DrucklösungenTransparenter Output

Die Kommunale Datenzentrale Mainz (KDZ) hat sich nach einer europaweiten Ausschreibung der Druckerdienstleistungen im Jahr 2014 für das Unternehmen TA Triumph-Adler Deutschland entschieden. Ralph Schröer, Abteilungsleiter Systemservice bei der KDZ Mainz, begründet die Vergabe so: „Wir haben selbst hohe Ansprüche an unsere Arbeit in der KDZ. Das Angebot von TA Triumph-Adler in Verbindung mit der Ausschreibung zeigte, dass wir da auf einer Wellenlänge liegen.“ Besonders wichtig sei ihm die Bereitschaft bei TA Triumph-Adler gewesen, gemeinsam die beste Lösung für die digitalen Prozesse der KDZ Mainz zu finden. „So etwas macht nicht jeder“, sagt Schröer.

Bedürfnisse vor Ort beachten

Konkret bedeutete das: Rund 1.300 Druck- und Kopiersysteme an 160 Standorten der Stadt Mainz (inklusive Schulen und Kitas) sowie Eigenbetrieben und zum Teil stadtnahen Gesellschaften auszutauschen und an die tatsächlichen Bedürfnisse vor Ort anzupassen. Hierbei galt es, auch auf die individuellen Anforderungen der unterschiedlichen städtischen Einrichtungen einzugehen, die nicht alle an dasselbe Netzwerk angeschlossen sind. Darüber hinaus war ein transparentes Abrechnungssystem gefordert, das ein genaues Reporting von Zählerständen und Volumen voraussetzt. „Als Dienstleister berechnen wir die Leistungen von TA Triumph-Adler an unsere Kunden weiter“, erklärt Albert-Josef Baginski, zuständig für das Controlling der KDZ Mainz. „Unsere Rechnungen müssen deshalb zu 100 Prozent nachvollziehbar sein“.

Sechs Monate für Umstellung

Dabei habe auch berücksichtigt werden müssen, dass zeitgleich weitere tiefgreifende Veränderungen durchgeführt wurden. „Wir haben unseren Verzeichnisdienst und die Printserver von Novell auf Microsoft und die Betriebssysteme der Endgeräte von Windows XP auf Windows 8.1. umgestellt. Zudem gab es einen Wechsel bei den Endgeräten von festen auf variable IP-Adressen“, erklärt Ralph Schröer. „Das erhöhte den Anspruch für den Roll-out der neuen TA-Systeme und der Accounting-Lösung mit Follow2Print-Funktion erheblich, der ja bei laufendem Betrieb erfolgte“. Ziel sei es gewesen, nach sechs Monaten den Roll-out und alle weiteren Umstellungen abgeschlossen zu haben und anschließend zum ersten Mal die sonst postalisch versendete Abrechnung digital an alle Kunden zu verschicken.

Individuelle Lösung finden

Neben dem Austausch der Druck- und Multifunktionssysteme implementierte TA Triumph-Adler übergreifend die Anwendung TA Cockpit, eine webbasierte Steuerungszentrale, die einen Überblick über alle Drucker- und Multifunktionsgeräte und deren Druckvolumen verschafft. Toner wird so bei Bedarf automatisch nachbestellt, ortsunabhängig und zu jeder Zeit können Statusmeldungen abgerufen und Technikereinsätze koordiniert werden – bei einer Verteilung der Systeme auf 160 Standorte ein großer zeitlicher Gewinn.
Jörg Leisge, Key Account Manager bei TA Triumph-Adler, erklärt: „Wir schauen bei unseren Analysen gern genau hin und finden eine individuelle Lösung, die exakt den Anforderungen unserer Kunden entspricht – dafür entwickeln wir auch gern mal unsere Lösungen weiter, wie in diesem Fall TA Cockpit.“ Das Ziel dieser Weiterentwicklung: die Zusammenführung der Daten aus der Stadtverwaltung und den Mainzer Schulen, deren Zählerstände früher manuell abgelesen wurden. Leisge: „Einfach gesagt ist es so: Hierfür wird einmal die Vollversion TA Cockpit Green installiert. Die Daten der Druck- und Kopiersysteme, die nicht ans städtische Netzwerk angeschlossen werden können, werden über die Basisversion TA Cockpit Blue an TA Triumph-Adler gesendet. Wir übermitteln sie dann gesichert weiter auf die Master-Installation der KDZ.“ Diese Entwicklung sei mittlerweile als Standardfunktion Corporate View in die TA Cockpit Green Lösung aufgenommen worden.

Abrechnung über Authentifizierungskarten

Die implementierte Lösung bietet nun auch die geforderte transparente Datengrundlage für das Abrechnungssystem der KDZ Mainz. Voraussetzung für eine genaue Weiterberechnung der Daten: Einzelplatzdrucker wurden entsprechenden Kostenstellen der KDZ-Kunden zugeordnet, bei Druck- und Multifunktionssystemen, die von unterschiedlichen Mitarbeitern genutzt werden, erfolgt die Abrechnung über Authentifizierungskarten. Follow2Print nennt sich diese Funktion bei TA Triumph-Adler, die für das intelligente Umleiten von Druckaufträgen zuständig ist. Nutzer können so ihre Druckaufträge an jedem in das Follow2Print eingebundene Druck- und Multifunktionssystem abholen.
Das umfangreiche Projekt stellt auch an den Service maximale Anforderungen: Zwei Techniker von TA Triumph-Adler sind täglich bei dem kommunalen IT-Dienstleister vor Ort und verfügen über Büros mit Materiallager. Nach genau sechs Monaten war das Ziel dann punktgenau erreicht: Der Roll-out erfolgreich abgeschlossen, alle Umstellungen durchgeführt und die erste Abrechnung der Druckerleistungen wurde von der KDZ Mainz digital an alle Kunden versendet.