nscale eGov ist die umfassende Digitalisierungslösung für die öffentliche Verwaltung

Seit über 30 Jahren ist die Ceyoniq Technology GmbH verlässlicher Digitalisierungspartner der öffentlichen Verwaltung und unterstützt Behörden auf Bundes-, Landes- und Kommunalebene bei der sicheren und effizienten Gestaltung digitaler Prozesse. Mit nscale eGov bietet das Bielefelder Softwareunternehmen eine leistungsfähige E-Akte-Lösung, die speziell auf die Anforderungen moderner Verwaltungsarbeit zugeschnitten ist.

Die Plattform ermöglicht durchgängige, medienbruchfreie Prozesse – von der digitalen Schriftgutverwaltung über die Sach- und Vorgangsbearbeitung bis hin zur digitalen Poststelle – und unterstützt die behördenübergreifende Zusammenarbeit effizient und rechtskonform.

Ein besonderer Fokus liegt auf digitaler Souveränität: nscale eGov unterstützt öffentliche Einrichtungen dabei, Daten, Dokumente und Prozesse unabhängig, sicher und DSGVO-konform zu verwalten. Offene Schnittstellen, flexible Betriebsmodelle sowie die Möglichkeit zum Betrieb in souveränen IT-Infrastrukturen schaffen die Grundlage für eine zukunftssichere Verwaltungsdigitalisierung.

Darüber hinaus integriert Ceyoniq innovative KI-Technologien in die E-Akte, um Verwaltungsprozesse intelligenter und effizienter zu gestalten. KI-gestützte Funktionen unterstützen beispielsweise bei der Klassifikation von Dokumenten, der Informationserschließung und der Prozessautomatisierung – stets unter Berücksichtigung von Datenschutz, Transparenz und Nachvollziehbarkeit.

Mit nscale eGov modernisiert Ceyoniq die digitale Verwaltungsarbeit umfassend – vom E-Akte-Basisdienst des Landes Nordrhein-Westfalen bis hin zur Schriftgutverwaltung und Vorgangsbearbeitung bei Kommunen wie der Stadt Bielefeld.

Ergänzend bietet das Unternehmen zahlreiche Fachanwendungen, die die E-Akte optimal erweitern – von der digitalen Rechnungseingangsbearbeitung über Personal- und Vertragsakten bis hin zu Speziallösungen für CAD-Zeichnungen. Sämtliche Anwendungen sind TR-Resiscan- und TR-ESOR-konform und lassen sich flexibel in Organisationen jeder Größenordnung implementieren – von der kleinen Kommune bis zur Bundesbehörde oder ganzen Bundesländern.

E-Akte und E-Akte Basisdienst für Bund, Länder und Kommunen
Mit nscale eGov unterstützt die Ceyoniq Technology GmbH Verwaltungen dabei, Prozesse durchgängig digital, effizient und rechtskonform zu gestalten. Die Lösung deckt zentrale Anforderungen moderner Verwaltungsarbeit intuitiv ab – vom digitalen Posteingang über Schriftgutverwaltung, Sachbearbeitung und Workflows bis hin zur TR-ESOR-konformen Archivierung.

Die vorkonfigurierte Fachlichkeit ermöglicht einen schnellen Einstieg und lässt sich flexibel an individuelle Anforderungen anpassen und erweitern. Unterschiedliche Anwenderoberflächen – vom modernen Webclient bis zum rollenbasierten Arbeitsplatz – sorgen für eine anwenderfreundliche Nutzung und eine einfache Integration in bestehende Fachverfahren und IT-Landschaften.

Basis der Lösung ist die Informationsplattform nscale, die von Ceyoniq in Bielefeld entwickelt wird und als zukunftssichere Grundlage für digitale Verwaltungsprozesse dient.

Digitale Souveränität

nscale eGov unterstützt Verwaltungen dabei, ihre digitale Souveränität nachhaltig zu stärken. Die Lösung ermöglicht eine sichere, unabhängige und DSGVO-konforme Verwaltung von Informationen, Dokumenten und Prozessen – auf Basis offener Schnittstellen und flexibler Betriebsmodelle. Ob On-Premises, im kommunalen Rechenzentrum oder in souveränen Cloud-Infrastrukturen: nscale eGov schafft die Grundlage für eine zukunftssichere und selbstbestimmte Verwaltungsdigitalisierung.

Barrierefreies Arbeiten
nscale eGov ist konsequent barrierefrei konzipiert und unterstützt damit ein inklusives digitales Arbeiten. Die Lösung ermöglicht auch Menschen mit Sehbeeinträchtigungen oder Farbschwächen eine komfortable und effiziente Nutzung im Arbeitsalltag.

Integrativ

• Effiziente Unterstützung der Sachbearbeitung
• Zentrale digitale Verwaltung von Akten, Vorgängen, Dokumenten und Schriftgut
• Einheitliche Informationsbasis für die behördenübergreifende Zusammenarbeit

Rechtskonform und nachvollziehbar

• Lückenlose Nachvollziehbarkeit von Prozessen und Entscheidungen
• Revisionssichere Archivierung bis TR-ESOR
• Unterstützung bei Bewertung, Aufbewahrung, Vernichtung und Archivierung
• Beweiswerterhaltung nach TR-RESISCAN

Flexibel und anwenderfreundlich

• Intuitive Bedienung und passgenaue Oberflächen
• Moderne, nutzerfreundliche Benutzerführung
• Flexibles Rollen- und Rechtekonzept
• Einfache Integration in bestehende Fachverfahren und Systemlandschaften

Rechnungseingangsbearbeitung mit nscale IM

Mit nscale IM (Invoice Management) automatisiert Ceyoniq den gesamten Rechnungseingangsprozess – von der Erfassung über die Prüfung bis hin zur Übergabe an nachgelagerte Systeme und die Buchung. Unternehmen verkürzen Durchlaufzeiten, reduzieren manuelle Aufwände und schaffen mehr Transparenz über ihre Verbindlichkeiten und Beschaffungsprozesse.

Die Lösung unterstützt eine effiziente und hoch automatisierte Verarbeitung eingehender Rechnungen durch intelligente Belegerfassung und Belegerkennung – manuell oder automatisiert. Sämtliche Rechnungen und zugehörigen Informationen werden zentral verarbeitet und revisionssicher verwaltet.

Dank standardisierter Workflows und flexibler Integrationsmöglichkeiten lässt sich nscale IM branchenunabhängig und systemoffen in bestehende IT-Landschaften integrieren. Optionale Erweiterungen wie die Unterstützung von ZUGFeRD sowie die Langzeitarchivierung gemäß BSI TR-ESOR ergänzen die Lösung zu einer zukunftssicheren Plattform für digitale Rechnungsprozesse.

E-Rechnungen effizient verarbeiten mit dem nscale eHub
Mit dem nscale eHub unterstützt Ceyoniq Unternehmen bei der gesetzeskonformen und effizienten Verarbeitung von E-Rechnungen. Die Lösung integriert strukturierte Rechnungsformate nahtlos in bestehende Geschäftsprozesse und schafft die Grundlage für eine durchgängig digitale Rechnungsverarbeitung.

Eingehende E-Rechnungen werden automatisiert erfasst, verarbeitet, geprüft und an nachgelagerte Systeme weitergeleitet – medienbruchfrei und revisionssicher. Unternehmen profitieren von schnelleren Durchlaufzeiten, reduzierten manuellen Aufwänden und einer höheren Prozesssicherheit.

Dank flexibler Integrationsmöglichkeiten lässt sich der nscale e-Hub einfach in bestehende IT- und ERP-Landschaften einbinden und unterstützt Unternehmen dabei, aktuelle gesetzliche Anforderungen sicher zu erfüllen und ihre Rechnungsprozesse zukunftssicher auszurichten.

Digitales Vertragsmanagement mit nscale CLM

Mit nscale CLM (Contract Lifecycle Management) bietet Ceyoniq eine leistungsfähige Lösung für ein transparentes, sicheres und effizientes Vertragsmanagement. Sämtliche Verträge, Fristen und Verpflichtungen werden zentral verwaltet und automatisiert überwacht. So behalten Unternehmen jederzeit den Überblick über laufende Vertragsbeziehungen und reduzieren Risiken durch verpasste Fristen oder fehlende Transparenz.

nscale CLM unterstützt den gesamten Lebenszyklus eines Vertrages – von der Erstellung und Prüfung über Freigabeprozesse bis hin zur Verlängerung oder Kündigung. Automatisierte Workflows, rollenbasierte Berechtigungen und intelligente Erinnerungsfunktionen sorgen für effiziente Abläufe und eine verlässliche Steuerung aller vertragsrelevanten Prozesse.

Durch die zentrale digitale Vertragsakte stehen alle Dokumente und Informationen schnell und nachvollziehbar zur Verfügung. Unternehmen schaffen damit eine belastbare Entscheidungsgrundlage und steigern die Effizienz ihrer Geschäftsprozesse nachhaltig.

Digitale Signaturprozesse mit nscale Sign
Mit nscale Sign ermöglicht Ceyoniq rechtskonforme elektronische Signaturen direkt innerhalb der nscale-Plattform. Freigabe-, Genehmigungs- und Vertragsprozesse lassen sich dadurch vollständig digital und ohne Medienbrüche abbilden.

Die Lösung unterstützt Unternehmen dabei, Unterschriftsprozesse effizient zu automatisieren, Bearbeitungszeiten zu verkürzen und den administrativen Aufwand deutlich zu reduzieren. Gleichzeitig sorgt nscale Sign für transparente, nachvollziehbare und sichere Signaturprozesse im Einklang mit gesetzlichen Anforderungen.

Weitere Informationen zum Thema Digitalisierung für die öffentliche Verwaltung finden Sie hier

Diözese Graz-Seckau
Ziel war es, eine zentrale Konsolidierung der diözesanen Datenbestände zu erreichen und für die anfallenden Unterlagen Content Management zu realisieren. Auch die Übernahme von Altdaten aus dem Papierarchiv war zu berücksichtigen.
Die Bereitstellung von nscale als zentrales Dokumentenarchiv ermöglicht den Mitarbeitern der Verwaltung, die Kirchenbeiträge, Vertrags- und Buchhaltungsunterlagen digital zu verwalten, zu bearbeiten und zu archivieren. Ein schneller, sofortiger Zugriff auf vollständige Unterlagen ist gewährleistet. Die Mitarbeiter des Vertragswesens unterstützt nscale z.B. durch die automatisierte Datenverstichwortung.

Kommunales Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe
Die gesamte Infrastruktur für innovative Behörden-Services war effizient zu modernisieren; vorhandene IT-Strukturen und die damit verwalteten Daten mussten integriert werden, ebenso stand die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben für die Datensicherheit und -verfügbarkeit im Fokus.
Der Einsatz von nscale optimiert die Geschäfts- und Verwaltungsabläufe des krz und wird gleichzeitig den hohen Anforderungen in Bezug auf die Archivierung gerecht. Die Lösungsbandbreite und der modulare Aufbau der Informationsplattform nscale ermöglicht dabei einen anwenderorientierten Einsatz in den verschiedenen Arbeitsbereichen des krz.
Ceyoniq_Technology_Referenzbericht_KRZ.pdf (PDF, 109 KB)

Zweckverband Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg (KDO)
Anwenderbeitrag: Die alten Akten haben ausgedient – wie IT-Lösungen die Workflows in Kommunen vereinfachen.
Ceyoniq_Technology_Anwenderbeitrag_nscale_KDO.pdf (PDF, 79 KB)

Weitere Referenzen finden Sie unter:
www.ceyoniq.com