DiezSystematisches Prozessmanagement

Digitalisierung, demografischer Wandel und Fachkräftemangel: Wie die meisten Behörden sieht sich auch die Verbandsgemeinde (VG) Diez mit den vielfältigen Herausforderungen der Verwaltungsmodernisierung konfrontiert. Um den Aufgaben effektiv zu begegnen, setzt die 25.000-Einwohner-Kommune im rheinland-pfälzischen Rhein-Lahn-Kreis auf ein systematisches Prozessmanagement. Schon in ihrem Wahlkampf hatte die jetzige Bürgermeisterin Maren Busch die prozessorientierte Modernisierung der Verbandsgemeindeverwaltung angekündigt, seit ihrem Amtsantritt im Juni 2023 setzt sie das Vorhaben konsequent um. Wie das Unternehmen Picture berichtet, konnte die Verwaltung mit der vollumfänglichen Identifikation aller durchgeführten Geschäftsprozesse schon 2023 einen wichtigen Grundstein für die Arbeit der kommenden Jahre legen. Für viele Prozesse lägen der VG Diez inzwischen detaillierte Ablaufdiagramme (Prozessmodelle) vor, die dem Wissenserhalt sowie der Verbesserung der Verwaltungsabläufe dienen. Denn vom demografischen Wandel und dem damit einhergehenden, drohenden Wissensverlust ist die Verbandsgemeindeverwaltung ganz besonders betroffen: Ein langjähriger Mitarbeiter aus der Bauleitplanung wird in wenigen Jahren in den Ruhestand treten und ist derzeit alleiniger Wissensträger für viele Abläufe. Um dieses Wissen zu sichern, dokumentierten und modellierten die Beteiligten in Diez alle betroffenen Prozesse. Um die Prozessmodellierung schneller und effizienter durchführen zu können, suchte die Verbandsgemeinde den Austausch mit anderen Kommunen und griff hierzu auf das Prozessnetzwerk PICTURE improve zurück. Mitglieder können sich nach Angaben von Picture an fast 1.700 bestehenden Ablaufdiagrammen orientieren und dadurch erhebliche Zeiteinsparungen realisieren. Die VG Diez stelle mittlerweile selbst 98 Prozessmodelle, hauptsächlich aus den Bereichen Finanzen und Bauleitplanung, im Netzwerk bereit, weitere sollen folgen. Das Beispiel der VG Diez zeige, dass auch kleine Kommunen mit einem systematischem Prozessmanagement zielgerichtet Verwaltungsabläufe dokumentieren und optimieren könnten.