E-Government-GesetzBasis für moderne Dienste

Seit knapp über einem Jahr ist das E-Government-Gesetz (EGovG) des Bundes in Kraft. Rechtsverbindliche Prozesse können dadurch einfacher über das Internet durchgeführt werden. Kommunen bietet das Gesetz die Möglichkeit, ihre Prozesse zu optimieren, um sie wirtschaftlicher zu machen, aber vor allem, um den Service für Bürger und die Wirtschaft zu verbessern.
Kommunen handeln unter immer komplexeren und schwierigeren Bedingungen. Die strukturellen Haushaltsdefizite, die Schuldenbremse ab dem Jahr 2020 und die Folgen des demografischen Wandels sind sicherlich die aktuell am häufigsten diskutierten Themen.

Prozesse verschlanken

Speziell das demografische Problem wiegt schwer. Nach Zahlen der statistischen Ämter sind circa 35 Prozent der Beschäftigten in den Kommunen über 50 Jahre und nur etwa zehn Prozent unter 30 Jahre alt. Hinzu kommen die steigenden Erwartungen der Bürger an eine serviceorientierte Kommune. Beteiligung, Zusammenarbeit und Open Data sind hier nur einige Schlagworte.
Um unter diesen Bedingungen ihre Aufgaben weiterhin auf hohem Niveau erbringen zu können, müssen die Kommunen ein professionelles Personal-Marketing betreiben und ihre Prozesse schlanker gestalten. Dazu müssen sie alle vorhandenen Organisations- und Technikreserven nutzen. Das gelingt beispielsweise durch die Optimierung, Standardisierung und Automatisierung kommunaler Prozesse. Der Bericht „Effizientes E-Government“ der Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt) zeigt, dass durch eine Prozessoptimierung in Verbindung mit dem Einsatz von E-Government die Prozesskosten um bis zu 40 Prozent reduziert werden können. E-Government-Services sollten zudem für Bürger und die Wirtschaft, aber auch für Behörden und Mitarbeiter der Verwaltung bereitgestellt werden.

EGovG gilt auch für Kommunen

Die Regelungen des EGovG des Bundes bieten Kommunen eine Grundlage für eine effektive und effiziente Verwaltung. Sie schaffen die Voraussetzungen dafür, die elektronische Kommunikation zwischen Verwaltung, Bürgern und Wirtschaft zu verbessern und den bestehenden oder drohenden Personalmangel zu kompensieren. Das E-Government-Gesetz des Bundes gilt für Kommunen, wenn sich ihre Aufgaben auf Bundesrecht stützen. Dieser Bereich ist größer als man denkt. Die KGSt hat den Leistungskatalog der öffentlichen Verwaltung (LeiKa) ausgewertet und kommt auf über 1.600 Leistungen. Verpflichtend müssen Kommunen zum Beispiel einen elektronischen Zugang eröffnen (§ 2 EGovG), eine elektronische Bezahlfunktion bereitstellen (§ 4 EGovG), dafür sorgen, dass Nachweise elektronisch eingereicht werden können, wenn elektronische Verfahren genutzt werden (§ 5 EGovG), sowie digitale Daten im Sinne von Open Data maschinenlesbar bereitstellen (§ 12 EGovG).
Um dies alles zu realisieren, ist einiges an Organisationsarbeit erforderlich. So ist nach § 2 EGovG jede Kommune verpflichtet, einen nicht näher bestimmten, elektronischen Zugang für die Übermittlung elektronischer Dokumente zu eröffnen. Dafür gibt es zahlreiche Möglichkei­ten. Welche gewählt wird, hängt zum einen von den Prozessen ab, die elektronisch unterstützt werden sollen, zum anderen davon, ob personenbezogene Daten übermittelt werden müssen. In der Regel wird es für eine Kommune also sinnvoll sein, mehr als einen elektronischen Zugang zu eröffnen.
Aber auch ohne eine gesetzliche Verpflichtung bietet das EGovG den Kommunen die Möglichkeit, elektronische Verwaltungsdienste einzuführen oder auszubauen. Dazu zählen etwa die elektronische Akte und das ersetzende Scannen, die Regelungen zur Akteneinsicht in elektronisch geführte Akten und die Optimierung der Prozesse vor deren elektronischer Unterstützung. Insbesondere die Regelungen zur elektronischen Aktenführung und zur Optimierung der Verwaltungsprozesse sind für Kommunen richtungsweisend. Zusammen bilden sie die Grundlage, um Verwaltungsprozesse zu verbessern und wirtschaftlicher durchzuführen.

Landesgesetze müssen folgen

Um die notwendige Digitalisierung in den Kommunen voranzutreiben, ist es wichtig, dass alle Länder möglichst schnell richtungsweisende und mutige Landes-EGovG beraten und verabschieden. Dazu müssen sie die für die Bundesverwaltung verpflichtenden Regelungen auf die Kommunen übertragen und gegebenenfalls ergänzende Regelungen erlassen, um die Standardisierung und Harmonisierung im E-Government vorantreiben.
Durch das EGovG haben Kommunen außerdem die Möglichkeit, zwei neue, schriftformersetzende Technologien zu nutzen. Bisher war dies auf die qualifizierte elektronische Signatur (QES) beschränkt. Deren geringer Durchdringungsgrad hat jedoch dazu geführt, dass es nur wenige E-Government-Services in Verwaltungsverfahren gibt. Dieses Defizit soll durch das EGovG beseitigt werden. Artikel 3 des Gesetzes ändert das Verwaltungsverfahrensgesetz des Bundes (VwVfG) und lässt neben der QES das elektronische Identitätskennzeichen (eID) des neuen Personalausweises (nPA) und die absenderbestätigte De-Mail zu. Damit kann die elektronische Identität nachgewiesen und die Schriftform ersetzt werden.

eID-Angebote ausbauen

Insbesondere die eID-Funktion des nPA scheint erfolgversprechend. In einem überschaubaren Zeitraum wird jeder Bürger einen elektronischen Personalausweis besitzen und die eID-Funktion nutzen können, sofern diese nicht deaktiviert ist. Bisher lassen allerdings knapp 70 Prozent der Bürger die eID-Funktion ausschalten. In Kommunen, welche die eID im Rahmen ihrer E-Government-Services bereits anbieten, ist die Deaktivierungsquote geringer. So etwa in Ingolstadt – in der bayerischen Kommune wird die eID-Funktion des nPA von weniger als 35 Prozent der Bürger deaktiviert.
Alle Verwaltungsebenen sind jetzt aufgerufen, gemeinsam am Ausbau sinnvoller eID-Angebote zu arbeiten. Positiv ist, dass die Behörden des Bundes verpflichtet sind, die eID in Verwaltungsverfahren zur Identitätsprüfung einzusetzen. Bundesleistungen werden also in absehbarer Zeit mit der eID nutzbar sein. Diese wird damit erheblich aufgewertet. Kommunen sollten deshalb die Nutzung der eID-Funktion bei der Ausgabe von Personalausweisen mit dem Hinweis auf das EGovG intensiv bewerben und dazu die Beschäftigten in den Bürgerämtern entsprechend qualifizieren. Insgesamt gibt es aber immer noch zu viele Schriftformerfordernisse. Hier bleibt zu hoffen, dass das Normen-Screening des Bundes zu einer deutlichen Entschlackung der Schriftformerfordernisse führt.

Projekte strategisch planen

Um die notwendige Digitalisierung zügig voranzutreiben, empfiehlt die KGSt den Kommunen, damit zu beginnen, E-Government-Projekte strategisch zu planen und umzusetzen. Dabei ist jedes E-Go­vernment-Projekt zunächst ein Organisationsprojekt. Je nach Situation müssen die Prozesse ausgewählt werden, durch die das größte Potenzial an Servicequalität, Verwaltungsvereinfachung und Rationalisierung gehoben werden kann.
Um Kommunen bei der Umsetzung des E-Government-Gesetzes zu unterstützen, hat die KGSt die Publikation „Was bedeutet das E-Government-Gesetz des Bundes für die kommunale Praxis“ veröffentlicht. Dort werden die organisatorischen und technischen Gestaltungsmöglichkeiten für Online-Prozesse aus dem EGovG aufgegriffen. Außerdem beantwortet die KGSt, was Kommunen bis wann verpflichtend umsetzen müssen, und welche weiteren Möglichkeiten sich durch das Gesetz eröffnen.