Altes Amt LemfördeSchritt in die Moderne

Die Samtgemeinde Altes Amt Lemförde aus dem Kreis Diepholz wird ihre Verwaltungsabläufe künftig mit einem Dokumenten-Management-System (DMS) verschlanken. Die digitale Steuerakte ist bereits eingeführt, jetzt folgt der Rechnungseingangs-Workflow. Für Gerd-Dieter Bühning, Projektleiter und allgemeiner Vertreter des Bürgermeisters, ist das ein wichtiger Schritt in Richtung Verwaltungsmodernisierung: „Ein DMS bringt uns viele Vorteile. Wir reduzieren die Papierakten und sparen allein damit schon Zeit. Mit dem DMS können zukünftig mehrere Mitarbeiter gleichzeitig auf einen Vorgang zugreifen – unabhängig vom Arbeitsplatz. Und wir schaffen Platz. Eine große Rolle spielt auch die Sicherheit: Papierakten sind immer durch äußere Einflüsse gefährdet – bei einem DMS geht nichts mehr verloren.“ Die Sachbearbeiter der Samtgemeinde können den alten Aktenbestand bereits am Bildschirm sehen. Neue Rechnungen werden direkt in das DMS übernommen. Der Rechnungseingangs-Workflow ist in das Finanzwesensystem KDO-doppik&more auf Basis von SAP ERP integriert. Er beschleunigt den gesamten Buchungsprozess, wie die niedersächsische Gemeinde meldet. Gerd-Dieter Bühning sieht einen weiteren Vorteil in der kurzen Einführungszeit der Lösung: „Die Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg hat das System eingerichtet und danach haben wir in Ruhe alle Funktionalitäten getestet. Wir hatten einige wenige Änderungswünsche – und die wurden kurzfristig umgesetzt. Somit konnten wir relativ problemlos nach einer kurzen Projektlaufzeit in den Produktivbetrieb starten.“