Kita-LösungenZuverlässige Planzahlen

Neben einer komfortablen Online-Anmeldung bietet die Software-Lösung NOLIS | Kita-Platz die Möglichkeit, Plätze zentral und trägerübergreifend zu vergeben. Zum Einsatz kommt sie mittlerweile in zahlreichen Kommunen unterschiedlicher Größe. Mehrfachanmeldungen und Papierstapel gehören dort ebenso der Vergangenheit an wie Mehrfachbelegungen und wenig zuverlässige Planzahlen. Positive Erfahrungen haben etwa die Verantwortlichen in Wörth am Rhein gemacht. In der knapp 18.000 Einwohner zählenden Stadt in Rheinland-Pfalz ist die Anmeldung für die Kindertagesstätten auf eine einheitliche Software umgestellt worden. Das kommt sowohl in der Stadtverwaltung als auch bei den Eltern gut an. „Seit wir mit der Online-Anmeldung arbeiten, hat sich die Transparenz signifikant erhöht“, berichtet Heiko Böringer von der IT-Abteilung der Stadt. Ähnliche Erfahrungen haben zahlreiche Kommunen bundesweit gemacht. Unabhängig davon, ob sich die Kindertagesstätten in kommunaler Trägerschaft befinden oder von freien Trägern betrieben werden, gehen immer mehr Städte und Gemeinden dazu über, eine zentrale Anmeldung und Platzvergabe zu realisieren. Die Steuerungsmöglichkeiten – und damit die individuelle Anpassung an örtliche Gegebenheiten – sind vielfältig. Einige Kommunen lassen eine Anmeldung bereits ab dem Tag der Geburt zu. Andere geben die Anmeldung erst ab einem bestimmten Datum frei. Ähnliche Gestaltungsmöglichkeiten gibt es bei der Platzvergabe: Manche Städte überlassen bewusst den Leitungen der einzelnen Kindertagesstätten die Entscheidung über eine Anmeldung, vornehmlich kleinere Kommunen sammeln die Anmeldungen bis zu einem Stichtag, um dann in großer Runde gemeinsam zu entscheiden.

Keine doppelte Arbeit

Für Eltern ist die Einführung einer zentralen Vergabe eine zeitgemäße Erleichterung. Sie können ihre Kinder schnell und einfach über die Online-Maske auf der kommunalen Website anmelden. Zwischen zwei und fünf Wunsch-Kitas dürfen je nach Kommune angegeben werden. Neben den Daten des Kindes werden weitere Kriterien wie Berufstätigkeit oder Informationen zu Geschwisterkindern abgefragt. „Wir machen das nun nahezu papierlos“, berichtet Böringer über die Vergabe in Wörth am Rhein. Die Daten werden automatisch in der Lösung NOLIS | Kita-Platz gespeichert. Mitarbeiter der Verwaltung sowie der 14 Kindertagesstätten können die Plätze über ihre eigenen Zugänge direkt zuweisen. Dabei sorgt ein kleinteiliges Berechtigungskonzept dafür, dass jeweils nur die für die zu erfüllenden Aufgaben benötigten Daten einsehbar sind.
Die Software bietet eine übersichtliche Darstellung aller Anmeldungen und Platzvergaben. Mehrfachanmeldungen können durch die integrierte Prüfung möglicher Dubletten unterbunden werden. Workflow-Mechanismen verhindern auch an anderer Stelle doppelte Arbeit: Bei der Zusage eines Kita-Platzes wird die Anmeldung für alle anderen Wunsch-Kitas sofort gesperrt. Nutzerkomfort und leichte Bedienbarkeit erhöhen die Akzeptanz bei den Kita-Leitungen. Diese sind nämlich nicht immer sofort begeistert davon, statt des bisherigen individuellen Vorgehens bei der Anmeldung ein von der Kommune vorgegebenes Verfahren einzusetzen. Doch diese Skepsis wird durch erste positive Erfahrungen schnell in Zustimmung verwandelt. Allein die Tatsache, dass Mehrfachanmeldungen nicht mehr möglich sind, macht die Planung in den einzelnen Einrichtungen deutlich einfacher.

Kommune hat den Überblick

Das Angebot einer echten zentralen Online-Vergabe mit NOLIS | Kita-Platz wurde in enger Abstimmung mit Kommunalverwaltungen erarbeitet und entwickelt sich durch weiterführende Anforderungen ständig weiter. An der Entwicklung der aktuellen Version der Software waren unter anderem die Gemeinden Neu Wulmstorf und Wedemark sowie die Städte Springe und Wurzen aktiv mit funktionalen Anforderungen beteiligt. Die Art der Vergabe unterscheidet sich erheblich von dem Anmeldeverfahren der Kindertagesstätten, die lediglich eine Online-Anmeldung per Web-Formular und E-Mail anbieten. Der Unterschied liegt in der zentralen Software und dem damit stets vorhandenen Überblick der Kommunalverwaltung über den Stand aller Anmeldungen.
Ganz bewusst wird mit der Lösung für die Platzvergabe nicht der Versuch unternommen, auch die laufende Verwaltung im täglichen Betrieb abzuwickeln. Die heterogene Struktur der Träger in vielen Kommunen bringt zwangsläufig unterschiedliche Software in einzelnen Einrichtungen mit sich. Doch gerade große Träger setzen auf einheitliche Software. Umso mehr wissen es die Kommunen zu schätzen, dass bei der Online-Platzvergabe eben nur die für diesen Zweck relevanten Daten erhoben und verwaltet werden müssen. Damit wird – nicht zuletzt im Hinblick auf die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) – auch der Grundsatz der Datenminimierung umgesetzt.

Angebote vs. Bedarf

Für die Stadt Wörth war ebenso wie für viele andere Kommunen die Fokussierung auf die Platzvergabe ein wichtiges Argument. Heiko Böringer: „Die Stadt Wörth hat sich für Nolis unter anderem deshalb entschieden, weil die Kita-Anmeldung hier als eigenständiger Prozess gelöst ist. Viele andere Produkte bieten die Anmeldung als Bestandteil einer vollwertigen Kita-Verwaltung. Nolis ist die optimale, schlanke Lösung für Kommunen, die den Anmeldeprozess trägerübergreifend konsolidieren möchten, die Verwaltung nach der Anmeldung aber komplett den externen Trägern, zum Beispiel Kirchen, überlassen.“ Ein weiterer Aspekt sind statistische Daten über Anmeldungen und erfüllte Kita-Wünsche. Auch eine Rückkopplung bei der Anmeldung, ob die vorhandenen Angebote dem tatsächlichen Bedarf der Erziehungsberechtigten entsprechen, ist möglich. Kurzum: Mit der zentralen Platzvergabe gehen Bürgerfreundlichkeit, Ablauf-Optimierung und das Ermitteln verlässlicher Planzahlen einher.