EdewechtSparen dank elektronischem Workflow

Die Gemeinde Edewecht, der IT-Dienstleister Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg (KDO) und die Beratungsgesellschaft NSI Consult haben bei der niedersächsischen Kommune den elektronischen Rechnungsworkflow umgesetzt. Wie die KDO mitteilt, wurden dafür zunächst die Prozesse aufgenommen und analysiert. Anschließend wurde gemeinsam mit den Mitarbeitern aus dem Rathaus geprüft und festgelegt, wie der ideale Prozess aussehen kann. Auf dieser Basis habe die KDO dann den digitalen Rechnungsworkflow von Infoma newsystem eingeführt – schrittweise pro Fachbereich. Bereits nach wenigen Monaten hätten alle Fachbereiche ihre Eingangs- und Ausgangsrechnungen digital bearbeitet. Nico Pannemann, Fachbereichsleiter Innere Dienste und Bürgerservice in Edewecht, der das Projekt federführend begleitete, sagt: „Es war wichtig und spannend, die analogen Prozesse anzusehen und vor der Digitalisierung zu optimieren. Wir gehen jetzt davon aus, dass wir jährliche Einsparungen in Höhe von 30.000 Euro haben werden. Das ist beeindruckend.“ Zum Projektabschluss erfolgte eine Evaluation, bei welcher der digitale Prozess der Rechnungsbearbeitung anhand von Mitarbeiterbefragungen und Arbeitsplatzbeobachtungen bewertet wurde. Laut KDO zeigen die Erkenntnisse, dass auch nach Digitalisierung der Rechnungsbearbeitung weitere Optimierungsansätze vorhanden sind. Das größte Einsparpotenzial sei aber durch eine Umstellung auf den digitalen Workflow bereits gehoben worden. Nico Pannemann denkt weiter: „Es gibt erste Überlegungen, auch den Bestell- und Auftragsprozess künftig digital und auf der gleichen webbasierten Oberfläche wie beim Rechnungsworkflow abzubilden.“