SolingenZoom begeistert

Von unter 100 Lizenzen im Frühjahr 2020 stieg die Zahl bundesweiter Installationen der Web-Konferenz-Anwendung Zoom on-Premise des Dienstleisters regio iT auf über 3.800 im März 2022. Einen Sondereffekt Corona sieht Thomas Rüttler, Sachgebietsleiter IT-Service und Support bei regio iT am Standort Solingen, macht aber auch eine grundsätzliche Veränderung der Arbeitswelt aus, die pandemiebedingt einen Kickstart hinlegte. Über Nacht wurden in ganz Deutschland Verwaltungsmitarbeiter ins Homeoffice geschickt und mussten quasi aus dem Stand zu Hause arbeitsfähig gemacht werden.
Für die Stadt Solingen mit ihren rund 2.200 Verwaltungsmitarbeiterinnen und -mitarbeitern mit PC-Arbeitsplatz bedeutete das, mehr als 1.700 Endgeräte für das mobile Arbeiten aufzusetzen. Ein Husarenstück, das IT-Chef Nils Gerken mit seinem Team und den Beschäftigten von regio iT in kürzester Zeit bewältigte. Teil zwei der Herausforderung lautete: eine Möglichkeit zum virtuellen Austausch der Mitarbeitenden und der Verwaltungsleitung sowie den Bürgerinnen und Bürgern schaffen oder, im Falle der Stadt Solingen, die vorhandenen Kapazitäten schnellstmöglich erweitern. Und das alles unter der Maßgabe, den höchsten Sicherheitsanforderungen gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu genügen, da im kommunalen Umfeld personenbezogene Daten ausgetauscht und gespeichert werden. Zugleich soll die Anwendung einfach zu installieren und intuitiv zu bedienen sein sowie eine möglichst große Anzahl Teilnehmende zu einem Webinar oder einer Videokonferenz zusammenführen können.

Wirklich sichere Sache

Dieses Rundum-Paket bietet die Zoom-on-Premise-Lösung: Es ist eine hochperformante, stabile Anwendung, die zugleich ein großes Leistungsspektrum offeriert. Je nach Lizenz sind Konferenzen mit einer unbegrenzten Anzahl an Teilnehmern möglich. Dabei erfolgt nur die Kontaktaufnahme über Server der Firma Zoom, die eigentlichen Sprach- und Videodaten laufen über die Systeme von Dienstleister regio iT. Eine wirklich sichere Sache, wie auch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) im Dezember 2021 bestätigte und den Zoom-Client 5.6.6 entsprechend zertifizierte. „Das zeigt, dass die Firma Zoom das Thema Datenschutz ernst nimmt und der Zoom-Client die Kriterien für das sichere Betreiben von Videokonferenzen erfüllt“, sagt Thomas Rüttler. Lediglich die Meeting-ID und technische Metadaten schaffen es bis in die Staaten. Was hier als Betreff zu lesen sein könnte, haben die Organisatoren der Konferenzen selbst in der Hand.
Doch es geht um mehr als die Sicherheit: „Auf den Ton kommt es an“, so Rüttler. „Im Vergleich zu anderen Videokonferenzlösungen liegt Zoom in puncto Stabilität, Leistungsfähigkeit und Qualität der Übertragung klar vorn“, beschreibt der IT-Sachgebietsleiter einen wesentlichen Vorzug. Von der Leistungsfähigkeit ist auch Gerken überzeugt: „Während der gesamten Pandemie lief das System absolut stabil.“ Gremiensitzungen wurden ebenfalls kurzerhand digitalisiert. Sofern Öffentlichkeit erforderlich war, konnten die Bürger den Verlauf auf einem Großbildschirm im Stadttheater verfolgen.

Bestens vorbereitet auf das Unerwartete

Überhaupt zeigte sich die Stadt bestens vorbereitet auf das eigentlich Unerwartete: „Wir haben uns vor der Pandemie schon intensiv mit dem Thema Videokonferenzen beschäftigt“, so Gerken, und Zoom habe mit seiner einfachen Nutzung überzeugt. Nach dem Go der Datenschutzbeauftragten wurden die ersten 200 Zugänge und zwei Räume eingerichtet und dann in der Krise zügig auf 1.700 registrierte, 550 lizensierte User sowie über 35 virtuelle Räume ausgebaut.
Digitale Konferenzräume allein reichten der Stadt Solingen aber nicht. Zeitgleich kamen die Klingenstädter mit der Bitte um Unterstützung bei der Einrichtung eines physischen Konferenzraums auf regio iT zu. Gemeinsam mit der IT-Steuerung der Stadt wurde das Ansinnen schnell umgesetzt und der Konferenzraum eingerichtet. Dieser ist auch künftig sinnvoll, denn die Verwaltung sitzt in drei größeren und weiteren kleineren Verwaltungsgebäuden im Stadtgebiet verteilt.

Videokonferenzen werden beibehalten

Die große Zahl von Dependancen – vor dem Rathausneubau waren es 32 – ist der für eine Großstadt ungewöhnlichen Topografie geschuldet. Viele kleinstädtische Siedlungskerne auf ein paar Höhenzügen des Bergischen Landes sorgen für weite Wege. Die virtuellen Zusammenkünfte sparen Zeit und Geld, da Anfahrten der Beschäftigten zum Rathaus entfallen. Das soll sich auch per­spektivisch nicht ändern. Wo manche angesichts fallender Restriktionen die Beschäftigten zügig aus dem Homeoffice holen, setzt Solingen auch zukünftig auf virtuelle Zusammenkünfte. „Die Sitzungen müssen so organisiert sein, dass eine Teilnahme online möglich ist“, betont IT-Chef Nils Gerken.
Einfache Handhabung, DSGVO-Konformität, stabile Übertragung, gute Tonqualität, Ausbaufähigkeit nach kundenindividuellem Bedarf – und auch bei der Inbetriebnahme punktet die Zoom-on-Premise-­Lösung von regio iT: „Wenn heute jemand anruft, steht der Account binnen zehn Minuten“, sagt Thomas Rüttler. Der künftige Administrator werde rund zwei Stunden geschult, damit dieser den Überblick über die umfassenden Möglichkeiten der Anwendung habe. „Natürlich stehen wir auch nach der Inbetriebnahme mit unserem Support zur Verfügung“, ergänzt der Sachgebietsleiter. Das war bis dato allerdings selten notwendig, denn die Anwendung hält, was sie verspricht: Sie läuft.