NeXTNachnutzung praktisch angehen

Die Nachnutzung bewährter digitaler Lösungen ist ein wichtiger Baustein für eine effiziente Verwaltungsdigitalisierung: Statt Lösungen parallel immer wieder neu zu entwickeln, geht es darum, Bestehendes gemeinsam zu nutzen und weiterzuentwickeln und flächendeckend verfügbar zu machen. Das ist unbestritten. So geht aus einer im April erschienenen Studie „Nachnutzung in der öffentlichen Verwaltung“ des Verwaltungsnetzwerks NeXT hervor, dass 90 Prozent der Verwaltungsbeschäftigten Nachnutzung für wichtig halten. In der Praxis funktioniert die Umsetzung des Konzepts aber nicht immer reibungslos: Laut der gleichen Studie stehen vier von zehn Beschäftigte ihren bisherigen Erfahrungen ambivalent gegenüber.

Lösungen bereitstellen und übernehmen

Nun hat NeXT ein Paper mit konkreten Praxistipps vorgelegt, das Hürden auf dem Weg zur Nachnutzung beiseite räumen und konkrete Handlungsmöglichkeiten aufzeigen will. Die Hinweise richten sich an Beschäftigte aller föderalen Ebenen und Hierarchiestufen und sind nicht als starre Checkliste angelegt. Ein Schnellcheck unterscheidet zwei Ausgangssituationen: das Bereitstellen einer eigenen und das Übernehmen einer vorhandenen Lösung. Für die Bereitstellung behandelt das Paper Fragen von der Entwicklung über Betrieb und Finanzierung bis zu Kommunikation und Dokumentation. NeXT rät unter anderem, mögliche Nachnutzende früh einzubeziehen, rechtliche Fragen zu klären und standardisierte Lizenz- und Vertragsmodelle zu verwenden. Dokumentierte Rechts- und Datenschutzprüfungen sollen anderen Verwaltungen ermöglichen, auf vorhandenen Ergebnissen aufzubauen.

Systematisches Vorgehen

Wer eine bestehende Lösung übernehmen will, sollte laut NeXT systematisch prüfen, welche Angebote bereits verfügbar sind. Hinweise könnten neben Plattformen und Marktplätzen auch IT-Dienstleister, persönliche Netzwerke und fachliche Communities liefern. Da sich Lösungen wegen unterschiedlicher Fachverfahren, Abläufe oder organisatorischer Bedingungen nur selten unverändert übernehmen ließen, seien Integrations- und Anpassungsaufwand früh einzuschätzen. Auch Fachbereich, IT, Datenschutz und Vergabe sollten rechtzeitig eingebunden werden. Grundsätzlich solle Nachnutzung neben Fremdbezug und Eigenentwicklung von Beginn an als gleichwertige Option geprüft werden. Verlinkte Ressourcen ergänzen die Tipps.

Für Hürden, die sich im Arbeitsalltag nicht individuell lösen lassen, erarbeitet die NeXT-Werkstatt zudem ein Policy Paper zu Rahmenbedingungen, verbindlichen Standards und einem länderübergreifend einheitlicheren Vorgehen. Dieses soll dann auf der Webseite des Netzwerks publiziert werden.