Registerauskunft geplant, mit der die Bürger Auskünfte in eigener Sache anfordern können.
Die zentral betriebene Registerführung bietet auch deutliche wirtschaftliche Vorteile gegenüber Modellen, bei denen jede Kommune ein eigenes Register betreibt. So reduzieren sich nicht nur die Gesamtkosten bei der Erstellung der Lösung, da Entwicklung und Aufbau nur einmal geleistet werden müssen, auch im Betrieb zahlt sich ein gemeinsames Vorgehen aus. Insbesondere das geforderte hohe Niveau ist außerhalb eines Rechenzentrums nicht zu leisten. Aber auch bei der Verfügbarkeit, dem Support und der Weiterentwicklung profitieren die Kommunen von dem gemeinsamen Betrieb – Vorteile, die umso stärker zum Tragen kommen, da die Infrastruktur für das elektronische Personenstandsregister auch von Hamburg und Bremen genutzt wird.
Das gemeinsame elektronische Registerverfahren hilft zudem dabei, die Kosten für das Personenstandswesen mittelfristig zu senken. Jährlich werden über 130.000 Personenstandsfälle allein in den Standesämtern Schleswig-Holsteins beurkundet. Die damit einhergehenden Mitteilungen erzeugen erhebliche Druck- und Versandkosten, die künftig durch elektronische Verarbeitung und Versand deutlich reduziert werden.

Großer Erfolg für Schleswig-Holstein

Die Rahmenbedingungen für die Einführung der Registerlösung in Schleswig-Holstein wurden frühzeitig festgelegt. Das Land hat Projektierung, Beschaffung und Aufbau des zentralen Registers finanziert. Die Kosten für den laufenden Betrieb des elektronischen Registers tragen, wie mit den kommunalen Landesverbänden abgesprochen, die Kommunen. Sie profitieren vor allem von den genannten Einsparmöglichkeiten durch die Vorfinanzierung. Die für die qualifizierte elektronische Signatur erforderlichen Signaturkarten und Kartenlesegeräte wurden im Rahmen des Projektes ebenfalls beschafft. Die qualifizierte elektronische Signatur löst die eigenhändige Unterschrift der Standesbeamten ab, die ihre Beurkundungen im elektronischen Register künftig mit einer persönlichen Signaturkarte unterschreiben.
Die Entscheidung für ein gemeinsames elektronisches Personenstandsregisterverfahren ist ein wichtiger Baustein für eine moderne und leistungsfähige Verwaltung. Schleswig-Holstein ist neben Thüringen eines der ersten Länder, das eine gemeinsame Lösung für alle Kommunalverwaltungen gefunden hat. Dass Schleswig-Holstein das elektronische Register bereits zwei Jahre vor Ablauf der Übergangsfrist umgesetzt hat, ist ein großer Erfolg für das Bundesland.
Weitere Synergien werden durch die Nutzung der elektronischen Register in einer einheitlichen IT-Infrastruktur im Rechenzentrum von Dataport erschlossen. Da die Aufgaben in den Standesämtern überall die gleichen sind, ist es sinnvoll, auch dieselbe technische Lösung einzusetzen. Ein Sicherheitskonzept sorgt dafür, dass jedes Standesamt verändernden Zugriff auf seine Daten hat und Standesbeamte nur Daten in das eigene Register eintragen können. Das Projekt zur Einführung des elektronischen Personenstandsregisters ist mittlerweile abgeschlossen.