BockenemProjektplanung mit System

Bereits seit 20 Jahren nutzt die Stadt Bockenem in Niedersachsen das Dokumenten-Management-System (DMS) regisafe des Unternehmens comundus regisafe. Mit Blick auf das E-Government-Gesetz und die Pflicht zur Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG) bis zum Jahr 2022 soll das System nun erweitert werden. Dabei gilt es, die teilweise noch hybride Aktenführung, bestehend aus File-Systemen und Papierakten, abzubauen, die Abläufe neu zu strukturieren und alle Geschäftsprozesse zu integrieren. Ziel ist ein medienbruchfreier elektronischer Prozess vom Serviceportal bis zur elektronischen Akte mit regisafe als Basissystem. Für die Bürger und auch für Unternehmen soll die Nutzung der Verwaltungsservices damit spürbar einfacher werden: einmalige Anmeldung im Portal, weniger Schreibarbeit und schnellerer Service.

Vierstufiges Vorgehensmodell

Bei dieser Transformation leistet die systematische regisafe-Methode wertvolle Dienste. Mithilfe des transparenten Verfahrens können alle relevanten Punkte erfasst, strukturiert und terminiert werden. Das Vorgehensmodell ist in vier Stufen unterteilt und für die gesamte Verwaltung jederzeit nachvollziehbar.
• Schritt 1: Die Themenfelder. Um aufwendige Nachbesserungen zu einem späteren Zeitpunkt zu vermeiden, werden zunächst Themenfelder identifiziert, die sich künftig auf die Verwaltung der Stadt Bokenem auswirken und denen mit der Strategie
Verwaltung 4.0 begegnet werden soll.
• Schritt 2: Die Ist-Analyse. Sie klärt die Verwaltungsstruktur, Aufgabenfelder sowie die vorhandene IT-Architektur und zeigt auf, welche organisatorischen, technischen und sonstigen Voraussetzungen gegeben sein müssen, um neue Lösungen implementieren zu können.
• Schritt 3: Der Handlungsbedarf.Bei der Ermittlung des konkreten Handlungsbedarfs werden die Tätigkeiten und Änderungen definiert, die notwendig sind, um diese Voraussetzungen zu schaffen.
• Schritt 4: Der Maßnahmenkatalog. Er definiert die einzelnen Aktivitäten, klare Verantwortlichkeiten und die zeitliche Abfolge im Detail.

Effizienz, Fehlervermeidung, Kosteneinsparungen

In der Papierwelt festgelegte Prozesse können nicht eins zu eins in die digitale Welt übernommen werden, sondern müssen kritisch betrachtet und optimiert werden. Die Formel, nach der die Stadt Bockenem beispielsweise aktuell ihren Posteingang umbaut, lautet demnach folgendermaßen: klares Zielbild plus regisafe-Methode plus Prozessgestaltung. Ist der neue Ablauf komplett implementiert, kann die Stadt in vollem Umfang von den Vorteilen des prozessoptimierten digitalen Posteingangs profitieren, wie zum Beispiel mehr Effizienz, Fehlervermeidung, Kosteneinsparungen und schnellere Reaktionszeiten.
Auf gleiche Weise möchte Bockenem weitere Verwaltungsabläufe digitalisieren. Das prozessorientierte Vorgehensmodell gewährleistet dabei, dass auch künftige Maßnahmen systematisch, strukturiert und mit maximaler Effizienz umgesetzt werden. So soll die Verwaltung 4.0 in Bockenem optimal und nach Plan organisiert werden.