BerlinKI hilft bei Abwicklung des ReparaturBONUS

Die Abwicklung des ReparaturBONUS stellte die öffentliche Verwaltung in Berlin in der Vergangenheit vor besondere Herausforderungen. Denn bei Förderbeträgen zwischen 75 und 200 Euro steht ein verhältnismäßig hoher Verwaltungsaufwand einem vergleichsweise geringen Fördervolumen gegenüber. Auf Basis der Lösung MACH progranta des Anbieters MACH wurde daher für die IBB Business Team GmbH (IBT), die im Auftrag des Landes Berlin und der Investitionsbank Berlin (IBB) verschiedene Förderungen für Start-ups, KMU sowie Immobilieneigentümerinnen und -eigentümer umsetzt, eine vollständig digitale, KI-gestützte Antragsplattform entwickelt. Diese soll helfen, die Fördermittelvergabe effizienter, transparenter und benutzerfreundlicher zu gestalten. Dabei galt es nach Angaben von MACH, den Antragsprozess so zu gestalten, dass er von Privatpersonen, die kein Vorwissen im Bereich der Fördermittelbeantragung mitbringen, einfach nutzbar ist. Sprachliche Barrieren und Flüchtigkeitsfehler seien dabei ebenso mitgedacht worden wie verschiedene Antragsberechtigungen und variierende Nachweisdokumente. Ein besonderer Fokus wurde auf Benutzerfreundlichkeit und Barrierefreiheit gelegt. So bietet ein KI-gestützter Chatbot detaillierte Antworten auf Fragen, verweist auf relevante Quellen und unterstützt Antragstellende bereits vor der Eingabe ihrer Daten.

Optimierte Antragsverarbeitung

Essenzieller Bestandteil der Lösung ist zudem die automatische Berechtigungsprüfung. Die Verifizierung erfolgt dabei über einen KI-gestützten OCR-Scan, der Identitätsdokumente wie Personalausweise, Reisepässe oder Aufenthaltstitel erkennt und prüft. Bereits während der Dateneingabe stellt das System sicher, dass die antragstellende Person die Fördervoraussetzungen erfüllt. Auch die Antragsverarbeitung sei durch den Einsatz von KI erheblich optimiert worden, teilt MACH weiter mit. Rechnungen könnten nun unkompliziert per Foto-Upload eingereicht werden, woraufhin das System automatisch die relevanten Daten extrahiere und mit den Antragsangaben abgleiche. Auch würden Überweisungsbelege hinsichtlich ihrer Übereinstimmung mit den Rechnungsdaten geprüft. Das System erkenne fehlerhafte Eingaben in Echtzeit und gebe präzise Hinweise zur Korrektur.

18.000 Interessenten in vier Monaten

Nach Angaben der Firma MACH konnten bereits in der ersten Woche 1.500 Anfragen zum ReparaturBONUS mit im Ergebnis 143 vollständig eingereichten Anträgen erfolgreich bearbeitet werden. Insgesamt seien zwischen September und Dezember des vergangenen Jahres 18.000 Anfragen angelegt worden, wovon 7.500 Anträge nach Vorprüfung und Plausibilitätschecks der Künstlichen Intelligenz eingereicht und abschließend bearbeitet werden konnten. Die Automatisierung durch die KI-gestützte Antragsplattform auf Basis von MACH progranta habe es der IBT dabei ermöglicht, den gesamten ReparaturBONUS mit den bestehenden personellen Ressourcen zu verwalten – ohne eine personelle Aufstockung.
„Unsere digitale Lösung ermöglicht eine effiziente und transparente Fördermittelvergabe. Die Kombination aus automatisierten Prozessen und KI-gestützten Prüfmechanismen beschleunigt die Antragsbearbeitung signifikant und reduziert den Verwaltungsaufwand erheblich“, kommentiert Nikolaus Böhning, Geschäftsführer Innovation von MACH ProForms. „Gerade angesichts des zunehmenden Fachkräftemangels wird der Mehrwert solcher Systeme deutlich: Durch den hohen Automatisierungsgrad können Anträge mit minimalem personellen Aufwand bearbeitet werden. Ohne die KI-gestützte Automatisierung wäre ein derart kleinteiliges Förderprojekt bei gleichbleibenden personellen Kapazitäten nicht realisierbar gewesen.“
Die für den ReparaturBONUS entwickelte Lösung lasse sich flexibel auf eine Vielzahl weiterer Antrags- und Prozessstrecken übertragen, so Böhning weiter. Neben Fördermittelgebenden auf Bundes- und Landesebene könnten auch die öffentliche Beschaffung oder andere formularbasierte Genehmigungsprozesse erheblich von einer KI-gestützten Antragstellung profitieren.