AusländerwesenIntegrativer Ansatz

Die rund 650 Ausländerbehörden in den Landkreisen, kreisfreien oder auch großen Städten hatten in den vergangenen beiden Jahren ziemlich viel zu tun. In erster Linie natürlich wegen der vielen Flüchtlinge und Migranten vor allem aus Syrien, Afghanistan und aus dem Irak: Im Jahr 2015 wurden deutschlandweit 475.000 Asylanträge gestellt; im Jahr 2016 sogar 745.000. Hinzu kommen viele freizügigkeitsberechtigte EU-Bürger, die aufgrund der Arbeitsmarktlage in ihren Heimatländern nach Deutschland kommen und arbeiten wollen. Da wundert es kaum, wenn man allenthalben von überfüllten Fluren und langen Wartezeiten liest – von fehlendem Personal und überlasteten Sachbearbeitern.

Spagat über mehrere Ebenen

Doch damit nicht genug: Im Ergebnis der Flüchtlingskrise haben sich auch Rechtsnormen und Gesetze geändert. Stichwort: Datenaustauschverbesserungsgesetz (DAVG), Integriertes Identitäts-Management und Ankunftsnachweis. Der Einfluss auf die Arbeiten der Ausländerbehörden und ihre Ordnungsfunktion ist enorm. Wie zitierte die Stuttgarter Zeitung vor ein paar Wochen den Leiter einer Ausländerbehörde einer knapp 90.000-Einwohner-Stadt: „Was wir hier machen, ist ein riesiger Spagat!“ – über mehrere Ebenen hinweg, muss man ergänzen.
Die Anforderungen an die Ausländerbehörden sowohl beim Verwaltungshandeln als auch im IT-Bereich und bei der technischen Ausstattung sind in den vergangenen Jahren immer komplexer geworden – und haben in der Folge der Flüchtlingskrise noch einmal einen Schub erhalten. Das beginnt bei der Datenübermittlung nach dem XÖV-Standard „XAusländer“ zwischen den Ausländerbehörden und den kommunalen Meldebehörden einerseits sowie dem Ausländerzentralregister (AZR) des Bundesamtes für Migration und Flüchtlinge (BAMF) anderseits – und endet bei der erst kürzlich eingeführten Personalisierungsinfrastrukturkomponente (PIK), über die bisher nur das BAMF und die Aufnahmeeinrichtungen der Länder verfügen.

Technische Anforderungen werden immer komplexer

Im Gegensatz zu den kommunalen Ausländerbehörden, die nicht selten auch Erstregistrierungsstellen für Asylsuchende sind. Hinzu kommen die organisatorischen Schnittstellen innerhalb der Geschäftsprozesse der Ausländerbehörden mit den kommunalen Meldebehörden und – in den vergangenen zwei Jahren verstärkt – etwa auch mit den Sozialämtern im Bereich der Unterkunftsverwaltung.
Für jeden einzelnen dieser Fachbereiche existieren hoch spezialisierte Fachverfahren, denen es aber in weiten Teilen an der notwendigen Interoperabilität mit den anderen Fachanwendungen mangelt. Andererseits verfügen aber alle diese Verfahren über eigene Software-Komponenten oder -module unter anderem für standardisierte Datenübermittlungen, für die Administration, für Nutzer- und Rechteverwaltung, für den Postein- und Postausgang der unterschiedlichen Nachrichtentypen, für die Aufgabenverwaltung und für Statistiken.
Die beschriebene Situation in den Ausländerbehörden ist jenseits der aktuellen politischen Dimension auch Ausdruck der Entwicklung im kommunalen IT-Sektor der vergangenen zehn Jahre. Sie ist einerseits gekennzeichnet von zunehmender Komplexität, Differenzierung und Spezialisierung der technisch-softwareseitigen Anforderungen – dazu gehören unter anderem Sicherheit, Datenschutz, medienbruchfreie Prozesse, XÖV-Standards – und andererseits vom Strukturwandel in den Kommunal- und Kreisverwaltungen selbst.

Asylsuchende sind Kunden der Verwaltung

Die klassischen Fachämter entwickeln sich mehr und mehr zu integrativen Bestandteilen eines vernetzten Verwaltungshandelns. Bürger – und schließlich auch EU-Bürger, Migranten und Asylsuchende – werden zu Kunden der Verwaltung. Eine Kommunal-Software, die diesen Transformationssprozess abbilden will, muss den veränderten Anforderungen gerecht werden. Sie muss einen integrativen Ansatz verfolgen.
Vor diesem Hintergrund hat die HSH Soft- und Hardware Vertriebs GmbH in Zusammenarbeit mit mehreren führenden Fachverfahrensherstellern und IT-Dienstleistern eine neue Software- und Fachverfahrensgeneration entwickelt: VOIS. Die VOIS-Technologie ermöglicht die Integration verschiedener kommunaler Fachverfahren auf der Grundlage der VOIS-Plattform – ähnlich einem Baukastensystem. Bei der Entwicklung von VOIS wurde von Beginn an großer Wert darauf gelegt, dass sowohl die User Experience als auch das Oberflächen-Design und Look and Feel die Usability-Standards und die Richtlinien für Software-Ergonomie (EN ISO 9241) erfüllen.
Mit einer modernen Web-Oberfläche, einer übersichtlichen Benutzerführung und einer über alle Anwendungen und Fachverfahren hinweg gleichen beziehungsweise ähnlichen Programm- und Vorgangslogik wird VOIS vor allem den fachamtsübergreifenden Anforderungen von Kommunal- und Kreisverwaltungen gerecht.

Über 500 Kommunen arbeiten mit VOIS

VOIS ist darüber hinaus für den Rechenzentrumsbetrieb optimiert. Alle integrierten Fachverfahren – vom Ausländer-, Einbürgerungs- und Einwohnermeldewesen über das Gewerbe- und Erlaubniswesen bis hin zum Führerschein- und Zulassungswesen – greifen über die VOIS-Plattform auf die gleichen Basiskomponenten zu. Zu den Komponenten gehören Formulardruck, Rechte- und Nutzerverwaltung, Datenübermittlung und -transport oder das Orts-, Straßen- und Adressverzeichnis. Der Client, das Front End für den Sachbearbeiter, ist ein Hybrid-Webbrowser, der die Anbindung beliebiger Hardware ermöglicht sowie die Browserengine für das Rendering der grafischen Benutzeroberfläche (GUI) mitbringt. Die VOIS-Technolgie ist bereits in über 500 Kommunen im Einsatz, unter anderem in den Bürgerämtern der Bundeshauptstadt Berlin.